Mẫu phiếu xuất kho 2020 mới nhất và những lưu ý khi điền phiếu

1. Mẫu phiếu xuất kho và những thông tin cần biết

1.1. Mẫu phiếu xuất kho là gì?

Mẫu phiếu xuất kho được ban hành hiện nay nằm trong quy định số 02 – VT theo thông tư của nhà nước.  Chúng được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư, dụng cụ xuất kho tại các bộ phận. Phiếu này chính là căn cứ giúp hạch toán chi phí, kiểm tra mức sử dụng cũng như mức tiêu hao vật tư. Hiện mẫu phiếu xuất kho được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, chúng ban hành kèm theo theo Thông tư 132/2024/TT-BTC mới nhất của Bộ Tài chính.

Mẫu phiếu xuất kho hiện là biểu mẫu không thể thiếu trong công tác kế toán. Chúng và một số chứng từ khác như phiếu thu, phiếu chi hay phiếu nhập kho thường xuyên được các doanh nghiệp sử dụng. 

Xem thêm: Mẫu biên bản làm việc được sử dụng phổ biến và cách trình bày

1.2. Mục đích của phiếu xuất kho

Mẫu phiếu xuất kho được sử dụng để theo dõi chính xác lượng vật tư, dụng cụ, hàng hóa xuất kho tới các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Chúng được xem như căn cứ hạch toán các khoản chi phí như phí sản xuất, giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng như kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Phiếu xuất kho - hỗ trợ cho các nghiệp vụ cơ bản trong doanh nghiệp như:

Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất

Xuất vật tư để lắp đặt, chạy thử, sửa chữa tài sản cố định

Xuất kho vật tư cho sản xuất chung

Xuất trả hàng mua chưa có hóa đơn

Xuất kho và ghi tăng công cụ, dụng cụ

Xuất vật tư - chi phí Bán hàng

Xuất vật tư - chi phí Quản lý

1.3. Đối tượng nào thực hiện mẫu phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho hiện được áp dụng tại tất cả các đơn vị, doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện các công việc liên quan tới doanh nghiệp. 

Thông thường, phiếu này sẽ do người phụ trách,  kế toán công ty quản lý hoặc những người làm việc trong kho lập. Một mẫu phiếu xuất kho thông thường được quy định  lập thành 3 liên.

1.4. Các bước thực hiện viết mẫu phiếu xuất kho

Không phải phiếu xuất kho nào cũng được thực hiện tùy ý người viết. Chúng cần tuân theo các bước nhất định. Cụ thể: 

Bước 1: Người cần nhập hàng hóa hay thực hiện cung ứng vật tư sản phẩm cần lập giấy chứng nhận xuất hàng hóa theo quy trình. Người có thẩm quyền sẽ tiến hành cho phép xuất hàng hay không. 

Bước 2: Tiến hành chuyển giấy chứng nhận này tới Giám đốc doanh nghiệp hoặc người phụ trách duyệt văn bản và ra lệnh xuất hàng từ kho.

Bước 3: Người quản lý hay kế toán viên chịu trách nhiệm về hàng hóa vật tư sẽ dựa vào lệnh xuất này thực hiện các thủ tục theo quy trình và lập phiếu xuất kho.

Bước 4: Tiến hành xuất vật tư về các sản phẩm, hàng hóa khi đã xuất phiếu kho. Sau đó bàn giao lại các thủ tục còn lại khi xuất hàng cho kế toán, quản lý chịu trách nhiệm những hàng hóa đã xuất kho.

Bước 5: Các phiếu xuất kho này sẽ nhanh chóng được chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Khi được duyệt sẽ được ghi chép sao kê vào sổ kế toán. Sau ghi chép, kế toán viên sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm từ lập phiếu xuất kho cho tới việc ghi chép sao cho khoa học, đầy đủ và đúng theo đúng quy định của nhà nước.

Việc làm nhập liệu

2. Cách viết mẫu xuất kho 2024 mới nhất

2.1. Đặc điểm của mẫu phiếu xuất kho mới nhất hiện nay

Mẫu phiếu xuất kho mới hiện nay được xem như chứng từ kế toán. Chúng thể hiện toàn bộ thông tin về công cụ, vật tư, dụng cụ hay hàng hóa, ngày, tháng, năm lập phiếu. Từ đó bạn có thể nắm được những đơn vị, bộ phận liên quan tới việc xuất kho này. 

Những trường hợp dùng phiếu xuất kho mới nhất bao gồm: xuất kho về vật tư, dụng cụ hay hàng hóa. Đồng thời chúng cũng được dùng trong suốt quá trình kiểm kê, thống kê kho hàng.

Mục đích sử dụng mẫu phiếu xuất kho mới nhất: Sử dụng để quản lý vật tư,  hàng hóa doanh nghiệp, sử dụng làm căn cứ khi hạch toán chi phí, kiểm tra mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp, công ty.

Xem thêm: Tải mẫu bảng đánh giá công việc cá nhân miễn phí và hiệu quả

2. 2. Cách ghi mẫu phiếu xuất kho chuẩn nhất

Khu vực bên trái phiếu xuất kho: cần ghi đầy đủ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), tên bộ phận xuất kho. Phiếu này lập cho một hay nhiều công cụ, sản phẩm, hàng hóa, vật tư khác nhau nhưng trong cùng một kho, sử dụng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng  mục đích sử dụng nào đó.

Khi lập phiếu xuất kho cần ghi đầy đủ: Họ tên người nhận hàng hóa, tên đơn vị, thời gian lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

   +  Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, nhãn hiệu, quy cách, mã số và đơn vị tính của hàng hoá.

   +  Cột 1: Ghi đầy đủ lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo đúng yêu cầu xuất kho đã được thông báo trước đó.

   +  Cột 2: Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa thực hiện ghi đầy đủ số lượng hàng hóa, vật tư thực tế xuất kho.

   +  Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá, tính tiền từng hàng hóa, vật tư, công cụ. (cột 4 = cột 2 x cột 3).

   +  Dòng Cộng: Dòng này ghi tổng số tiền hàng hóa, vật tư thực tế đã xuất kho.

   +  Tại dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Người chịu trách nhiệm ghi đủ tổng số tiền xuất kho bằng chữ. 

2.3. Một số lỗi thường gặp khi xuất kho 

Tuy đây là nghiệp vụ cơ bản của quản lý, kế toán tuy nhiên vẫn không thể tránh khỏi những lỗi cơ bản khi xuất kho là: 

Kế toán hoặc người quản lý không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư xuất kho, xuất hàng sai quy cách, chủng loại, chất lượng….Nhưng vẫn hạch toán xuất kho đầy đủ. 

Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời hay không lập phiếu đúng thời điểm thường là sau khi xuất kho. Kế toán hoặc quản lý thực hiện hạch toán xuất kho khi chưa có giấy tờ chứng minh việc ghi nhận nhập kho, điều này dễ dẫn đến âm kho.

Bộ phận quản lý chưa có những quy định, quy chế chung để quản lý vật tư/ hàng hóa. Đồng thời chưa xây dựng được hoặc đã xây dựng định mức tiêu hao số lượng vật tư nhưng không phù hợp.

Việc làm xuất, nhập khẩu

 3. Những lưu ý khi thực hiện mẫu phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho tại doanh nghiệp nào cũng sẽ được được lập thành 3 liên giống nhau. Trong đó: 

+ Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu trữ nội bộ tại bộ phận lập phiếu.

+ Liên 2 của phiếu sẽ do thủ kho giữ. Thủ kho thực hiện lưu trữ liên 2 này trong thẻ kho rồi chuyển qua kế toán điền đầy đủ cột 3 và 4 và hạch toán ghi sổ kế toán.

+ Liên 3 thực hiện tiếp nhận hàng hóa vật tư cũng như các dụng cụ cần thiết để theo dõi ở bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp.

Khi phiếu xuất kho đã được điền đầy đủ thông tin cần thiết, kế toán hoặc người lập phiếu chuyển cho kế toán trưởng xác nhận. Sau đó, chuyển sang giám đốc hoặc người ủy quyền tiến hành xác nhận. Người nhận phiếu xuất kho khi nhận được phiếu, gặp thủ kho để tiếp nhận hàng hoá, vật tư đúng số lượng ghi trên phiếu…

 

Sau khi vật tư, công cụ, hàng hoá đã được xuất kho, thủ kho ghi đầy đủ số lượng thực xuất vào cột 2, ghi đầy đủ ngày tháng năm xuất kho. Cuối phiếu xuất kho cần ký và ghi rõ họ tên người nhận.

Nếu việc xuất kho có liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) và tài khoản nợ thì hạch toán sẽ tự động dựa vào khai báo tài khoản vật tư và tài khoản chi phí của mặt hàng, vật tư trong phân hệ kế toán hàng tồn kho.

Nhiều trường hợp các vật tư được tính giá tồn kho với phương pháp trung bình nhưng lại xuất theo giá đích danh, người lập phiếu cần đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. 

Trên đây là mẫu phiếu xuất kho 2024 mới và đầy đủ nhất để khách hàng tham khảo và điền đúng thông tin cần thiết. Mẫu phiếu xuất kho là giấy tờ cơ bản cùng với phiếu nhập kho bất cứ doanh nghiệp nào hiện nay cũng cần đảm bảo đầy đủ. Việc thực hiện đảm bảo đúng quy trình, thủ tục phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm soát hàng hóa, vật tư.