Nhân viên văn phòng là gì và những thông tin không thể bỏ lỡ

1. Nhân viên văn phòng là gì, họ là ai trong doanh nghiệp?

Nhân viên văn phòng là gì tại sao lại có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp tới vậy được nhiều người quan tâm khi muốn lấn sân sang vị trí này. Nhân viên văn phòng chỉ những người công tác trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Trong tiếng anh, nghề nhân viên văn phòng là gì được nhiều người đặt câu hỏi. Nhân viên văn phòng trong tiếng Anh là  “Office Staff”, họ có mặt ở hầu hết các công ty dù là cơ quan nhà nước hay tư nhân, họ đều không thể thiếu. 

Nhân viên văn phòng sẽ thực hiện các công việc hành chính - văn phòng - văn thư trong doanh nghiệp.  Đây chính là bộ phận quan trọng, cốt lõi nhất trong các doanh nghiệp nhằm duy trì các hoạt động của công ty. Nhân viên văn phòng thực hiện mọi thủ tục từ giải quyết hành chính, lễ tân tới công tác hỗ trợ lao động cho nhân sự. Đồng thời khi cần thiết, người làm nhân viên văn phòng sẽ tư vấn tới lãnh đạo các yếu tố pháp lý. 

Thông thường trong doanh nghiệp, vị trí của nhân viên văn phòng được sắp xếp tại nơi thuận lợi nhất giữa các phòng ban. Điều này giúp mọi người dễ dàng trao đổi và người làm văn phòng có thể hỗ trợ các phòng ban một cách dễ dàng hơn.

2. Công việc nhân viên văn phòng là gì, vai trò có quan trọng không?

Trong doanh nghiệp, nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận nhiều công việc khác nhau tùy thuộc tính chất của doanh nghiệp. 

2.1. Nhân viên văn phòng thực hiện công việc lễ tân 

Nhân viên văn phòng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận và phản hồi cuộc gọi từ khách hàng, đồng thời tiếp đón và hướng dẫn khách hàng tới các bộ phận liên quan trong công ty.

Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng cũng là người lên kế hoạch và tổ chức cuộc họp, lịch công tác cho ban lãnh đạo công ty. 

Làm công tác văn phòng, bạn sẽ cần tham gia tổ chức các phong trào, hoạt động tập thể của doanh nghiệp sao cho phù hợp với văn hóa công ty.

2.2. Thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ

Hầu hết các công việc văn phòng sẽ liên quan tới giấy tờ, sổ sách. Nhân viên văn phòng thực hiện xử lý thông tin, phân loại giấy tờ và gửi tới các bộ phận liên quan. 

Với các tài liệu nội bộ phục vụ tra cứu thông tin, nhân viên văn phòng sẽ tiến hành bảo quản, lưu trữ đảm bảo nhất có thể. Đồng thời thực hiện lên kế hoạch hợp, lịch làm việc đảm bảo đúng lịch trình và khoa học nhất. 

Mẫu CV đơn giản

2.3. Thực hiện quản lý thiết bị và cơ sở vật chất của công ty

Nhân viên văn phòng thực hiện công tác quản lý, theo dõi chấm công cho nhân sự. Đồng thời đưa ra những giải pháp giúp công ty hoàn thiện hơn. 

Thực hiện công việc nghiệp vụ văn phòng bao gồm giải quyết giấy tờ, bảo quản thông tin…

2.4. Thực hiện công tác hậu cần trong công ty

Nếu đang thắc mắc công việc của nhân viên văn phòng là gì, câu trả lời dành cho bạn chính là thực hiện các công tác hậu cần.

Nhân viên văn phòng thực hiện cung cấp các thiết bị cho công ty, cho nhân viên khi có nhu cầu. Quản lý và thay mới văn phòng phẩm và đồ dùng khi có dấu hiệu hỏng hóc. Do đó, yêu cầu với nhân viên văn phòng là cần biết cách bảo quản cũng như phụ trách các thiết bị, văn phòng phẩm cho nhân viên.

Nếu bạn đang tìm kiếm vị trí nhân viên văn phòng, bạn cần phải nắm chắc hệ thống những công việc mình cần làm. Trên đây là những công việc cơ bản nhân viên văn phòng cần thực hiện. Tùy thuộc vào đặc thù từng doanh nghiệp khác nhau, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện công việc khác theo sự phân công.

3. Kỹ năng nhân viên văn phòng là gì để đáp ứng công việc?

Không chỉ riêng nhân viên văn phòng, bất cứ ngành nghề nào hiện nay cũng đều đòi hỏi những kỹ năng cần thiết đáp ứng yêu cầu công việc. Các kỹ năng của nhân viên văn phòng thường gồm: kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề,...

3.1. Giao tiếp, lắng nghe- kỹ năng quan trọng của nhân viên văn phòng

Không chỉ nhân viên văn phòng mà bất cứ công việc nào cũng cần kỹ năng này. Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng thăng tiến trong tương lai. Khi làm việc, bạn cần có sự linh động để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Kỹ năng lắng nghe giúp nhân viên văn phòng nhìn nhận sự việc cũng như tiếp thu được ý kiến của người xung quanh. Một khi bạn đã hiểu và tiếp nhận những điều người xung quanh nói, bạn sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm làm việc hơn. 

3.2. Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng - kỹ năng không thể thiếu

Khi bạn đã nắm được những công việc mà nhân viên văn phòng cần làm, bạn  sẽ thấy rằng hầu hết những công việc này đều cần tới các kỹ năng văn phòng để phục vụ cho công việc. Việc sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng như Word, Excel, Power Point… và các phần mềm khác là điều không thể thiếu. Nếu bạn có vốn ngoại ngữ phong phú, chúng sẽ giúp bạn dễ dàng thăng tiến nhanh chóng hơn trong tương lai. 

Xem thêm: Bí mật cách học Excel nhanh nhất hiện nay không thể bỏ qua

3.3. Giải quyết vấn đề - kỹ năng bắt buộc với nhân viên văn phòng

Khi làm việc chắc chắn công việc không phải lúc nào cũng suôn sẻ mà luôn có những khó khăn cần giải quyết. Đó có thể không phải vấn đề của bạn mà vấn đề trong doanh nghiệp. Khi đó, bạn cần biết cách giải quyết vấn đề sao cho khoa học và hiệu quả nhất mà không làm mất lòng ai cả. 

3.4. Học hỏi và tự rèn luyện - kỹ năng không thể thiếu của nghề văn phòng

Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng bởi chúng giúp bạn hoàn thiện bản thân một cách hoàn hảo hơn. Hãy học cách tiếp thu kinh nghiệm từ mọi người xung quanh, trau dồi thêm kỹ năng phục vụ công việc sẽ giúp bạn dễ dàng thăng tiến trong tương lai.

Hạn chế những điều tiêu cực, những hạn chế còn tồn tại và thay vào đó là rèn luyện khả năng tự tin cùng tư duy nhạy bén, sáng tạo. 

Xem thêm: Viết CV thực tập sinh nhân sự chuẩn, gia tăng cơ hội tuyển dụng

4. Những thách thức nhân viên văn phòng cần đối mặt?

4.1. Nhân viên văn phòng có mức lương không cao

Vị trí nhân viên văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay thường chỉ được nhận mức lương cứng. Trong khi những bộ phận khác như kế toán, nhân viên kinh doanh sẽ có thêm các khoản hoa hồng khác thì lương nhân viên văn phòng chỉ cao với những người có ngoại ngữ và năng lực.

Nhân viên văn phòng sẽ nhận mức lương cứng, ngoài ra mức lương này sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc được giao.

4.2. Chịu nhiều áp lực công việc          

Nhân viên văn phòng có thời gian làm việc cố định và thường xuyên làm việc với ban giám đốc. Nếu làm việc với những lãnh đạo khó, công việc của họ sẽ thêm phần áp lực. 

Họ vừa chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, văn phòng lại chịu sự phân công của ban lãnh đạo. Điều này không phải ai cũng có thể thực hiện được tốt.

4.3. Gặp nhiều rắc rối về sức khỏe

Đặc thù công việc văn phòng thường ngồi nhiều, ngồi sai tư thế khiến bạn mắc các bệnh về thoái hóa, đau đầu, béo phì, thậm chí là các bệnh về tim mạch,…  Thời gian tiếp xúc 8 tiếng liên tục với máy tính khiến người làm văn phong có nguy cơ mắc các bệnh về thị lực. Do ngồi trong phòng ít vận động và tác động của điều hòa khiến chị em phụ nữ có làn da khô và già trước tuổi. 

Do đó, khi làm việc bạn cũng nên dành thời gian để vận động. Đừng ngồi suốt 8 tiếng vì chúng ảnh hưởng nhiều tới xương khớp, mắt. Bổ sung nhiều nước cho cơ thể tuần hoàn và cấp ẩm cho da. 

Trên đây là những thông tin cơ bản trả lời cho câu hỏi nhân viên văn phòng là gì. Mỗi công việc đều có những đặc thù riêng với môi trường làm việc riêng, có nhiều thuận lợi và thách thức. Nếu đang tìm kiếm việc làmNhân viên hành chính văn phòng, hãy nhanh chóng ứng tuyển để tìm việc phù hợp nhất nhé!