[NỮ] NHÂN VIÊN TỔNG VỤ - QUẢN LÝ VĂN PHÒNG (VIỆT NAM)

Mô tả công việc

1.Quản lý: đơn hàng & giao hàng
- Quản lý PO, FCST và kế hoạch giao hàng cho khách hàng trong nước và nước ngoài.
- Theo dõi tình trạng PO, số lượng, thời gian giao hàng và tiến độ thực hiện đơn hàng.
- Lập và cập nhật kế hoạch giao hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
- Tạo EDI Invoice, Packing List và các chứng từ liên quan đến giao hàng/xuất hàng.
2. Quản lý khách hàng
- Theo dõi và xử lý email, yêu cầu và các vấn đề phát sinh của khách hàng trong nước và nước ngoài.
- Cập nhật, trao đổi và phản hồi thông tin cho khách hàng theo đúng thời gian yêu cầu.
- Theo dõi các yêu cầu, tài liệu và thông tin cần cập nhật trên hệ thống của khách hàng.
3. Báo giá & hợp đồng
- Lập báo giá cho khách hàng trong nước và nước ngoài.
- Quản lý, cập nhật đơn giá và các thông tin liên quan đến giá bán.
- Chuẩn bị hợp đồng và theo dõi các điều khoản, thời hạn và hồ sơ liên quan.
4. Công nợ & thanh toán
- Theo dõi công nợ AR/AP, kiểm tra hóa đơn và chứng từ liên quan.
- Lập kế hoạch thanh toán và thực hiện đăng ký/thanh toán qua ngân hàng.
- Kiểm tra bảng lương, theo dõi chi phí bảo hiểm và công đoàn.
- Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và thực hiện thanh toán theo quy định của công ty.
5. Quản lý hệ thống & dữ liệu
- Đã từng sử dụng và có kinh nghiệm làm việc trên các hệ thống NSRM, CPCEX và eCIMS.
- Cập nhật, kiểm tra và quản lý dữ liệu, chứng từ trên hệ thống khách hàng.
- Quản lý Mail Server của công ty: tạo/cấp tài khoản email, hỗ trợ lấy lại mật khẩu, khóa/mở tài khoản và quản lý quyền truy cập.
- Quản lý phần mềm Ecount: tạo/cấp tài khoản, quản lý quyền truy cập và thực hiện nhập liệu trên hệ thống.
6. ISO & Audit
- Quản lý hồ sơ ISO 9001 và ISO 14001.
- Chuẩn bị, cập nhật và lưu trữ hồ sơ phục vụ đánh giá, duy trì và gia hạn chứng nhận ISO.
- Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện Audit trên hệ thống của khách hàng.
- Chuẩn bị hồ sơ phục vụ Site Audit của khách hàng và nhà cung cấp, bao gồm EHS, QC và các tài liệu liên quan.
- Theo dõi, cập nhật và bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của khách hàng/auditor.
7. Môi trường, hóa chất & PCCC
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các báo cáo về môi trường, hóa chất và PCCC.
- Theo dõi, cập nhật và lưu trữ hồ sơ môi trường, hóa chất và PCCC theo quy định.