Làm thế nào để viết mẫu báo cáo công việc thật chuẩn?

1. Giới thiệu về mẫu báo cáo công việc

1.1. Báo cáo là gì?

Báo cáo là tập hợp thông tin được thể hiện bằng các hình thức như văn bản, lời nói, hình ảnh, phát thanh, truyền hình, chiếu phim nhằm tường thuật, thống kê các sự kiện diễn ra trong hoàn cảnh, thời gian nhất định, có thể đưa thêm kiến nghị, đề xuất nếu có yêu cầu.

1.2. Đặc điểm của báo cáo

Báo cáo có một số đặc điểm để nhận biết như sau:

- Đặc điểm thứ nhất của báo cáo chính là hình thức thể hiện: Báo cáo có thể trình bày bằng nhiều hình thức nhưng phổ biến nhất vẫn là dạng văn bản. Văn bản báo cáo sẽ trình bày những nội dung nổi bật, trọng tâm.

- Đặc điểm thứ hai là về đối tượng được báo cáo: Đối tượng được báo cáo có thể là một tổ chức, một cá nhân hoặc một cộng đồng.

- Đặc điểm thứ ba là lĩnh vực được sử dụng báo cáo: Báo cáo có thể dùng được trong nhiều lĩnh vực khác nhau (kinh doanh, hành chính, khoa học, giáo dục, tài chính,…)

- Đặc điểm thứ tư là khả năng kết hợp của báo cáo: Báo cáo có thể kết hợp với hình ảnh, đồ họa, âm thanh, các thuật ngữ, từ vựng chuyên ngành để việc báo cáo để thuyết phục đối tượng được báo cáo về một chương trình hành động hay những kết quả đạt được đã nêu trong báo cáo.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao công việc và những lưu ý bạn cần biết! 

1.3. Mẫu báo cáo công việc là gì?

Mẫu báo cáo công việc là báo cáo được lập ra để trình bày về công việc đã thực hiện theo định kì (ngày, tuần, tháng, quý, năm) của một tổ chức, một cá nhân. Mẫu báo cáo công việc có kèm theo báo cáo chi tiết của từng bộ phận.

Nôi dung của mẫu báo cáo công việc gồm:

- Thông tin chi tiết về công việc đã làm

- Kết quả (hay sản phẩm) sau khi kết thúc công việc

- Đánh giá, nhận xét về kết quả (hay sản phẩm) của bộ phận phụ trách công việc

- Đưa ra kiến nghị, đề xuất nếu có yêu cầu để giải quyết những vấn đề còn tồn đọng

1.4. Mẫu báo cáo công việc dùng để làm gì?

"Mẫu báo cáo công việc được tạo ra để thực hiện các công việc sau đây:"

- Báo cáo công việc dùng để nêu lên kết quả đã đạt được khi kết thúc công việc, hoạt động, công tác, qua đó thể hiện được năng lực làm việc và trách nhiệm của mỗi cá nhân.

- Báo cáo công việc thể hiện kết quả thông tin về các nhu cầu quan trọng trong công việc, dùng để theo dõi, cập nhật, kiểm tra, thống kê, rà soát thông tin về công việc để thấy được những gì đã làm được, những gì chưa làm được, những thiếu sót, khó khăn, tồn tại trong công việc.

- Báo cáo công việc dùng làm căn cứ nhà quản trị đưa ra các quyết định quan trọng trong công việc.

- Báo cáo công việc giúp nhà quản trị đưa ra những điều chỉnh về phân công công việc cho từng nhân viên thật hợp lý.

2. Các bước lập báo cáo công việc

Một mẫu báo cáo công việc chuẩn cần trải qua những bước như sau

2.1. Xác định mục đích

Trước khi viết báo cáo, bạn cần xác định mục đích viết báo cáo công việc. Việc xác định đúng mục đích viết sẽ giúp bạn có định hướng phù hợp cho nội dung của bản báo cáo. Không xác định được hay xác định sai mục đích viết báo cáo sẽ giống như việc bạn phải mày mò đi trong một khu rừng có sương giăng mù mịt, không thể tìm được lối để thoát ra ngoài vậy.

3.2. Lập đề cương

Bạn không nên bắt tay ngay vào viết báo cáo công việc khi chưa có đề cương. Việc lập đề cương giúp bạn liệt kê mọi hạng mục và nội dung sẽ trình bày trong báo cáo khái quát đến ccuj thể. Nhờ đó, bạn sẽ không bỏ sót bất cứ chi tiết nào và bạn sẽ có một văn bản báo cáo hoàn chỉnh, đầy đủ để nộp cho lãnh đạo.

3.3. Viết nội dung

Ở bước này, bạn cần thực hiện thao tác liệt kê và đánh giá các công việc đã làm trong thời gian nhất định. Bạn cần nêu cụ thể toàn bộ thông tin về công việc, nhiệm vụ, kết quả, đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

3.4. Đưa ra kiến nghị, đề xuất

Bước này thường không yêu cầu đưa vào báo cáo nhưng nếu có thể bạn hãy tiến hành bước này, vì nhà quản trị sẽ đánh giá cao những nhân viên biết cách đưa ra những giải pháp cải tiến, sáng tạo trong công việc. Ở bước này, bạn có thể dựa vào kết quả đạt được và mức độ hoàn thành công việc để đưa các giải pháp, kiến nghị, đề xuất để nâng cao hiệu suất làm việc.

3. Các viết các mẫu báo cáo công việc

3.1. Mẫu báo cáo công việc theo ngày

Mẫu báo cáo công việc theo ngày

Đối với mẫu báo cáo công việc hàng ngày, bạn chỉ cần chú ý vào hai điều sau:

- Phần nội dung báo cáo: Đây là phần bạn cần nêu cụ thể để người quản lý theo dõi, đánh giá, kiểm soát được tiến độ công việc của từng nhân viên. Người quản lý sẽ lấy đó làm cơ sở để có điều chỉnh và khắc phục những mặt hạn chế.

+ Thông tin chi tiết về công việc được giao trong ngày

+ Viết rõ phần mô tả công việc

+ Đưa ra đánh giá và góp ý

- Phần hình thức:

+ Bạn có thể dùng Word hoặc Excel và tạo bản báo cáo theo ngày, quan trọng là nội dung trình bày phải rõ ràng.

+ Bố cục của báo cáo bao gồm: Tên công ty/tổ chức – Tên phòng/ban/bộ phận – Ngày lập báo cáo – Nội dung công việc đã làm – Thông tin khác (tên dự án/chiến dịch, giai đoạn thực hiện, kết quả đạt được).

+ Bạn có thể lên mạng và tải mẫu báo cáo phù hợp với công việc và điền thông tin vào đó nếu không có thời gian tự lập mẫu báo cáo công việc.

3.2. Mẫu báo cáo công việc theo tuần

 

Mẫu báo cáo công việc theo tuần

Dựa vào mẫu báo cáo này, nhà quản trị sẽ nắm được chất lượng công việc trong một tuần của các nhân viên trong công ty để có kế hoạch điều chỉnh hợp lý. Mẫu báo cáo công việc theo tuần cần lưu ý những điểm sau:

- Trình bày rõ ràng, mạch lạc, đầy đủ các phần việc đã làm trong tuần

- Nêu ra mức độ hoàn thành từng công việc

- Nêu nhận xét, đánh giá, đề xuất nếu có

- Nêu chính xác dữ liệu, thông số vì đây là báo cáo tuần, số liệu có thể lớn hơn bình thường nên bạn càng phải cẩn thận hơn

3.3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng

Mẫu báo cáo công việc theo tháng

Đối với mẫu báo cáo công việc theo tháng, bạn chỉ cần sắp xếp, tổng hợp dựa trên báo cáo từng tuần. Trong một số trường hợp, bạn sẽ lập báo cáo công việc theo tháng nếu khối lượng công việc được giao sẽ phải hoàn thành với thời hạn theo từng tuần, từng tháng. Sau hạn chót phải hoàn thành, bạn sẽ lập báo cáo và nộp cho cấp trên.

Khối lượng công việc phải trình bày trong báo cáo công việc theo tháng nên nội dung báo cáo cũng sẽ nhiều hơn, đòi hỏi bạn cần phải nêu chi tiết và tỉ mỉ hơn để tránh mắc lỗi hay bỏ sót thông tin.

3.4. Mẫu báo cáo công việc cuối năm

Mẫu báo cáo công việc cuối năm

Mẫu báo cáo công việc cuối năm là mẫu báo cáo quan trọng nhất vì nó là văn bản tổng kết toàn bộ công việc, nhiệm vụ đã làm trong vòng 1 năm, thành quả của tập thể và của mỗi cá nhân sau quãng thời gian dài nỗ lực không ngừng nghỉ.

Đối với mẫu báo cáo công việc cuối năm, bạn cần có cái nhìn tổng thể, bao quát được toàn bộ công việc đã làm, kết quả của từng nhân viên (thành tích và những việc chưa làm được), các kế hoạch đã thực hiện. Mẫu báo cáo công việc này có khối lượng nội dung rất lớn nên bạn sẽ phải tỉ mỉ và kĩ lưỡng hơn 3 mẫu báo cáo trên rất nhiều để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng. Dựa vào kết quả trong báo cáo công việc cuối năm, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự sẽ đưa ra cơ chế khen thưởng hoặc kỉ luật xứng đáng với mỗi người.

Hy vọng với bài viết trên đây, việc làm 24h có thể giúp bạn hiểu hơn về việc lập báo cáo và sẽ không còn lúng túng khi lập báo cáo công việc nữa.