Các câu hỏi phỏng vấn vị trí Sales Admin và gợi ý trả lời

Công nghệ 4.0 trở nên phát triển, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều kinh doanh thương mại điện tử, Sales Admin liền trở thành một vị trí làm việc hot. Từ đồ dân dụng, nội thất, sản phẩm y tế, thiết bị máy móc đều có thể kinh doanh online. Admin đảm bảo các nhiệm vụ như đăng tải thông tin, trả lời tin nhắn khách hàng, chốt đơn, tổng hợp chuyển thông tin khách hàng cho bộ phận xử lý đơn hàng, giải quyết các khiếu nại đến từ khách hàng. Sales Admin làm việc qua máy tính, điện thoại thông minh trên các nền tảng website, fanpage, các sàn giao dịch điện tử và mạng xã hội.

1. Các câu hỏi thường gặp

- Câu hỏi về giới thiệu bản thân: Ứng viên sẽ giới thiệu qua về bản thân trong khoảng từ 1-2 phút về các nội dung: tên, tuổi/ năm sinh, trình độ học vấn (tốt nghiệp trường nào, hoặc đang đi học ở đâu), kinh nghiệm làm việc và những hoạt động xã hội, thành tích đáng kể của bản thân. 

- Trình độ học vấn: Phần này, ứng viên trả lời rõ hơn về trình độ học vấn của mình

- Kinh nghiệm làm việc: Hãy liệt kê tất cả những công việc có liên quan, liên quan một chút tới công việc bạn đang ứng tuyển. Đừng liệt kê theo kiểu: trước kia em có kinh nghiệm làm gia sư, bây giờ em ứng tuyển làm admin. Nếu thực sự chưa có kinh nghiệm, bạn cũng đừng quá lo lắng mình sẽ mất điểm, nhấn mạnh những thành tích bạn đạt được trong quá trình mình học tập trên ghế nhà trường bạn nhé. 

Xem thêm: CV mẫu tiếng Anh cho Sales - Hướng dẫn và ví dụ cho dân Sales

2. Các câu hỏi dành riêng khi tuyển dụng vị trí Sales Admin

- Bạn hiểu như thế nào về công ty chúng tôi? 

Câu hỏi muốn kiểm chứng về mức độ bạn mong muốn có được công việc ở công ty đến mức nào. Liệu bạn có bỏ hết tâm huyết cho vị trí này hay không?

Dành ra một vài tiếng trước buổi phỏng vấn để nghiên cứu lĩnh vực hoạt động, các chứng năng, tình trạng kinh doanh của công ty để nắm rõ hơn về công ty mình đang sắp làm việc. 

Gợi ý trả lời: 

Theo em đã tìm hiểu từ website cũng như fanpage của công ty, thì mình đang kinh doanh mặt hàng mỹ phẩm hàn quốc. Trong đó có 3 thương hiệu là Ohui, Whoo và Sulwhasoo. Công ty đã thành lập từ năm 2024, đến nay đã được 11 năm. Công ty chủ yếu hoạt động ở mảng bán buôn, một phần ít là bán lẻ nhưng vẫn chưa thực sự hiệu quả. Thị trường chủ yếu tập trung ở miền Bắc, đặc biệt là Hà Nội, và một số là ở miền Trung và miền Nam.

- Kinh nghiệm hoạt động và làm việc Sales Admin:

Gợi ý trả lời: 

Trước đó, em chưa từng có kinh nghiệm trong việc làm Sales Admin cũng như ngành hàng mỹ phẩm. Nhưng em đã từng làm nhân viên bán hàng trong một lĩnh vực khác. Và đặc biệt, em là người rất thích mỹ phẩm, đam mê với việc tìm hiểu các loại mỹ phẩm khác nhau. Nên em rất mong nhận được vị trí này. 

Em đã có kinh nghiệm làm Sales Admin nhưng là trong một ngành hàng khác, cụ thể là ở công ty X, chuyên kinh doanh mặt hàng đồ gia dụng. Năm vừa rồi em được nhận chứng nhận nhân viên xuất sắc vì đạt KPI cao nhất. Em tự tin rằng mình có thể làm tốt công việc này. 

- Theo bạn, người làm Sales Admin cần những tố chất gì? 

Người tuyển dụng muốn qua câu hỏi này đánh giá hiểu biết của bạn về công việc Sales Admin.

Gợi ý trả lời: 

Một người Sales Admin, ít nhất cần có kỹ năng viết, kỹ năng giao tiếp tốt. Do tính chất công việc đòi hỏi một ngày cần nhắn tin với rất nhiều khách hàng, phải làm sao tư vấn để họ có những sản phẩm phù hợp nhất chứ không phải giá trị nhất. Đảm bảo đúng đạo đức nghề nghiệp trong kinh doanh. Ngoài ra là các kỹ năng xử lý tình huống  và tin học văn phòng cũng không thể thiếu ở vị trí này. 

Bạn có thể trả lời thêm bản thân đã có điểm mạnh, điểm yếu nào trong các tố chất vừa được nêu để gây ấn tượng hơn với nhà tuyển dụng.

- Kỹ năng tin học văn phòng: 

Gợi ý trả lời:

Em giỏi làm việc trên máy tính, các ứng dụng mạng xã hội và tin học văn phòng như Word, Excel cũng như ứng dụng quản lý bán hàng như Sapo.

- Câu hỏi tình huống: Nếu có một bạn mua hàng, nhưng đến khi nhận hàng thì sản phẩm đã bị hỏng, đăng tải những thông tin không có lợi lên mạng xã hội gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp, bạn sẽ giải quyết như thế nào?

Gợi ý trả lời: 

Đây là điều cả hai bên bán hàng và mua hàng đều không mong muốn, chẳng ai muốn điều này xảy ra cả. Người mua đương nhiên sẽ không khỏi tức giận với việc bỏ tiền ra, chờ đợi và nhận được một sản phẩm không mong muốn. Người bán như chúng ta lại thắc mắc không biết là lỗi của mình, bên vận chuyển hay do chính khách hàng làm hỏng. Nhưng việc đầu tiên cần phải làm là xin lỗi khách hàng để họ nguôi cơn giận, và bày tỏ mong muốn sẽ giải quyết ổn thỏa vấn đề, mong khách hàng có thể nhanh chóng gỡ bài đăng xuống gây ảnh hưởng cho doanh nghiệp.

Những cửa hàng kinh doanh mỹ phẩm chuyên nghiệp và lâu năm như thế, chắc hẳn sẽ có một quy trình đóng gói hẳn hoi, có camera quan sát. Người bán sẽ cho bộ phận đóng hàng kiểm tra lại đóng gói. Nếu là lỗi do bên đóng hàng không cẩn thận, sẽ đền bù cho khách hàng một cách thỏa đáng. Và ngược lại, tiếp tục kiểm tra đơn vị vận chuyển, hình ảnh tới tay khách hàng có đúng như lúc đóng gói. Nếu được xác nhận hàng vẫn còn nguyên vẹn thì vấn đề đến từ khách hàng. Tiếp đó, xem video bóc hàng, tình trạng sản phẩm để tìm phương án giải quyết phù hợp nhất. Hãy bình tĩnh làm việc, lịch sự trong giải quyết vấn đề để đẹp lòng đôi bên. 

- Bạn còn muốn biết thêm thông tin gì không? 

Gợi ý trả lời: 

Hãy hỏi thêm về những nhiệm vụ của bản thân mà bạn thấy là chưa năm rõ trong toàn bộ quá trình phỏng vấn. Những thắc mắc về trang phục, giờ giấc làm việc, quy tắc nghỉ phép và những câu hỏi khác. 

3. Yêu cầu của một nhân viên Sales Admin

- Thứ nhất, kỹ năng xử lý tình huống: Những tình huống khó nhằn như trên đòi hỏi người làm Sales Admin phải thật bình tĩnh giải quyết vấn đề một cách triệt để, khéo léo để không làm mất lòng khách hàng cũng như lợi ích của công ty. 

- Thứ hai, kỹ năng tin học văn phòng: máy tính, điện thoại, web quản lý bán hàng, nền tảng mạng xã hội, website, excel là những kỹ năng tối thiểu của một người làm Sales Admin.

- Thứ ba, kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp, tư vấn, thuyết phục khách để lại thông tin liên hệ và mua hàng. 

- Thứ tư, kỹ năng viết: Viết những thông tin sản phẩm, những bài PR một cách thuyết phục nhất, chỉ cần nhìn thôi đã muốn mua ngay lập tức. 

- Thứ năm, chịu được áp lực công việc: Sales Admin thường bị áp doanh số, thời gian làm việc cũng khá căng thẳng trước màn hình máy tính trong nhiều giờ đồng hồ nên tạo tâm lý tốt, chịu được áp lực giúp họ giải quyết ổn thỏa các tình huống, gắn bó lâu dài với công việc. 

Tuyendung3s.com mong rằng bài tổng hợp các câu hỏi phỏng vấn Sales Admin vừa rồi sẽ giúp bạn vững tin hơn vào buổi phỏng vấn sắp tới.