Hồ sơ báo giảm BHXH cần những gì? Nộp hồ sơ báo giảm BHXH

1. Khái quát về Hồ sơ báo giảm BHXH

Hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội là tập hợp những giấy tờ có liên quan tới cá nhân người lao động, được sử dụng để có thể hoàn tất thủ tục trong việc báo giảm Bảo hiểm xã hội của người lao động đó đối với doanh nghiệp.

Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện sau khi người lao động nghỉ việc, sau khi đã hoàn tất hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp sẽ không tiến hành đóng tiền bảo hiểm xã hội cho cá nhân người lao động đã được báo giảm.

2. Hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội gồm những gì?

Trong bộ hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội sẽ cần những giấy tờ liên quan theo quy định, áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp cần chuẩn bị khi có nhân sự nghỉ việc không tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp đó nữa.

Tại điều 23 của Quyết định số 595/QĐ-BHXH đã đưa ra quy định rõ ràng về hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội cần những yếu tố như sau:

- Tờ khai về việc tham gia và điều chỉnh đối với các thông tin trong Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo mẫu TK1 –TS.

- Tờ khai thông tin về đơn vị tham gia Bảo hiểm xã hội, điều chỉnh đối với các thông tin Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo mẫu tờ khai số TK3 – TS.

- Danh sách những người lao động tham gia đóng BHXH tại doanh nghiệp theo mẫu tờ khai số D02 – TS.

- Bảng kê khai các thông tin cần thiết theo mẫu Tờ khai số D01 – TS.

Mỗi doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một bộ hồ sơ báo giảm BHXH để tiến hành nộp bộ hồ sơ lên các cơ quan Bảo hiểm xã hội chờ giải quyết theo quy định.

Hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội có thể được chuẩn bị dưới dạng hồ sơ bản cứng (hồ sơ giấy) hoặc là hồ sơ dưới dạng của hồ sơ điện tử.

3. Thủ tục thực hiện quá trình nộp hồ sơ báo giảm BHXH

Để thuận lợi nộp hồ sơ báo giảm BHXH thì mỗi doanh nghiệp sẽ cần tiến hành thực hiện theo thủ tục và trình tự cụ thể để đảm bảo thực hiện đúng với các quy định của Cơ quan BHXH.

Với hai dạng hình thức của hồ sơ báo giảm BHXH thì cũng có hai cách thức để các doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ báo giảm BHXH cơ bản.

Dưới đây sẽ là chi tiết hai cách thức để doanh nghiệp có thể tiến hành thực hiện việc nộp hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội:

3.1. Nộp hồ sơ báo giảm BHXH trực tiếp

Cách thức nộp trực tiếp thì các doanh nghiệp, người phụ trách nộp hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội sẽ phụ trách đến trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi mà doanh nghiệp đăng kí đóng bảo hiểm xã hội để có thể thực hiện việc báo giảm hồ sơ.

Bằng việc nộp hồ sơ báo giảm BHXH theo cách này thì những doanh nghiệp có thể kiểm tra lại các vấn đề trong quá trình nộp hồ sơ. Tuy nhiên cách này khiến cho các doanh nghiệp mất thời gian cho mỗi lần báo giảm BHXH.

Bởi vậy mà khi xã hội càng hiện đại hơn thì hình thức nộp hồ sơ trực tiếp không còn được áp dụng nhiều nữa. Thay vào đó thì doanh nghiệp áp dụng theo hình thức nộp hồ sơ báo giảm lao động theo cách trực tuyến, tức là nộp hồ sơ báo giảm BHXH điện tử.

Với hình thức báo giảm bảo hiểm xã hội trực tiếp thì các doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

- Bước thứ nhất: Doanh nghiệp cần nộp Hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội

Các công ty cần sẵn sàng đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu từ cơ quan Bảo hiểm xã hội khi muốn giảm BHXH để có thể đến trực tiếp trụ sở BHXH hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

- Bước thứ hai: Chờ cơ quan bảo hiểm giải quyết hồ sơ

Sau khi doanh nghiệp đã nộp hồ sơ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội thì sẽ chờ thời gian để cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ.

Thời gian mà Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ đã được quy định rất rõ trong Quy định tại Điều số 99 của Luật Bảo hiểm xã hội được ban hành vào năm 2024 với nội dung về thời hạn giải quyết hồ sơ báo giảm Bảo hiểm xã hội là 10 ngày.

- Bước thứ ba: Nhận về kết quả

Khi Cơ quan BHXH đã giải quyết xong hồ sơ thì sẽ gửi thông báo về việc báo giảm đến doanh nghiệp, thành công hay không thành công. Nếu báo giảm thành công thì các dữ liệu sẽ được cập nhật rõ ràng, đầy đủ trên hệ thống.

3.2. Nộp hồ sơ báo giảm BHXH trực tuyến

Hình thức nộp hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến được những doanh nghiệp áp dụng rất nhiều hiện nay. Đồng thời, các cơ quan Bảo hiểm xã hội cũng khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng theo cách này để tối ưu hóa được thủ tục và trình tự thực hiện đơn giản và nhanh hơn.

Theo đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành việc kê khai đối với việc báo giảm bảo hiểm xã hội theo hinh thức điện tử trên các phần mềm, sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số để có thể xác nhận và hoàn tất quá trình nộp bộ hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội tới cơ quan bảo hiểm xã hội.

Phần mềm điện tử hỗ trợ việc báo giảm bảo hiểm xã hội được dùng phổ biến hiện nay chính là phần mềm được cung cấp bởi Tổng cục Bảo hiểm xã hội.

Sau khi đã gửi hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành giải quyết trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội.

Hãy lưu ý rằng, các doanh nghiệp không được phép chậm báo về tình hình báo giảm Bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp nào chậm báo thì sẽ phải chịu trách nhiệm theo quy định của Luật Bảo hiểm.

Như thế, tuyendung3s.com vừa chia sẻ cho độc giả biết về hồ sơ báo giảm BHXH đầy đủ để có thể thực hiện đúng theo trình tự, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khi doanh nghiệp cần báo giảm Bảo hiểm xã hội. Hãy tuân thủ đúng quy định về thời gian báo giảm bảo hiểm xã hội cùng với việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin, giấy tờ trong hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội.