Cách gửi CV xin việc qua Gmail để không bị nhà tuyển dụng ngó lơ

1. CV là gì?

CV là từ viết tắt của Curriculum Vitae, thường được dịch là “sơ yếu lí lịch”. Vì thế, nhiều người sẽ nhầm lẫn CV với bản sơ yếu lí lịch tự thuật dùng để khai thông tin cá nhân, quá trình hoạt động, học tập, thông tin của người thân trong gia đình. Tuy nhiên, CV không được dùng vào mục đích đó. CV là một văn bản thống kê, tóm tắt về quá trình học tập, thành tích cá nhân, kinh nghiệm làm việc, kĩ năng liên quan đến vị trí ứng tuyển.

Một CV bình thường sẽ bao gồm các mục sau:

- Thông tin cá nhân: Bạn cần ghi họ tên, ngày tháng năm sinh, email và số điện thoại, tùy ngành nghề mà họ có thể yêu cầu bạn cung cấp đường link đến trang cá nhân của bạn trên các mạng xã hội như Facebook hay Instagram.

- Mục tiêu nghề nghiệp: Đây là phần để bạn thể hiện về những dự định, thành tựu bạn muốn đạt được trong công việc hoặc những kế hoạch để bạn thực hiện mục tiêu. Bạn có thể ghi mục tiêu ngắn hạn hoặc mục tiêu dài hạn để nhà tuyển dụng thấy bạn là người biết cách lập kế hoạch và biết cách xác định mục tiêu rõ ràng cho sự nghiệp lâu dài của mình.

- Trình độ học vấn: Bạn chỉ cần ghi quá trình học tập từ bậc cao đẳng hay đại học trở lên, nếu tham gia vào các khóa học chuyên môn, nghiệp vụ để bổ trợ cho công việc thì bạn có thể ghi vào CV.

- Kinh nghiệm làm việc: Bạn cần ghi rõ thời gian, tên tổ chức/doanh nghiệp, vị trí công việc đã từng làm và có liên quan đến vị trí đang ứng tuyển. Bạn có thể thay thế bằng các hoạt động ngoại khóa, hoạt động xã hội nếu có ít hoặc không có kinh nghiệm.

- Kĩ năng: Bạn nên đưa những kĩ năng có thể phục vụ cho vị trí đang ứng tuyển, các kĩ năng này thường là tin học văn phòng, giao tiếp, thuyết trình,…

- Chứng chỉ, bằng cấp: Bạn có thể cung cấp thông tin về các chứng chỉ ngoại ngữ, tin học hoặc các chứng chỉ, bằng cấp sau khi tham gia các khóa học chuyên môn nghiệp vụ có liên quan đến công việc.

- Thành tích cá nhân: Nếu từng đạt giải thưởng hay thành tích trong quá trình học tập thì bạn có thể cung cấp những thông tin đó cho nhà tuyển dụng được biết.

- Thông tin người tham chiếu: Đây là người giúp bạn xác nhận thông tin trong CV, phần này có thể có hoặc không.

2. Vai trò của CV trong quá trình tuyển dụng?

2.1. Bước đánh giá đầu tiên của nhà tuyển dụng về ứng viên

Nhà tuyển dụng sẽ có những đánh giá ban đầu về ứng viên thông qua các thông tin được ghi trong CV. Bạn và nhà tuyển dụng chưa gặp mặt nhau trực tiếp bao giờ nên họ chỉ có thể nhìn vào CV và đưa ra những nhận định sơ bộ về bạn. Mặc dù chỉ là những đánh giá sơ bộ nhưng nó cũng có tác động không nhỏ đến việc họ nhìn nhận bạn trong buổi phỏng vấn. Nhiều khi nhà tuyển dụng sẽ còn có những định kiến khó thay đổi về bạn nữa.

2.2. Giúp bạn xây dựng hình ảnh

Đối với một vị trí bất kì, sẽ có rất nhiều CV được gửi về nên sự cạnh tranh là khá lớn. Vì vậy, CV chính là công cụ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân. Có như vậy, nhà tuyển dụng mới chú ý đến bạn và cơ hội mới mở rộng hơn với bạn.

2.3. Là cầu nối giữa nhà tuyển dụng với ứng viên

CV là cầu nối giữa nhà tuyển dụng với ứng viên. Ứng viên sử dụng CV để thể hiện bản thân là người phù hợp với vị trí ứng tuyển. Nhà tuyển dụng cần xem CV để đánh giá, nhận định xem ứng viên có phải là người phù hợp với công việc hay không. CV là phương tiện để nhà tuyển dụng và ứng viên tương tác với nhau. Nhà tuyển dụng là người quyết định xem ai là người phù hợp để đi tiếp vào vòng phỏng vấn.

2.4. Cơ hội để bạn “tiếp thị” và “quảng bá” bản thân

CV không chỉ là một tài liệu để tìm việc mà còn là cơ hội để "quảng bá" bản thân, thu hút sự chú ý và thiện cảm từ nhà tuyển dụng. Khi họ đã quan tâm và ấn tượng với bạn, họ sẽ liên hệ và mời bạn phỏng vấn, và bạn sẽ thành công trong việc đó.

3. Giới thiệu sơ lược về Gmail

Gmail (Google Mail) là dịch vụ tạo email miễn phí hỗ trợ quảng cáo của Google sáng tạo. Bạn có thể truy cập Gmail bằng các thiết bị di động thông minh hoặc máy tính. Google bắt đầu chạy thử nghiệm Gmail vào ngày 1 tháng 4 năm 2024 cho đến ngày 7 tháng 7 năm 2024.

Dung lượng lưu trữ ban đầu của Gmail là 1GB, được đánh giá là cao hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh. Hiện nay, người dùng được dùng miễn phí 15GB và có thể nhận email có dung lượng tối đa là 50MB. Ngoài ra, bạn có thể gửi các tệp có kích cỡ lớn hơn nhờ sự hỗ trợ của Google Drive.

Các trình duyệt mà bạn có thể sử dụng Gmail bao gồm:

- Google Chrome

- Internet Explorer 5.5+

- Mozilla Application Suite 1.4+

- Firefox 0.8+

- Safari 1.2.1+

- K-Meleon 0.9+

- Netscape 7.1+

- Opera 9+

Hiện nay, Gmail hỗ trợ giao diện với hơn 40 ngôn ngữ và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho người sử dụng email. Gmail đang trở thành một trog những ứng dụng email được nhiều người sử dụng nhất trên thế giới.

4. Cách gửi CV xin việc qua Gmail để không bị nhà tuyển dụng ngó lơ

Thông qua những phân tích nêu trên, bạn có thể thấy được CV có vai trò quan trọng như thế nào trong khâu tuyển dụng. Nếu bạn muốn nhà tuyển dụng chú ý đến CV của mình thì trước hết hãy để thu hút các nhà tuyển dụng đọc email gửi CV của mình theo những gợi ý sau đây.

4.1. Địa chỉ email

Địa chỉ email là một trong những thứ nhà tuyển dụng nhìn thấy đầu tiên nên đừng vì lười nhác mà không bỏ ra vài giây tạo cho mình một địa chỉ email chuyên nghiệp. Khi tạo địa chỉ email, bạn nên cho tên mình vào trong đó, có thể kèm theo ngày sinh, tên viết tắt tiếng Anh của trường, khoa, chuyên ngành mình theo học. Bạn tuyệt đối không được dùng email có những từ ngữ, kí tự khó hiểu, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn không chín chắn và thiếu nghiêm túc. Bạn cũng không được sử dụng email mà công ty hiện tại cung cấp cho bạn vì nhà tuyển dụng cực kì không thích những ứng viên sử dụng tài sản chung của doanh nghiệp vào mục đích cá nhân.

4.2. Tiêu đề CV và file đính kèm

Nhà tuyển dụng một ngày phải đọc rất nhiều CV cùng các giấy tờ khác nên họ sẽ không thể nhớ hết được CV này là của ai, file đính kèm kia là ai gửi đến. Vì thế, bạn nên ghi tiêu đề file đính kèm là tên của bạn cùng với vị trí ứng tuyển. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn ghi tiêu đề CV và file đính kèm theo một cấu trúc nhất định thì hãy làm theo để họ tiện theo dõi. Trong trường hợp bạn có thắc mắc về tình trạng CV của mình, nhà tuyển dụng cũng sẽ tìm ra CV của bạn nhanh chóng và có phản hồi ngay cho bạn.

4.3. Tiêu đề email

Tiêu đề mail cũng là một trong những thứ đầu tiên đập ngay vào mắt nhà tuyển dụng, thường thì họ sẽ đưa yêu cầu viết tiêu đề email nên bạn cần tuân thủ đúng. Mỗi ngày nhà tuyển dụng cũng phải nhận rất nhiều email với rất nhiều công việc khác nhau nên tiêu đề email là thứ để họ nhận diện người gửi email là ai, mục đích là gì để sắp xếp và triển khai công việc. Nếu bạn để trống tiêu đề email, nhà tuyển dụng sẽ cho của bạn vào mục spam và coi như bạn đã để lỡ mất cơ hội của mình.

4.4. Nội dung email

Viết nội dung email không quá phức tạp và bạn chỉ cần bỏ một chút thời gian thôi thì tỉ lệ thành công của bạn sẽ nhiều hơn một chút. Bạn có thể viết nội dung email theo trình tự như sau:

- Bắt đầu bằng lời chào: Kính gửi + tên người nhận và ghi chức vụ của người đó nếu có thể

- Giới thiệu về bản thân: Nêu rõ họ tên, tuổi, tên trường đã tốt nghiệp

- Nêu rõ việc bạn biết thông tin tuyển dụng từ đâu: từ website tuyển dụng, thông tin trên mạng xã hội,…

- Tiếp theo, bạn cần viết về mục đích, mong muốn được nhận vào làm, những kinh nghiệm, kĩ năng phù hợp để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

- Cuối email, bạn cần khẳng định lại một lần nữa mình là người thích hợp với vị trí ứng tuyển và muốn được tham gia phỏng vấn. Sau đó thì bạn sẽ ghi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc email của mình và để lại thông tin liên lạc.

Đối với nội dung email, bạn không cần phải thực hiện những thao tác như in nghiêng, in đậm hay thay đổi màu chữ, những thứ đó không cần thiết. Nếu muốn thể hiện sự sáng tạo thì hãy dùng đến CV, thư ứng tuyển cùng những thứ khác đính kèm email.

4.5. Đừng chỉ gửi một bản CV

Bên cạnh một bản CV chỉn chu và chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng còn muốn thấy nhiều thứ khác ở bạn. Chính vì vậy, đừng chỉ gửi một bạn CV trong email mà hãy gửi kèm những tài liệu khác như sau:

- Cover Letter (Thư ứng tuyển/Thư xin việc/Đơn xin việc): Đây là một văn bản đính kèm trong các hồ sơ ứng tuyển, hồ sơ xin học bổng hay xin tham gia một chương trình ngoại khóa nào đó cùng với CV. Thư ứng tuyển được sử dụng để trình bày về lý do bạn muốn được nhận vào vị trí đang ứng tuyển. Bạn sẽ nêu thông tin cá nhân và kinh nghiệm làm việc nhưng đừng lặp lại những gì đã có trong CV mà chỉ chọn ra những thông tin đắt giá nhất để làm nổi bật bản thân mình. Thư ứng tuyển sẽ giúp bạn thể hiện được những gì chưa thể hiện trong CV. Trong một vài trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ đọc thư ứng tuyển trước khi đọc CV nên nó đôi lúc còn quan trọng hơn cả CV. Thư ứng tuyển với nội dung ngắn gọn, súc tích, có điểm nhấn ấn tượng sẽ chinh phục được nhà tuyển dụng.

- Hình ảnh cá nhân: Bạn có thể chèn hình ảnh vào CV. Lưu ý, bạn cần chọn một bức ảnh chụp chân dung nhìn rõ mặt, chất lượng tốt, không bị mờ, nhòe, thiếu ánh sáng, và chỉ có mình bạn xuất hiện trong hình. Bối cảnh khi chụp ảnh cũng phải phù hợp với từng vị trí mà bạn định ứng tuyển. Hình ảnh có thể sáng tạo, phá cách ở một giới hạn nào đó tùy ngành nghề (quảng cáo, thiết kế,…). Nếu bạn muốn chỉnh sửa ảnh cũng được nhưng đừng làm quá tay, phải đảm bảo nhà tuyển dụng có thể nhận ra bạn chính là người trong hình ảnh đã gửi.

- Portfolio (Sản phẩm cá nhân): Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc trong một số lĩnh vực như quảng cáo, thiết kế, marketing,…thì việc đính kèm sản phẩm cá nhân là rất cần thiết vì nó thể hiện phần nào năng lực và kinh nghiệm của bạn. Sản phẩm cá nhân có thể là bài viết, file thiết kế, hình ảnh của sản phẩm,…Tùy vào yêu cầu của nhà tuyển dụng mà bạn có thể sử dụng các định dạng như jpg; png hay pdf và có sự điều chỉnh kích cỡ file thích hợp vì Gmail thường hỗ trợ dung lượng các file đính kèm là 25MB. Bạn cần chú ý điều này vì nhà tuyển dụng không thể tải những file quá nặng vào máy tính được. Nếu họ không thể tải và xem được sản phẩm của bạn gửi trong email thì tỉ lệ thành công của bạn sẽ giảm xuống rất nhiều.

- Các tài liệu khác: Bạn có thể gửi kèm bảng điểm, chứng chỉ, bằng cấp để xác nhận thông tin. Đối với các tài liệu này, bạn nên đi scan thành file mềm và gửi dưới định dạng pdf chứ đừng lấy điện thoại chụp lại.

Bên cạnh đó, các bạn cần làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng khi gửi CV xin việc qua email. Nhà tuyển dụng sẽ loại ngay những người không làm theo hướng dẫn. Ngoài ra, các file CV và thư ứng tuyển cần được định dạng pdf để tránh bị lỗi phông chữ khi nhà tuyển dụng tải xuống và dùng máy tính của mình để đọc.

Bài viết trên đây đã giúp bạn biết cách gửi CV xin việc qua Gmail để không bị nhà tuyển dụng ngó lơ. Hy vọng với những gợi ý trên đây, bạn sẽ lọt vào vòng phỏng vấn và được nhận vào vị trí công việc mà mình mong muốn và yêu thích.