Hướng dẫn cách viết thư từ chối nhận việc chuyên nghiệp nhất

1. Xác định cấu trúc thư từ chối nhận việc

Thư từ chối nhận việc phải chuẩn từ cấu trúc, bao gồm các phần chính như sau:

- Thứ nhất, tiêu đề của thư: Bao gồm tên gọi đầy đủ của ứng viên và vị trí việc làm được mời.

- Thứ hai, lời chào đầu: Bao gồm thông tin người nhận và người gửi thư.

- Thứ ba, lời cảm ơn: Sự biết ơn và cảm ơn đến cơ hội mà quý công ty đã dành cho.

- Thứ tư, lời từ chối: Thông báo với nhà tuyển dụng rằng bạn không thể nhận công việc này, sau đó bày tỏ sự nuối tiếc của bản thân. Tại phần này, bạn không cần quá rõ ràng về lý do từ chối, nếu có, chỉ nên đề cập một cách ngắn gọn mà thôi.

- Thứ năm, lời kết: Bày tỏ lời cảm ơn và sự cảm kích một lần nữa về lời mời của quý công ty, ký tên kèm theo phương thức liên hệ.

Thư từ chối nhận việc sẽ hấp dẫn hơn nếu như bạn đề xuất thông tin về một ứng viên nào khác cho nhà tuyển dụng. Đó là cách bạn thể hiện được mức độ chuyên nghiệp và tính trách nhiệm của mình.

Xem thêm: Cách gửi CV xin việc qua Gmail để không bị nhà tuyển dụng ngó lơ

2. Thư từ chối nhận việc như thế nào là chuyên nghiệp?

2.1. Thời gian gửi thư

Ngay khi nhận được lời mời công việc từ các công ty, nhưng bạn đã có một sự lựa chọn khác hoặc một lý do nào đó. Hãy nên chuẩn bị mẫu thư từ chối nhận việc và đảm bảo chúng được gửi đến nhà tuyển dụng trong vòng 24 giờ để nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị công tác bổ sung nhân sự mới.

Gửi thư quá chậm sẽ gây mất thiện cảm, thậm chí làm mất đi cơ hội hợp tác với nhà tuyển dụng ở tương lai. Có thể bạn không nghĩ đến điều này, nhưng thực tế, rất nhiều trường hợp từ chối việc sau đó đã có cơ hội hợp tác ở tương lai một lần nữa với nhà tuyển dụng.

2.2. Nội dung của bức thư

Cách viết thư từ chối nhận việc chủ yếu về phần nội dung. Theo đó, thư nên có nội dung súc tích, ngắn gọn, không lòng vòng, đi thẳng luôn vào vấn đề là cách tốt nhất. Đặc biệt ở phần trình bày lý do tại sao bạn không thể nhận được công việc đó. Việc dài dòng sẽ làm mất thời gian của cả hai, đôi khi gây cảm giác khó chịu cho nhà tuyển dụng, họ sẽ nghĩ rằng bạn đang chê bai công ty.

Ngoài ra, nên chú ý về mặt sử dụng từ ngữ, giọng điệu khi viết thư từ chối nhận việc. Tuyệt đối đừng bao giờ sử dụng những lời lẽ tiêu cực hoặc khiếm nhã với nhà tuyển dụng. Kể cả khi lý do bạn không nhận việc xuất phát từ công việc hoặc nhà tuyển dụng đi chăng nữa. Tại sao ư? Bởi không chắc rằng bạn có thể muốn hợp tác với họ ở một vị trí khác hay chính vị trí này trong tương lai.

2.3. Trách nhiệm của ứng viên trong thư

Nếu sở hữu nhiều mối quan hệ, bạn có thể thể hiện trách nhiệm của mình sau khi từ chối nhận việc tại công ty. Đó chính là giới thiệu một ứng viên đủ năng lực và yêu cầu để thay thế vị trí này của bạn. Hành động này có ý nghĩa như một lời xoa dịu, khiến nhà tuyển dụng cảm thông cho bạn, vừa tạo cơ hội để nhà tuyển dụng không mất công sức tuyển chọn thêm một lần nữa.

Mặc dù vậy, hãy hết sức tinh tế và khéo léo khi giới thiệu người thay thế. Đặc biệt người đó phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, sáng giá, tiềm năng,...

Xem thêm: Làm đơn xin chuyển công tác dễ như ăn bánh không tốn nhiều công sức

3. Cách viết thư từ chối nhận việc chứng minh bạn là người chuyên nghiệp

Trong cách viết thư từ chối nhận việc, bạn cần có một vài bí quyết để không làm mất lòng nhà tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo một số bí quyết mà tuyendung3s.com gợi ý sau đây.

3.1. Gửi càng sớm càng tốt

Gửi thư càng sớm càng tốt, điều đó cho thấy bạn đang thực sự tôn trọng đến công sức và thời gian mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn. Dù không thể hợp tác với công ty dưới vai trò nào đó, nhưng bạn vẫn có trách nhiệm và sự tôn trọng nhất định cho thời gian, công sức cũng như các giải pháp thay thế để đảm bảo hoạt động, tiến độ làm việc của công ty không bị đảo lộn.

3.2. Cẩn trọng trong thái độ

Bạn được chọn và mời nhận việc, chắc hẳn trong mắt nhà tuyển dụng, bạn là người phù hợp nhất có vị trí công việc đó. Họ đã trải qua những vòng sàng lọc hồ sơ, CV xin việc, họ đã cân nhắc và tính toán rất kỹ giữa các ứng viên, và sau cùng họ đã chọn bạn. Rõ ràng đó là một cơ hội mà bạn nên tỏ thái độ trân trọng, thậm chí là cảm kích và biết ơn, đặc biệt là khi bạn đã không thể đồng ý với lời mời của họ.

Trong thư từ chối nhận việc, trước khi trình bày về lý do tại sao bạn không nhận được công việc, thì lời cảm ơn và cảm kích phải được nói trước đó. Như là một hình thức “rào trước đón sau”, để nhà tuyển dụng có thể cảm thông và không cảm thấy quá khó chịu với quyết định của bạn. Bên cạnh đó, lời cảm ơn chân thành cùng thái độ mà bạn thể hiện trong thư cũng phần nào duy trì và giữ vững mối quan hệ tích cực giữa hai bên.

3.3. Không nên dài dòng về lý do

Dài dòng về lý do vừa làm mất thời gian của bạn, của nhà tuyển dụng và gây cảm giác khó chịu cho người đọc. Như đã nói, nhà tuyển dụng có thể cảm thấy không thực sự hài lòng nếu một ứng viên cứ nói mãi về lý do mà họ không thể chấp nhận làm việc ở công ty.

Nếu bạn chưa chắc chắn về quyết định của mình, hãy khoan từ chối, bạn có thể suy nghĩ kỹ hơn hoặc làm một vài bài trắc nghiệm nghề nghiệp để xem mình có thực sự phù hợp với công việc đó. Sau lời cảm ơn, hãy trình bày hoặc đơn giản là thông báo về việc bạn không thể chấp nhận lời mời làm việc ở công ty.

Xem thêm: Tải mẫu bảng đánh giá công việc cá nhân miễn phí và hiệu quả

3.4. Tạo cơ hội để duy trì liên hệ

Những mối quan hệ trong công việc luôn luôn quan trọng. Vì biết đâu đó, trong tương lai, bạn có thể hợp tác với họ thêm một lần nữa. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng mà bạn đang từ chối cũng không quá khó khăn. Bạn có thể đề cập đến các vấn đề đã được nhắc đến ở buổi phỏng vấn, chẳng hạn như các hội thảo, sự kiện, chương trình mà cả hai bên đều có thể góp mặt. Nếu không có, bạn có thể để lại một lời chúc và mong muốn của bạn. Chẳng hạn như “Thật tuyệt khi đã gặp gỡ và biết đến quý công ty. Tôi mong rằng, chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác ở tương lai không xa.”

Từ chối một cơ hội mà bạn đã từng hy vọng chúng sẽ dành cho mình luôn là việc không hề dễ dàng. Tuy nếu bạn được biết cách biên soạn một email từ chối công việc một cách lịch thiệp, tế nhị và khôn khéo thì đó sẽ giúp bạn duy trì được vẻ chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng.

Thông qua cách viết thư từ chối nhận việc, hy vọng bạn vẫn sẽ để lại cho nhà tuyển dụng một ấn tượng khó quên dù không thể hợp tác với họ ở thời điểm hiện tại. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một công việc phù hợp hơn với bản thân, bạn có thể tìm đến sự trợ giúp của tuyendung3s.com nhé!