Hồ sơ quyết toán công trình phải chuẩn bị những gì? Nêu đặc điểm

 

1. Giải nghĩa hồ sơ quyết toán công trình là gì?

Hồ sơ quyết toán công trình nghe tên ai cũng biết rằng nó liên quan tới công trình xây dựng hồ sơ này giống như một “hợp đồng quyết toán “ nghĩa là dành để thanh toán cho những người xây dựng công trình sau khi công trình xây dựng đã được họ hoàn thành và đưa công trình vào sử dụng. 

Trước khi quyết toán công trình bên chủ dự án hoặc chủ nhà sẽ phải rà soát lại chất lượng, giá trị nguyên vật liệu và các khoản thu chi phụ phí trong thời gian xây dựng công trình đó. Việc này cần được tính toán một cách chính xác và cẩn thận để những người xây dựng được trả công đầy đủ và có lợi cho cả hai bên.

Hồ sơ quyết toán này ở mỗi dự án công trình lại có những đòi hỏi khác nhau và trước khi làm hồ sơ chủ dự án hoặc chủ nhà phải làm việc với bên thầu để cùng nhau đưa ra mức quyết toán hợp lý cho những người xây dựng công trình. Ngay sau đây hãy cùng tìm hiểu bộ hồ sơ quyết toán này gồm những thủ tục giấy tờ gì nào.

2. Hồ sơ quyết toán công trình phải chuẩn bị những giấy tờ gì?

Đây là câu hỏi mà ai khi biết tới tên gọi của hồ sơ này đều thắc mắc, cùng tìm hiểu câu trả lời ngay dưới nhé.

2.1. Các loại hợp đồng của hồ sơ quyết toán

Hồ sơ quyết toán công trình có rất nhiều loại khác nhau và cụ thể đó là 

2.1.1. Loại hợp đồng trọn gói

Hợp đồng trọn gói là hợp đồng mà người chủ dự án sẽ chi trả tất cả những khoản chi phí của dự án kể cả các khoản phí phát sinh, hồ sơ này bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của người đại diện bên thầu 

- Bảng tính giá trị nội dung các công việc phát sinh của dự án

- Giá trị khối lượng hoàn thành công việc theo hợp đồng

2.1.2.  Loại hợp đồng theo đơn giá cố định

Là loại hợp đồng ký kết với nội dung công việc giữ nguyên và không được thay đổi hay phát sinh thêm chi phí nào khác.

Hợp đồng này phù hợp dành cho các công trình hoặc gói thầu thực hiện tính chất lặp lại hoặc trong thời gian ngắn đã định. 

Thời gian thực hiện công việc hợp đồng của hợp đồng này thường là dưới 12 tháng và có công thức tính như sau: 

Giá thanh toán 

 = Đơn giá cố định x khối lượng/ số lượng công việc thực tế nhà thầu thực hiện

Hồ sơ theo đơn giá cố định bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế 

- Bảng tính giá trị cho những công việc chưa có đơn giá trong hợp đồng 

- Giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng giữa 2 bên

2.1.3. Loại hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh

Là hợp đồng quyết toán công trình thường dành cho những công trình lớn, các công trình có thời gian xây dựng kéo dài và phải điều chỉnh giá hoặc những khoản phí phát sinh khác của dự án để hoàn thành.

Hồ sơ này bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu như trên 

- Bảng tính đơn giá đã điều chỉnh do trượt giá

- Bảng tính giá trị cho những công việc chưa có đơn giá trong hợp đồng .

2.1.4. Loại hợp đồng theo thời gian

Hợp đồng kiểu này phù hợp với những gói thầu dịch vụ tư vấn có quy mô lớn, yêu cầu trình độ chuyên môn trong xây dựng cao, khối lượng công việc khó xác định một cách chính xác.

Thời gian thực hiện hợp đồng này phụ thuộc lớn vào sự chuẩn bị, trình độ của những người được đào tạo

Hồ sơ bao gồm:

-Biên bản nghiệm thu thời gian làm việc thực tế/ bảng chấm công của nhân viên xây dựng tương ứng với kết quả công việc trong giai đoạn thanh toán 

Giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng và các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, …

Ngoài ra bộ hồ sơ quyết toán công trình với mỗi đối tượng khác nhau của dự án cũng sẽ cần chuẩn bị riêng những loại giấy tờ sau:

2.2. Những đối tượng của hồ sơ quyết toán

Ngoài những loại hợp đồng khác nhau phải chuẩn bị những giấy tờ khác nhau trong bộ hồ sơ thì các đối tượng của công trình cũng cần phải chuẩn bị những giấy tờ khác nhau, những đối tượng đó là:

2.2.1. Đối với chủ đầu tư

- Tài liệu thiết kế công trình xây dựng, bảng tính dự toán, biên bản hoàn công và báo cáo quyết toán công trình

- Hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên, hóa đơn phần thẩm tra hồ sơ.

- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật

- Biên bản nghiệm thu , và nhật ký công trình như là: thông tin về chủ đầu tư, đơn vị giám sát và đơn vị thi công.

- Biên bản ghi nhận khối lượng tăng/ giảm, phát sinh (nếu có) so với hồ sơ ban đầu.

- Hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên

2.2.2. Đối với đơn vị thi công

- Bản vẽ công trình, hoàn công, quyết toán công trình.

- Biên bản nghiệm thu và nhật ký công trình: các thông tin về chủ đầu tư, đơn vị giám sát và đơn vị thi công.

- Biên bản các thông tin ghi nhận khối lượng tăng/ giảm, phát sinh (nếu có) so với hồ sơ ban đầu.

- Văn bản, tài liệu, chứng từ hóa đơn vật tư, bảng phân bổ chi phí và chi phí nhân công.

- Bảng thống kê, tính toán giá thành cụ thể là: vật tư, bảng lương của công nhân

- Hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên

3. Những lưu ý khi làm hồ sơ quyết toán công trình

- Thông tin về nguyên vật liệu (ngày nhập, giá tiền) cần khớp với trong sổ sách, phải kiểm tra kỹ càng và giữ lại toàn bộ hóa đơn

- Trong thời điểm công trình tạm ngừng hoạt động vẫn tính ngày lương

- Trong hồ sơ không được ghi Thiếu những thông tin như: lịch trình sử dụng, t loại máy móc thuê , các loại xe điều động đến thi công

- Trong trường hợp công trình ở xa, nếu thuê thêm giám sát công trình thì phải ghi rõ các khoản phí chi trả cho người này như thế nào.

- Ghi đầy đủ các khoản phí của công trình kể cả chi phí ăn ở, đi lại của công nhân, phí phát sinh tài sản ((nếu có)

4. Quy trình để nộp hồ sơ quyết toán công trình

Theo quy định là 7 ngày làm việc thì chủ đầu tư thực hiện các giấy tờ đề nghị cơ quan cấp phát, cho vay vốn... thanh toán sau đó sẽ thanh toán đủ giá trị cho bên nhận thầu. Cách bước quy trình nộp hồ sơ như sau:

Bước 1 : Tính toán khối lượng thực tế xây dựng của những loại công việcvà dựa vào đơn giá thị trường tính ra giá thành trực tiếp.

Bước 2 : Dựa theo những thông tin, hướng dẫn về lập dự toán và quy định về những hệ số điều chỉnh thay đổi giữa giá cả vật liệu Chủ đầu tư và đơn vị thi công cần thống nhất về việc vận dụng đơn giá dựa trên những vấn đề cụ thể là :

- Xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư cho công trình 

- Xác định những khoản thiệt hại ko tính vào giá thành công trình 

- Xác định giá trị tài sản và phân loại tài sản nhất định.

Bài viết trên đã cho bạn biết cách làm hồ sơ quyết toán công trình như thế nào và phải chuẩn bị những gì? Bạn còn thắc mắc gì cần giải đáp liên quan tới hồ sơ quyết toán công trình nữa không? Nếu còn hãy bình luận phía dưới để tuyendung3s.com giải đáp giúp bạn