[MÁCH BẠN] Cập nhật cách ghi mẫu giấy tạm ứng chuẩn nhất

1. Định nghĩa về giấy đề nghị tạm ứng

1.1. Khoản tạm ứng là gì? Giấy đề nghị tạm ứng có ý nghĩa như thế nào?

Khi thực hiện nhiệm vụ của công ty, không phải lúc nào cũng là trường hợp kế toán thanh toán các dịch vụ, vật tư; có các khoản tạm ứng là tiền hoặc vật tư do công ty hoặc doanh nghiệp giao cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ tạm ứng để hoàn thành công việc. Giấy đề nghị tạm ứng có thể được hiểu là giấy dùng để xin sự xét duyệt từ công ty và là căn cứ xuất quỹ, cũng như dễ để kiểm tra.

1.2. Tìm hiểu về đối tượng tạm ứng

Người tạm ứng có thể là công nhân viên các cấp trong công ty hoặc doanh nghiệp, tuy nhiên đối với những đối tượng có nhu cầu tạm ứng thường xuyên (ví dụ như các nhân viên thuộc phòng hành chính kế toán – phòng cung ứng vật tư) thì giấy tạm ứng phải được chỉ định bằng văn bản và có sự cấp phép của ban lãnh đạo công ty.

1.3. Mục đích của giấy tạm ứng

 Đúng như cái tên của nó, giấy tạm ứng phục vụ cho mục đích tạm ứng trực thuộc các hoạt động sản xuất kinh doanh sản xuất hoặc giải quyết các công việc liên quan đến doanh nghiệp. Người lao động hoàn toàn cũng có thể tạm ứng lương bằng mẫu giấy tạm ứng này. Lấy một ví dụ cụ thể cho các bạn đọc dễ hình dung, ví dụ anh Trần Văn A là nhân viên phòng vật tư của công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ống thép ABC, ngày 25/6/2024 anh dự định sẽ có một chuyến công tác nước ngoài, chi phí ăn ở và đi lại cũng như chi phí mua hàng phục vụ cho chuyến công tác này anh A sẽ được phép làm giấy tạm ứng để nộp lên công ty. Để cho quý bạn đọc có thể hình dung rõ nét hơn, cuối bài này tôi sẽ có ví dụ hình ảnh mẫu giấy tạm ứng cụ thể.

1.4 - Trình tự xin tạm ứng

Trước tiên người cần tạm ứng ghi “Giấy đề nghị tạm ứng” sau đó chuyển Trưởng phòng (hoặc Trưởng bộ phận) kí. Kế tiếp là Kế toán trưởng kí và cuối cùng là Giám đốc duyệt. Giấy tạm ứng được chấp nhận là phải có đủ trình tự này.

Xem thêm: Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng bộ nội quy công ty hoàn chỉnh

2. Người đề nghị tạm ứng có trách nhiệm gì?

Trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng được quy định rõ ràng trong Khoản 1 Điều 21 Thông tư 133/2024/TT-BTC với những tóm tắt như sau:

• Đối tượng nhận tạm ứng (cá nhân hoặc tập thể) chịu trách nhiệm với công ty hoặc doanh nghiệp về số tiền đã được cấp tạm ứng và chỉ được sử dụng số tiền này cho mục đích được ghi trong phiếu tạm ứng. Số tiền này không được phép chuyển giao cho người khác sử dụng, nếu thừa hoặc thiếu so với thực tế phải được báo cáo rõ ràng qua bảng kê khai.
• Sau khi hoàn thành công việc được giao, cá nhân hoặc tập thể nhận tạm ứng phải lập 1 bảng với nội dung thanh toán tạm ứng (kèm theo các chứng từ gốc như phiếu mua hàng, vé tàu xe, vé máy bay đi lại nếu có) để thanh toán xong và dứt điểm theo từng khoản tạm ứng đã nhận. Nếu như có số dư chênh lệch dù thừa hay thiếu thì đối tượng nhận tạm ứng cũng phải ghi rõ trong bảng kê khai. Nếu khoản tạm ứng còn thừa mà người nhận tạm ứng cố tình không nộp gửi lại công ty thì số tiền đó sẽ trực tiếp trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Nếu khoản tạm ứng thiếu so với thực tế thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung.
• Tạm ứng kì nào tách riêng kì đó, phải thanh toán hoàn toàn dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận khoản tạm ứng kỳ sau. Phòng kế toán sẽ theo dõi và ghi chép sát sao, cẩn thận một sổ kế toán theo dõi chi tiết tài khoản tạm ứng và từng người nhận tạm ứng.

Xem thêm: Doanh nghiệp siêu nhỏ là gì?

3. Những nguyên tắc trong quản lý khoản tạm ứng

Người nhận tạm ứng là cán bộ nhân viên trực thuộc công ty, có thể là cá nhân hoặc cả một tập thể, một phòng ban. Những cá nhân hoặc tập thể này chịu trách nhiệm hoàn toàn về số tiền tạm ứng đã nhận của công ty và chỉ được dùng số tiền này để làm công việc được ghi trong giấy tạm ứng và được giám đốc phê duyệt. Bất kể số tiền tạm ứng bị thừa hay thiếu so với thực tế giải quyết công việc thì cá nhân và tập thể tạm ứng có phải giải trình rõ ràng bằng văn bản, nếu tiền thừa thì nộp lại quỹ. Nếu người nhận tạm ứng chia số tiền tạm ứng cho người khác thì hoàn toàn trái quy định của công ty.

Sau khi hoàn thành công việc tạm ứng, việc kê khai thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng phải được đối tượng tạm ứng thực hiện bằng việc kê khai một bảng Excel và nêu rõ từng khoản mục, giải trình rõ ràng số tiền đã dùng cho công việc là bao nhiêu và chênh lệch giữa số tiền thực tiêu với số tiền tạm ứng. Đặc biệt là mỗi giấy tạm ứng sẽ chỉ có thời hạn một lần, nghĩa là phải thanh toán hết khoản tạm ứng lần này thì mới được phép sử dụng khoản tạm ứng lần sau. 

Về phía kế toán, yêu cầu phải theo dõi kiểm tra giám sát từng người nhận tạm ứng một tiếp đó tiến hành ghi chép đầy đủ thông tin cần có trong mỗi lần tạm ứng.

4. Thủ tục và chứng từ tạm ứng

4.1. Trường hợp tạm ứng khi đi công tác

Hồ sơ chi tiết ghi chép về khoản tạm ứng phải có những thứ sau:

• Có địa chỉ cụ thể nơi đến công tác
• Dự trù kinh phí công tác
• Người được chỉ định đi công tác (họ tên – chức vụ - số điện thoại)
• Lịch trình đi công tác
• Hóa đơn vé tàu xe hoặc vé máy bay (nếu có)
• Giấy mời nhằm mục đích chi tạm ứng

4.2. Tạm ứng cho nhân viên mua hàng hoá vật tư

Trong giấy đề nghị mua hàng hoá, vật tư phải kê khai đầy đủ tên mặt hàng cần mua, đơn giá, số lượng cần mua để cấp trên trực tiếp có thẩm quyền liên quan phê duyệt. Sau đó sẽ liệt kê đầy đủ bảng báo giá và hợp đồng

Xem thêm:  Tìm hiểu cách tính doanh thu thuần chuẩn nhất hiện nay

5. Bộ hồ sơ thanh toán tạm ứng có gì?

Một bộ hồ sơ thanh toán tạm ứng đầy đủ gồm có những giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị tạm ứng (Nếu là tiền mặt cần có phiếu chi tiền, nếu là chuyển khoản cần giấy ủy nhiệm chi)
• Bảng kê khai đầy đủ chi phí trong chuyến công tác hoặc trong chuyến đi mua hàng hóa, xử lý sự vụ công ty
• Quyết định cử đi công tác: ghi rõ ràng nơi đi nơi đến, thời gian ở lại làm việc
• Bảng quyết toán công tác phí cước hành lý (nếu có).
• Những hóa đơn phục vụ mục đích tạm ứng (ví dụ: hóa đơn mua vé máy bay, hóa đơn đi lại trong chuyến công tác)

6. Mẫu giấy thanh toán tạm ứng mới nhất

 

7. Bạn đã biết cách viết giấy tạm ứng chưa?

Vieclam24h.net.vn xin hướng dẫn các bạn cách viết một mẫu giấy tạm ứng hoàn chỉnh theo hướng dẫn dưới đây:

- Ở góc trên, bên trái tờ giấy ghi rõ tên đơn vị (tên công ty, doanh nghiệp), tên bộ phận – phòng ban. Cá nhân hoặc tập thể xin tạm ứng viết một liên phiếu và ghi gửi Giám đốc doanh nghiệp hoặc Giám đốc công ty.

- Số tiền tạm ứng phải được ghi rõ bằng cả số và chữ.

- Ở phần lý do tạm ứng, cần ghi rõ mục đích của việc xin tạm ứng, ví dụ như “đi công tác”, “tạm ứng để mua hàng hóa, công cụ dụng cụ”…

- Thời hạn thanh toán: ghi rõ ngày tháng năm sẽ thanh toán khoản tạm ứng.

8. Ví dụ cụ thể

Như vậy, qua bài viết trên đây, tuyendung3s.com đã giải thích cho các bạn về mẫu giấy đề nghị tạm ứng, đối tượng tạm ứng cũng như quy trình, thủ tục, hồ sơ xử lý tạm ứng. Ảnh bên trên là vị dụ cụ thể của mẫu giấy tạm ứng, hi vọng các bạn sẽ biết cách làm mẫu giấy tạm ứng cụ thể cho bản thân mình để phục vụ công việc cá nhân và công ty.

Click vào đây để tải ngay mẫu giấy tạm ứng mới nhất cho doanh nghiệp:

mau-giay-de-nghi-tam-ung-1.doc

 Mau-giay-tam-ung-2.docx

 mau-giay-tam-ung-3.docx 

mau-giay-tam-ung-4.docx