Nghề tiếp tân và những điều bạn cần biết. Liệu có nhàn nhã?

1. Theo bạn, tiếp tân là gì?

Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua về công việc tiếp tân nhà hàng – khách sạn, hoặc bộ phận tiếp tân công ty. Nghe qua là vậy, nhưng liệu bạn đã hiểu tiếp tân là nghề gì? Dùng thuật ngữ chuyên ngành, người ta còn gọi tiếp tân với cái tên “nhân viên quan hệ khách hàng”, bởi lẽ đây sẽ là những người có nhiệm vụ tiếp đón, thu nhận thông tin và hướng dẫn, chỉ dẫn khách hàng thực hiện những nhu cầu của họ. Tiếp tân cũng sẽ là người trực tiếp liên hệ đến các phòng ban khác nếu khách hàng có nhu cầu liên lạc đến các phòng ban đó. Nếu xét chung thì có lẽ nhiều người sẽ thấy công việc của họ khá nhàn nhã và dễ dàng, nhưng sụ thực có phải như vậy không, cùng tuyendung3s.com tìm hiểu sâu hơn nhé!

Xem thêm: Khối C làm nghề gì? và những ngành nghề "Hot" cho khối C

2. Công việc của một tiếp tân như thế nào?

Tiếp tân là những người trực tiếp làm việc và tiếp xúc với khách hàng, có thể nói họ sẽ là người tiếp xúc với khách hàng đầu tiên trong một công ty. Bộ phận tiếp tân sẽ thực hiện các công việc đón tiếp khách hàng tại nhà hàng – khách sạn hoặc bất kì văn phòng của công ty nào đó. Một tiếp tân có thể thực hiện những công việc như sau:

2.1. Trực quầy tiếp tân (lễ tân), chào hỏi và đón tiếp khách hàng

- Khi đến bất cứ một nhà hàng – khách sạn hoặc công ty nào đó, bộ phận tiếp tân sẽ là người đầu tiên nhìn thấy khách hàng, họ sẽ thực hiện công việc đón tiếp và bước đầu hỏi han khách hàng xem yêu cầu của khách hàng là gì, để từ đó triển khai và kết nối đến các bộ phận khác. Ví dụ như khách hàng A có lịch hẹn gặp giám đốc của công ty B, thì nhân viên tiếp tân của công ty B phải có trách nhiệm tiếp nhận thông tin khách hàng và chuyển đến thư kí giám đốc để cuộc gặp được diễn ra đúng theo lịch trình.

- Một tiếp tân ngoài việc tiếp đón khách tốt sẽ có thể dẫn khách vào phòng chờ, phòng nước hoặc trực tiếp dẫn khách đến nơi khách có nhu cầu đến. Tất cả những thông tin khách hàng chuyển giao đều được bộ phận tiếp tân xử lý và triển khai sang các bộ phận khác, nếu có bất cứ vấn đề gì trong công việc thì tiếp tân phải kịp thời báo lên cấp trên để giải quyết.

2.2. Trực tổng đài (trực hotline) và xử lý mọi vấn đề phát sinh qua hotline

Nhiều công ty sẽ có bộ phận trực tổng đài và chăm sóc khách hàng riêng, nhưng đối với đa số khách sạn – nhà hàng thì tiếp tân lại là người sẽ đảm nhận công việc này. Họ sẽ phải tiếp nhận mọi yêu cầu từ đặt hàng, đặt bàn, đặt phòng; cho đến việc khách hàng hỏi thông tin về giờ nhận phòng – trả phòng; hoặc lắng nghe những phản hồi, góp ý của khách hàng.

2.3. Hướng dẫn cho khách hàng những điều cần thiết

Đối với những nhân viên tiếp tân của tòa nhà hoặc nhà hàng – khách sạn, đôi khi khách hàng sẽ không thể biết hết những thủ tục cần làm khi vào đó, nhân viên tiếp tân sẽ đích thân chỉ dẫn cho họ. Ví dụ như chỉ dẫn cho họ vị trí phòng ở, vị trí phòng ăn, vị trí thang máy…

2.4. Tiếp nhận, lưu trữ (bảo quản) hồ sơ, thông tin của khách hàng

- Đối với những nhân viên tiếp tân khách sạn, chính họ sẽ là người trực tiếp làm thủ tục đặt phòng cho khách bằng việc lưu lại giấy tờ tùy thân của khách hàng (CMND, hộ chiếu…) và yêu cầu khách đưa thông tin cá nhân để phục vụ cho việc đặt phòng.

- Đối với nhân viên tiếp tân trong công ty, tập đoàn, họ sẽ là người trực tiếp làm công việc xin lại thông tin của khách hàng để chuyển đến các bộ phận trong công ty với mục đích giải quyết và hoàn thành công việc.

2.5. Trực tiếp xử lý chứng từ, công văn của doanh nghiệp/công ty

Không chỉ là đón tiếp và tiễn khách hàng mang lại hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp hay trực hotline của công ty, tiếp tân còn làm nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý những yêu cầu từ cấp trên liên quan đến việc xử lý chứng từ, công văn. Cấp trên có thể yêu cầu họ gửi công văn, bưu kiện, thư từ cho khách hàng và đối tác; hoặc bản thân tiếp tân có thể tự liên hệ với bộ phận  chuyển phát về những bưu kiện được chuyển đến và cùng xử lý chúng.

2.6. Theo dõi hàng tồn kho, đặt hàng công cụ dụng cụ hoặc văn phòng phẩm theo yêu cầu của cấp trên

Đối với nhiều doanh nghiệp không có nhân viên quản kho, công việc quản lý, theo dõi hàng tồn kho sẽ thuộc về vị trí nhân viên tiếp tân. Trách nhiệm của họ sẽ là theo dõi, ghi chép biến động số lượng hàng tồn kho để báo cáo chi tiết, cụ thể công việc với cấp trên.

2.7. Kiểm soát khách hàng ra vào nhà hàng – khách sạn hoặc công ty/doanh nghiệp

Quầy lễ tân sẽ có nhiệm vụ phối hợp với bộ phận bảo an/bảo vệ kiểm soát số người ra vào nhà hàng – khách sạn hoặc khuôn viên văn phòng của công ty/doanh nghiệp để giữ an toàn và phòng trừ bất kì trường hợp nào có kẻ xấu đột nhập với mục đích bất chính.

Ở nhiều nơi, lễ tân và bảo an sẽ quản lý khách hàng bằng việc phát hành thẻ thông hành hoặc thẻ khách tạm thời, nhằm để tránh trường hợp xấu xảy ra.

Xem thêm: Học khối D làm nghề gì? Top các ngành nghề hot nhất hiện nay

3. Tố chất và kĩ năng bạn cần có để trở thành một tiếp tân

Công việc tiếp tân nếu nói quá khó thì cũng không hẳn, nhưng nói quá dễ và nhàn nhã thì cũng chưa chắc đúng, vậy để trở thành một tiếp tân tốt, bạn cần có những kĩ năng và tố chất gì?

3.1. Ngoại hình ưa nhìn, giọng nói dễ nghe, lưu loát

Nhân viên lễ tân là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng và đối tác, nên chắc chắn một ngoại hình ưa nhìn với trang phục gọn gàng, tác phong nhanh nhạy, cùng giọng nói dễ nghe, trìu mến sẽ là điểm khiến khách hàng cực kì hài lòng và có ấn tượng tốt với công ty/doanh nghiệp hoặc nhà hàng/khách sạn. Thử tưởng tượng một nhân viên tiếp tân với giọng nói mang nặng tiếng địa phương hoặc nói ngọng, nói lắp thì khách hàng sẽ không thể hiểu được họ đang muốn truyền đạt điều gì.

3.2. Sự nhanh nhẹn, nhạy bén và tự tin

Nhanh nhẹn và tự tin là những yếu tố cực quan trọng và cần thiết đối với nghề tiếp tân. Nhạy bén để phát hiện ra điều khách hàng cần và giải đáp nhanh chóng cho họ, tránh để trường hợp khách hỏi nhưng nhân viên không biết trả lời, hoặc biết nhưng quá run và lóng ngóng nên không biết phải mở lời với khách ra sao.

3.3. Các kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm ở đây có thể kể đến như kỹ năng đàm phán, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý thời gian. Không cần quá yêu cầu cao, chỉ cần nhân viên tiếp tân biết lúc nào áp dụng kỹ năng nào thì hợp lý đã là một điểm cộng lớn cho họ rồi.

3.4. Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản

MS Word, MS Excel là hai kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà nhân viên tiếp tân nên cố gắng trau dồi và nắm vững. Các cán bộ quản lý cấp cao đôi khi sẽ yêu cầu nhân viên soạn thảo công văn để gửi hoặc lập bảng báo cáo theo dõi số lượng hàng tồn kho, nếu như không thể sử dụng tin học văn phòng thì sẽ rất khó để đáp ứng nhu cầu của quản lý.

3.5. Có thể giao tiếp bằng Tiếng anh

Ngoại ngữ thứ hai không phải là bắt buộc đối với ngành này, nhưng tuyệt đối bạn không nên bỏ qua việc này, bởi lẽ không phải lúc nào tiếp tân cũng chỉ tiếp đón người Việt Nam, khách hàng và các đối tác có thể là người nước ngoài cho nên nếu chỉ biết tiếng Việt thì việc giao tiếp với họ là không thể. Biết thêm Tiếng anh giao tiếp cơ bản sẽ giúp bạn có thể nắm được sơ qua tình hình và yêu cầu của khách, từ đó có thể chuyển thông tin đến các bộ phận khác trong công ty.

4. Nghề tiếp tân và những điểm cộng trong công việc

Công việc là thế, yêu cầu là vậy, thế còn làm tiếp tân sẽ có những lợi ích gì mà ngày càng có nhiều trường đào tạo ngành này, cũng như nhiều người đăng kí theo đuổi nghề này.

4.1. Làm việc trong môi trường văn hóa, chuyên nghiệp

Làm lễ tân đồng nghĩa với việc bạn sẽ được tiếp xcúc với rất nhiều tầng lớp khách hàng trong xã hội, môi trường làm việc của các nhà hàng – khách sạn hoặc công ty đa phần sẽ là môi trường làm việc văn hóa, chuyên nghiệp vì giờ đây, ngày càng có nhiều nhà hàng – khách sạn sang trọng hóa dựa theo nhu cầu của con người. Bạn cũng sẽ có cơ hội làm quen và tiếp xúc với rất nhiều những vị khách thái độ lịch thiệp, tử tế và trang nhã. Đây là một điểm cộng lớn để bạn có thể trau dồi, rèn giũa bản thân mình

4.2. Thu nhập hấp dẫn, cơ hội việc làm cao

Theo một cuộc khảo sát nhỏ từ 35 sinh viên ngành Quản trị Khách sạn của trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại ( TP HCM), hơn 85% số sinh viên ra trường tìm được việc làm trong bộ phận lễ tân từ các khách sạn nhỏ và vừa. Họ cũng đưa ra rằng làm trong khách sạn càng lớn thì mức thu nhập càng cao

Đặc thù nữa của ngành tiếp tân là nhân viên tiếp tân sẽ có phí tip phục vụ, hoa hồng dịch vụ (thường được hưởng khoảng 5-15% tổng giá trị dịch vụ khách hàng sử dụng). Trung bình thu nhập 1 tháng sẽ khoảng 7-10 triệu, và lên các cấp cao hơn thì mức lương sẽ tăng dần cao hơn.

4.3. Có khả năng thăng tiến trong công việc

Tiếp tân là ngành có rất nhiều cơ hội thăng tiến, từ một nhân viên lễ tân trực quầy, sau khi được học hỏi kinh nghiệm và có chuyên môn làm việc vững vàng, việc trở thành Giám sát tiếp tân hoặc Trưởng bộ phận lễ tân sẽ không còn quá khó khăn. Ngành quản trị khách sạn có rất nhiều ngành nghề, nếu làm lễ tân đã có kinh nghiệm thì thậm chí bạn còn có thể xin luân chuyển sang vị trí công việc khác.

4.4. Số lượng tuyển dụng nhiều

Thật không khó khi bắt gặp những mẩu tin quảng cáo tuyển dụng nhân viên lễ tân nhà hàng – khách sạn hoặc doanh nghiệp trên bất cứ một trang báo điện tử hoặc trang mạng xã hội nào. Nhu cầu ngành dịch vụ tăng lên nhiều, đồng nghĩa với việc khối ngành nhà hàng – khách sạn phát triển nhiều, nhu cầu tuyển dụng tiếp tân từ đó cũng tăng lên đáng kể. Nếu còn băn khoăn chưa biết tìm kiếm thông tin việc làm tiếp tân ở đâu đáng tin cậy, tuyendung3s.com sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề này.

Xem thêm: Lễ tân tiếng Anh là gì? Những thông tin cần biết về ngành nghề này

5. Muốn làm tiếp tân thì phải học gì?

Để không làm các bạn phải chờ đợi lâu, tuyendung3s.com sẽ hỗ trợ các bạn khám phá thông tin về các trường đào tạo nghề và các phương thức xét tuyển để thí sinh có thể nộp hồ sơ. Vì nghề tiếp tân nhiều nơi yêu cầu phải có ngoại ngữ là Tiếng Anh, nên các khối thi tuyển cũng có khá nhiều khối yêu cầu tiếng Anh, ví dụ như A1, D1…bên cạnh đó cũng có các khối khác như C, A, C4…, chúng tôi xin được liệt kê 1 số trường ĐH tiêu biểu ở 3 miền của cả nước, đây là các trường đào tạo các ngành như Quản trị khách sạn, Quản trị du lịch – khách sạn, Quản lý Nhà hàng – khách sạn...

5.1. Một số trường ĐH/CĐ tiêu biểu ở miền Bắc

- Trường ĐH Kinh tế Quốc dân: xét tuyển các khối A, A1, D1, D7

- Trường Đh Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐH Quốc gia Hà Nội): xét tuyển C, D1

- Trường ĐH Mở Hà Nội: xét tuyển khối D1

- Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội: xét tuyển khối A, A1, D1

- Trường CĐ Thương mại và Du lịch Hà Nội: xét tuyển khối A, A1, D1

- Trường CĐ Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Hà Long: xét tuyển khối A, A1, C, D1

- Trường CĐ Kỹ thuật Khách sạn và Du lịch: xét tuyển khối A, A1, D1, D3

5.2. Một số trường ĐH/CĐ tiêu biểu ở miền Trung

- Trường ĐH Kinh tế - ĐH Đà Nẵng: xét tuyển khối A, A1, D1, D9

- Trường ĐH Duy Tân: xét tuyển khối A, C, D1

- Trường ĐH Nha Trang: xét tuyển khối A, C, D1, D15

- Trường ĐH Yersin Đà Lạt: xét tuyển khối A, C, D1, D15

5.3. Một số trường ĐH/CĐ tiêu biểu ở miền Nam

- Trường ĐH Tài chính – Marketing TP Hồ Chí Minh: xét tuyển khối A, A1, C1, D1, D96

- Trường ĐH Tôn Đức Thắng: xét tuyển khối A, A1, C1,D1

- Trường ĐH Công nghệ TP HCM: xét tuyển khối A, A1, C, D1

- Trường ĐH Văn Hiến: xét tuyển khối A, C, C4, D1

Như vậy, qua bài viết trên đã đưa ra thông tin cụ thể và chi tiết về nghề tiếp tân và những điều bạn cần biết về nghề này. Trong thời đại ngành công nghiệp dịch vụ phát triển mạnh và là mục đích hướng đến của tất cả các nước trên thế giới, công việc này sẽ giúp ích rất nhiều cho các bạn. Mong rằng các bạn sẽ có định hướng và hướng đi đúng đắn cho bản thân mình! Vieclam24h.net.vn chúc các bạn thành công.