Hồ sơ nhân sự là gì và những quy định cần biết về hồ sơ nhân sự

1. Thông tin tổng quan về hồ sơ nhân sự

1.1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là nơi ghi lại và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến các nhân sự trong doanh nghiệp, tổ chức từ khi họ nộp hồ sơ ứng tuyển vào công ty đến tận khi họ xin nghỉ việc, bị đuổi việc  hoặc nghỉ hưu. Hồ sơ này lưu trữ các thông tin về hồ sơ xin việc, sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, cam kết, thời gian làm việc, công việc đã làm, nghỉ phép, các lỗi phạt,...

Hồ sơ nhân sự là một thứ thiết yếu, là thông tin quan trọng trong phòng hành chính nhân sự. Chúng được dùng để làm căn cứ xét lương, thưởng, check bảng chấm công, tính toán các khoản bù trừ do phạm lỗi hay các hành vi gây hại cho doanh nghiệp.

1.2. Phân loại hồ sơ nhân sự

1.2.1. Hồ sơ thông tin nhân viên

Hồ sơ thông tin nhân viên là loại hồ sơ không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Hồ sơ này bao gồm các thông tin về họ tên, quê quán, ngày sinh, địa chỉ cư trú, trình độ văn hoá, v.v… Các thông tin này sẽ được doanh nghiệp cất giữ, quản lý để đánh giá năng lực hoặc cập nhật thông tin khác theo quy định Nhà nước.

1.2.2. Hồ sơ kỹ năng và kinh nghiệm

Đây được xem như bộ hồ sơ lưu trữ và đánh giá sự phát triển của nhân viên. Theo đó, những kỹ năng mà nhân viên có và kinh nghiệm tích luỹ được sẽ được ghi ở trong các bộ hồ sơ này. Doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để phân tích nhân lực của mình và có kế hoạch bồi dưỡng phù hợp.

1.2.3. Hồ sơ đào tạo và bồi dưỡng

Hồ sơ đào tạo và bồi dưỡng sẽ bao gồm các nhân viên đang trong quá trình được đào tạo, phát triển, tham gia khoá học trong và ngoài công ty. Những khoá học này công ty cần bỏ chi phí nên phải nắm được thông tin những ai đang theo học và đánh giá kết quả làm việc sau này của họ để biết số tiền doanh nghiệp bỏ ra có xứng đáng hay là không.

1.2.4. Hồ sơ khen thưởng và kỷ luật

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không thể thiếu các hồ sơ khen thưởng và kỷ luật. Những hồ sơ này được lưu trữ để làm gương cho nhân viên thế hệ sau. Đồng thời doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn quỹ tiền lương, thưởng cho nhân viên của mình.

2. Hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?

Tùy vào từng đối tượng, các nhân viên trong phòng hành chính nhân sự sẽ tổng hợp các thông tin sao cho phù hợp theo quy định chung của luật doanh nghiệp và các quy định khác của riêng doanh nghiệp.

2.1. Đối với lao động trong thời gian thử việc và học việc

Đối với các nhân sự này, phòng hành chính nhân sự cần tổng hợp các thông tin sau:

Bộ hồ sơ xin việc của nhân sự, bao gồm tất cả các giấy tờ theo quy định: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch bản sao công chứng, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân bản sao công chứng, bằng cấp bản sao công chứng.

Nếu nhân viên là người nước ngoài thì bên cạnh các tài liệu đã nêu, cần phải đưa thêm Giấy phép nhập cảnh hiện đang có hiệu lực và Giấy phép làm việc tại quốc gia đó.

Đối với các đối tượng lao động có độ tuổi từ đủ 15 đến dưới 18 thì cần phải có văn bản cam kết hợp đồng lao động.

2.2. Đối với lao động dưới 15 tuổi

Theo luật lao động thì các doanh nghiệp không được phép sử dụng nguồn lao động dưới 15 tuổi, tuy nhiên nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng những lao động này thì cần đảm bảo các yêu cầu sau: 

Cung cấp chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của lao động này.

Văn bản cam kết có sự đồng ý của lao động dưới 15 tuổi để người đại diện giao kết hợp đồng với bên sử dụng lao động.

2.3. Đối với nhân sự chính thức

Khi đã trở thành nhân sự chính thức thì toàn bộ hồ sơ lao động của họ sẽ được bên hành chính nhân sự lưu trữ và bổ sung thêm hồ sơ thử việc, hồ sơ học việc, hồ sơ phát sinh, các tài liệu trong quá trình làm việc, chúng sẽ được cập nhật định kỳ hoặc liên tục ngày sau khi có các thông tin phát sinh.

Hồ sơ nhân sự của các nhân viên chính thức sẽ bao gồm khá nhiều thông tin và tài liệu như:

Hợp đồng lao động chính thức do công ty biên soạn, có đầy đủ chữ ký của người lao động và cả người sử dụng lao động.

Các doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng bảo hiểm cho nhân sự dựa trên mức lương cơ bản đã thỏa thuận ngay sau khi làm việc chính thức.

Quá trình lao động và làm việc tại doanh nghiệp, nếu có quyết định thăng chức hoặc tăng lương cần đi kèm quyết định nội bộ do giám đốc ban hành và ký. 

Nếu có giấy tờ phát sinh giữa người lao động và doanh nghiệp thì cần phải làm 2 bản, 1 bản đưa cho người lao động và 1 bản sẽ lưu lại hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp làm căn cứ giải quyết các vấn đề sau này nếu có.

3. Hồ sơ nhân sự được lưu trữ như thế nào cho khoa học?

3.1. Tủ hồ sơ

Do phải lưu trữ một khối lượng thông tin lớn, do đó tủ hồ sơ cần được lựa chọn là tủ nhiều ngăn, có ngăn trên và hộc tủ dưới, có kích thước phù hợp để phân chia các tập hồ sơ. Tủ cần làm bằng kim loại chắc chắn, không quá cao để dễ dàng tìm kiếm và với tới.

Đối với văn phòng nhỏ thì nên làm tủ treo tường để tiết kiệm diện tích.

Nhiều doanh nghiệp lớn còn dành riêng một phòng để làm nơi cất và lưu trữ hồ sơ nhân viên.

3.2. Phân loại hồ sơ

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có vài hoặc vài chục nhân viên thì rất dễ dàng để quản lý và theo dõi hồ sơ. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có hàng trăm, hàng ngàn nhân viên thì việc lưu trữ và tìm kiếm lại trở nên rất khó khăn. Khi đó, các hồ sơ nhân sự này cần được phân loại và lưu trữ theo các mục hay chủ đề đặc trưng, riêng biệt để chia nhỏ thông tin tìm kiếm.

Phân loại theo chủ đề: Các chủ đề có thể chia như phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng marketing,...

Phân loại theo cụm: Trong cùng một chủ đề nên phân chia thành các cụm nhỏ hơn như các quý, các năm,...

Phân loại theo nhóm: Trong các cụm cũng có thể phân chia thành các nhóm nhỏ hơn nữa như nhóm quý 1, 2,....

3.3. Sắp xếp hồ sơ

Không chỉ phân chia, các doanh nghiệp cũng cần phải sắp xếp các hồ sơ này một cách khoa học:

Sắp xếp theo thời gian: Cần sắp xếp các hồ sơ theo thời gian mà nhân sự bắt đầu vào làm việc, theo thâm niên hoạt động.

Sắp xếp theo danh sách chữ cái đầu, các chữ bắt đầu giống nhau sẽ được xếp vào các vị trí gần nhau và theo thứ tự bảng chữ cái để dễ tra

Sắp xếp theo tính chất: Ví dụ như hồ sơ thường nên để canh nhau, hồ sơ mật nên để ở vị trí an toàn hơn và sâu hơn, hồ sơ chưa được giải quyết hay đã được giải quyết cũng cần được xếp theo các vị trí nhất định.

3.4. Lập danh mục

Bên cạnh đó, cần liệt kê một hệ thống lưu trữ hồ sơ cụ thể để dễ theo dõi. Nó như một tấm bản đồ để người tìm kiếm lọc theo thông tin cần tìm và tìm kiếm dễ dàng hơn.

Tạo danh sách danh mục, sắp xếp vào các cây thư mục trên máy tính và cập nhật thông tin thường xuyên.

3.5. Đánh dấu, lưu trữ hồ sơ trên excel

Có thể dùng bút để đánh số thứ tự ở các góc hồ sơ

In số thứ tự bên ngoài bìa của hồ sơ

Scan các hồ sơ tài liệu vào máy tính dưới dạng tập tin

Đưa các thông tin vào bảng Excel, đính kèm các chú thích về danh mục hay những chú ý để dẫn theo dõi.

Trên đây là tất cả các thông tin mà bạn cần biết về hồ sơ nhân sự. Mong rằng những tin tức tuyendung3s.com cung cấp sẽ hữu ích cho công việc hoặc lựa chọn ngành nghề của bạn nhé.