Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng bộ nội quy công ty hoàn chỉnh

1. Nội quy công ty là gì? Tại sao phải cần có nội quy công ty

Mỗi công ty được yêu cầu thiết lập một bộ quy tắc công ty để quản lý cách hoạt động nội bộ của công ty. Những quy tắc này bao gồm việc bổ nhiệm, bãi nhiệm và quyền hạn của giám đốc, cũng như quy định về cuộc họp và quyền của cổ đông. Công ty có thể sử dụng quy tắc mô hình hoặc thiết kế quy tắc riêng khi thành lập. Khi đăng ký, bạn có thể tải lên bộ quy tắc công ty của riêng bạn hoặc chọn quy tắc mô hình. Nội quy công ty giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và mọi nhân viên phải tuân thủ bằng cách kí vào bản hợp đồng đồng ý với các quy định của công ty.

Cách tìm việc làm

2. Nội quy công ty xây dựng trên những nguyên tắc 

Để có thể xây dựng được nội quy công ty một cách đầy đủ nhất, chúng ta sẽ dựa vào 3 yếu tố sau. Đây được xem là bản lề cho các quy định của một công ty.  Những nguyên tắc rất ít khi nó chỉ tồn tại một mình ở một công ty nào đó mà thường được kết hợp để cho ra được một bảng nội quy hoàn chỉnh. 

2.1. Quy định và luật pháp nhà nước

Đầu tiên trước khi ra bất kì một nội quy ở tổ chức hay đội nhóm nào thì quy định và pháp luật luôn là tiêu chí đặt lên hàng đầu. Dẫu biết phép vua phải thua lệ làng tuy nhiên chúng ta vẫn luôn cần phải bám sát những quy định của nhà nước để tránh xa bản thân cũng như công ty của mình khỏi những rắc rối. Trong đó bộ luật lao động chính là những quy định cơ bản nhất để các doanh nghiệp dựa vào đó để xây dựng bộ nội quy cho riêng mình. 

2.2. Đặc điểm riêng của công ty 

Mỗi công ty sẽ làm việc ở một lĩnh vực khác nhau và sẽ có những đặc điểm chuyên biệt, vì vậy bảng nội quy không thể giống nhau hoàn toàn. Ví dụ như bảng nội quy công ty sản xuất sẽ không thể giống bảng nội quy của một công ty dịch vụ. Những đặc điểm riêng này khi đưa vào quy định nhằm đảm bảo giữ được bản chất của công ty và bám sát với cách hoạt động. Trong một vài trường hợp đặc thù thì trong nội quy công ty còn bao gồm cả việc giữ bí mật về dữ liệu thông tin khách hàng của như nhân viên. 

2.3. Nền tảng văn hóa và đạo đức

Văn hóa và đạo đức chính là một yếu tố thứ ba góp phần tạo nên bảng nội quy của một công ty. Cụm từ văn hóa công sở đã quen thuộc với rất nhiều người làm việc trong môi trường văn phòng. Văn hóa công sở chính là một đại diện điển hình nhất trong nội quy công ty. Nó bao gồm những điều phổ biến sau như: không đi làm muộn, không làm việc riêng, không gây mất đoàn kết, tôn trọng công nhân viên công ty, … Những điều này vừa thể hiện một dân văn phòng quy củ vừa thể hiện đạo đức và văn minh của con người xã hội hiện đại. 

2.4. Lưu ý kết hợp

Câu hỏi đặt ra là: nội quy công ty có nên dựa trên 100% những quy định của nhà nước không? Những quy tắc nơi làm việc có thể vượt quá các yêu cầu pháp lý cơ bản. Lý do là các chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo không muốn để lại bất cứ điều gì để giải thích. Nếu một người đàn ông và một người phụ nữ là bạn ở ngoài đường, và người đàn ông chào cô ấy bằng một nụ hôn lên má, thì không có gì sai hay bất hợp pháp với điều này. Tuy nhiên, tại nơi làm việc, một quy tắc không có loại liên hệ như thế này sẽ giúp ngăn chặn các vụ kiện quấy rối tình dục không mong muốn. Hãy tưởng tượng nếu người đàn ông trở thành ông chủ của người phụ nữ hoặc kiểm soát sự thăng tiến của cô ấy. Ngay cả nụ hôn vô thưởng vô phạt trên má cũng có thể được sử dụng để chống lại anh ta và công ty bởi một nhân viên bất mãn không được thăng chức.

Mẫu CV

3. Lợi ích của các nội quy công ty 

Theo nghĩa cơ bản nhất, lợi ích của các quy tắc và quy định trong kinh doanh là họ bảo vệ công ty. Bằng cách bảo vệ nhân viên, bạn bảo vệ công ty khỏi các vụ kiện. Tuân theo các quy tắc và quy định giúp nhân viên hiểu những gì được mong đợi ở họ và điều gì sẽ xảy ra nếu họ vi phạm các quy tắc. Nó làm cho một môi trường văn phòng ổn định, nơi mọi người cảm thấy an toàn khi đến làm việc, là chính mình và đi về công việc kinh doanh của họ. Kết quả là doanh thu ít hơn, làm việc nhóm nhiều hơn và tinh thần công ty cao hơn.

3.1. Đối với công ty 

Đối với công ty, điểm mấu chốt là lợi nhuận. Nó chi phí tiền để tuyển dụng và trên tàu người mới. Thiếu đổi mới hoặc không hiệu quả dẫn đến thời gian sản xuất chậm hơn, do đó doanh thu thấp hơn. Tinh thần công ty cũng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của nhân viên. Nhân viên hạnh phúc hơn không thường xuyên bị ốm hoặc đến muộn. Những người cảm thấy an toàn trong công việc sẽ nói chuyện với đồng nghiệp để giải quyết vấn đề nhanh hơn và hiệu quả hơn. Vì vậy, bằng cách mọi người tuân theo các quy tắc và quy định được truyền đạt đúng đắn, nhóm làm tốt hơn; do đó, công ty kiếm được nhiều tiền hơn.

3.2. Đối với khách hàng và nhân viên 

Khi nhân viên tuân theo các quy tắc và quy định, người tiêu dùng cũng được hưởng lợi. Lợi ích đầu tiên là làm việc với những nhân viên hạnh phúc hơn, ít căng thẳng hơn khi tiến hành kinh doanh với công ty. Lợi ích thứ hai là nhân viên cảm thấy thoải mái khi được bảo vệ và an toàn khi làm việc với công ty. Cả hai điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng, và cuối cùng, đến lòng trung thành của khách hàng. Khi khách hàng hài lòng, sẽ có ít khiếu nại hơn để giải quyết, từ đó tạo ra tinh thần công ty lớn hơn và chi phí ít hơn cho các vấn đề phục vụ. Nó làm giảm lợi nhuận của sản phẩm và tăng lợi nhuận, bởi vì lợi nhuận, kho lại và giao dịch với những khách hàng không hài lòng đi kèm với chi phí tài chính. Giảm và giảm thiểu các chi phí này giúp tăng lợi nhuận ròng chung.

Nó cũng cho phép khách hàng chia sẻ kinh nghiệm tích cực với bạn bè và gia đình. Tất cả những điều này giúp doanh nghiệp phát triển hiệu quả, và với một danh tiếng tích cực. Mọi người thích làm kinh doanh với các công ty mà họ tin tưởng và thích. Nếu nhóm của bạn tuân theo các quy tắc và quy định, đây là bước đầu tiên để xây dựng hình ảnh công cộng lớn hơn đó để thành công.

Việc làm Luật - Pháp Lý

4. Nội quy công ty có thể thay đổi hay không?

Nội quy công ty không phải là một thứ bất biến, nó có thể thay đổi theo từng ngày, từng tháng, từng năm sao cho ngày càng hoàn thiện và phù hợp nhất. Các điều khoản trong nội quy sẽ bị cắt giảm hoặc tăng đi dựa trên tình hình tuân thủ của nhân viên cũng như sự phát sinh trong quá trình làm việc. Một bảng nội quy công ty năm 2024 khác với nội dung công ty năm 2024 là điều đương nhiên. Điều quan trọng là những sự thay đổi ấy có thực sự đảm bảo những nguyên tắc kể trên hay không, hay có vô lý ở chỗ nào không. 

Người đủ thẩm quyền thay đổi nội quy công ty chính là ban lãnh đạo. bộ phận hành chính - nhân sự hoặc đôi khi có thể xuất phát từ những ý kiến đóng góp của nhân viên. Nếu bỗng nhiên có thêm một quy định mới, bạn đừng vội lấy đó làm nản lòng mà hãy coi đó chính là một cách để tôi luyện bản thành những nhân viên chuyên nghiệp hơn. Đó là một số những điểm cơ bản nhất của nội quy công ty. Đây là một điều quan trọng tương tự với chiến lược công ty bởi vì nó liên quan trực tiếp đến nhân tố nhân sự. Vì vậy, bạn cần phải hiểu rõ những điều này và trang bị cho mình những kiến thức tối thiểu khi đi làm việc ở bất kì đâu. Hoặc với những người đang trong lĩnh vực việc làm hành chính và việc làm nhân sự có thể dựa vào đây để xây dựng bộ quy tắc cho doanh nghiệp mình. 

Hi vọng rằng, bài viết trên có thể giúp các bạn có thêm những nhận thức đúng đắn về môi trường công sở.