Mẫu bảng chấm công 2022 mới và đầy đủ nhất cho doanh nghiệp

1. Những cơ sở của mẫu bảng chấm công

1.1. Mẫu bảng chấm công là gì?

Mẫu bảng chấm công là giấy tờ pháp lý được sử dụng trong theo dõi nhân sự qua ngày công thực tế họ làm việc,  thống kê ngày nghỉ việc, hưởng BHXH… Đây là căn cứ để công ty thực hiện trả lương cho người lao động.

Hiện bảng chấm công là giấy tờ cần thiết được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị nhằm đảm bảo quyền cũng như lợi ích người lao động và bên sử dụng lao động. Mẫu bảng chấm công hiện được chia thành nhiều loại khác nhau như: bảng chấm công theo ngày, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng chấm công theo giờ,… tùy thuộc vào từng vị trí, bộ phận và công việc người đó thực hiện.

Việc làm nhân sự

1.2. Mục đích của mẫu bảng chấm công

Một trong những nỗi lo các nhà quản lý doanh nghiệp chính là công tác chấm công của nhân viên. Hầu hết tác phong của người Việt chưa đảm bảo chuyên nghiệp nên xảy ra tình trạng giờ giấc làm việc không được đảm bảo, thường xuyên đi muộn về sớm hoặc nghỉ không phép. Điều này làm ảnh hưởng tới quy chế, hoạt động doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng nội bộ công ty. 

Mẫu bảng chấm công là mẫu văn bản được sử dụng trong theo dõi nhân viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó, nhân sự quản lý sẽ nắm được ngày công đi làm, ngày nghỉ để tính lương, tính BHXH cho từng lao động.

Với công dụng theo dõi ngày công thực tế, ngày nghỉ, ngày tăng ca, bảng chấm công trở thành phần quan trọng trong các công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng. 

1.3. Phương pháp trách nhiệm và ghi 

Bảng chấm công hiện được sử dụng cho hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp (phòng, ban, tổ, nhóm…) vào hàng tháng. Mỗi ngày, các tổ trưởng hoặc người được ủy quyền sẽ căn cứ vào đó để chấm công cho nhân sự trong ngày. Cách chấm thường là đánh dấu theo các ký hiệu được quy định trong chứng từ vào cột theo số tự từ 1 đến 31, tương đương với từ ngày 1 đến ngày 31.

Vào cuối tháng, người phụ trách chấm công sẽ thực hiện ký vào bảng chấm công này. Sau đó, bảng chấm công sẽ được chuyển qua kế toán kèm các giấy tờ khác liên quan tới người lao động đó. Phòng kế toán sẽ thực hiện đối chiếu, kiểm tra để tính tiền lương và bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên.

Bảng chấm công này sẽ được bộ phận kế toán lưu trữ lại để tiện cho công tác kiểm tra và các vấn đề phát sinh sau này (nếu có). 

Tìm việc mới

2. Hướng dẫn điền mẫu bảng chấm công 2024 mới nhất

2.1. Các phương pháp chấm công theo bảng phổ biến hiện nay

Tại các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp chấm công cơ bản là: chấm công theo ngày, chấm công theo giờ và chấm công nghỉ bù. Tùy thuộc điều kiện công tác, tính chất công việc mà doanh nghiệp áp dụng 1 trong 3 phương pháp chấm công này.

2.1.1. Phương pháp chấm công ngày

Người lao động khi làm việc trong các doanh nghiệp hoặc đi thị trường, gặp khách hàng sẽ được dùng ký hiệu đã quy ước để chấm công cho nhân viên trong ngày làm việc đó. Trong đó:

Trong một ngày làm việc, người lao động sẽ chấm công theo ký hiệu công việc chiếm nhiều thời gian nếu hoàn thành từ 2 công việc trở lên trong ngày. Ví dụ nhân viên làm việc tại công ty trong 3 tiếng đầu, đi thị trường trong 5 tiếng còn lại sẽ ký hiệu TT – khảo sát thị trường cho cả ngày làm việc hôm đó.

Trong ngày làm việc, người lao động ưu tiên chấm công theo ký hiệu công việc thực hiện trước nếu thực hiện 2 công việc với thời gian như nhau.

Xem thêm: Nhân viên nhập liệu là gì? Bạn đã biết về ngành nghề này chưa?

2.2.2. Chấm công theo giờ

Trong thời gian làm việc, người lao động làm bao nhiêu công việc thì người chấm công sẽ chấm theo những ký hiệu được quy ước. Đồng thời ghi chú giờ làm việc của nhân sự đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.

2.2.3. Hình thức chấm công nghỉ bù

Chấm công nghỉ bù áp dụng với người lao động làm thêm giờ được hưởng lương theo thời gian  đã được quy định  nhưng không thanh toán lương làm thêm. Do đó, khi người lao động nghỉ bù sẽ chấm NB – nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.

2.2. Hướng dẫn điền mẫu bảng chấm công 2024 mới nhất

Cột A, B: Kế toán ghi STT, Họ và tên đầy đủ của lao động trong bộ phận công tác.

Cột C: Kế toán tiến hành điền đầy đủ ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ của người lao động. 
Cột 1 đến cột 31: Ghi các ngày làm việc trong tháng (Từ ngày đầu đến ngày cuối cùng của tháng).

Cột 32: Ghi tổng số công mà nhân viên hưởng lương thời gian trong tháng.

Cột 33: Kế toán thực hiện điền số công người lao động nghỉ việc và nghỉ việc vẫn được hưởng 100% lương trong tháng.

Cột 34: Ghi tổng số ngày nghỉ việc, ngày nghỉ việc hưởng các loại % lương của nhân viên trong tháng.

Cột 35: Kế toán điền tổng ngày nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của người lao động trong tháng.

Mẫu bảng chấm công Ban hành theo Thông tư số 133

Bảng chấm công theo TT200

Mẫu bảng chấm công theo QĐ48

3. Các phương pháp chấm công phố biến hiện nay trong doanh nghiệp

3.1. Phương pháp thủ công

Trước đây việc quản lý chấm công thường thủ công bằng việc ghi vào cuốn sổ dày với hàng trăm nhân sự. Điều này khiến người chấm công thường không tránh khỏi những sai sót không cần thiết. 

Phương pháp chấm công này sau đó đã được cải tiến hơn khi sử dụng bảng chấm công dưới hình thức bảng excel theo mẫu trên. Tuy nhiên phương pháp này cũng bộc lộ những hạn chế nhất định nếu người quản lý không thực hiện tốt sẽ dễ dẫn tới sai sót. 

3.2. Các phương pháp chấm công hiện đại hiện nay

Hiện nay có nhiều giải pháp chấm công cho nhân sự với hệ thống trang thiết bị hiện đại. Người quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, giám sát nhân sự đồng thời đảm bảo sự chuyên nghiệp và minh bạch. 

3.2.1. Sử dụng máy chấm công quét thẻ

Với phương pháp này, nhân viên trong công ty sẽ được cấp thẻ nhân viên với mã ID riêng phân biệt với nhân viên khác. Khi nhân viên quét thẻ, phần mềm sẽ nhanh chóng lưu lại dữ liệu về thời gian đi và về của nhân viên.

Hình thức này có thể áp dụng cho công ty với nhân sự lớn và ổn định. Tuy nhiên không tránh khỏi việc nhân viên quên hay mất thẻ, lỗi thẻ, thậm chí nhân viên chấm công hộ nhau.

CV online

3.2.2. Máy chấm công vân tay

Hoạt động như máy quét nhưng hình thức này nhân viên sẽ chỉ cần lưu vân tay của mình vào dữ liệu công ty. Khi đọc vân tay sẽ được kết nối với hệ thống phần mềm quản lý. Việc sử dụng hệ thống máy chấm công này sẽ hạn chế chấm công hộ. Tuy nhiên với những công ty thường xuyên tiếp xúc với bụi bặm dễ khiến mất dấu vân tay, và khó nhận diện, khó chấm công.

3.3.3. Nhận dạng khuôn mặt

Đây được xem là công nghệ chấm công hiện đại nhất với ưu điểm là kiểm soát ra vào và tình trạng chấm công tính lương của nhân viên tốt nhất. Với hình thức chấm công này sẽ hạn chế hoàn toàn việc gian lận chấm công, quên thẻ hay lỗ thẻ, chúng hoạt động tương đối ổn định. Tuy nhiên việc chấm công thường chậm phù hợp với lượng nhân sự ít. Với doanh nghiệp đông việc chấm công thường sẽ gây tắc nghẽn, sai sót. 

Trên đây là mẫu bảng chấm công 2024 mới nhất bạn có thể tham khảo. Doanh nghiệp có thể lựa chọn chấm công theo hình thức thủ công là bảng chấm công hoặc lựa chọn các phương pháp chấm công hiện đại cho doanh nghiệp. Dù theo hình thức nào thì việc chấm công cũng không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào.