Mẫu biên bản làm việc được sử dụng phổ biến và cách trình bày

1. Thông tin khái quát về vai trò của biên bản làm việc 

Biên bản làm việc thường được sử dụng và có một vai trò vô cùng quan trọng tại các cuộc họp diễn ra giữa các doanh nghiệp với nhau nhằm ghi chép lại những thông tin quan trọng và thông tin các sự việc đã và đang diễn ra giữa các bên có liên quan. 

Biên bản làm việc có vai trò như là một cuốn sổ chứa đựng các dữ liệu đã diễn ra trong các cuộc họp đã được ghi lại để làm bằng chứng cho các công việc sau này. Dựa vào thông tin trong các biên bản làm việc tại các cuộc họp có thể nắm bắt được toàn bộ thông tin đã diễn ra và là một trong những nền tảng để thực hiện các công việc tiếp theo.

Xem thêm: Làm thế nào để viết mẫu báo cáo công việc thật chuẩn

2. Mẫu biên bản làm việc cần phải đáp ứng được những yêu cầu gì? 

Trong quá trình làm việc, trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp, các tổ chức, cơ quan khi lập biên bản làm việc cần đảm bảo theo đúng một số yêu cầu như sau: 

Thứ nhất: Tính chính xác và cụ thể trong các thông tin được đưa ra khi trình bày các thông tin có liên quan đến các số liệu, các sự việc, sự kiện đã xảy ra. 

Thứ hai: Yêu cầu đối với người thực hiện biên bản làm việc phải có những đánh giá mang tính khách quan, không bị các yếu tố ngoại cảnh hoặc cảm xúc mang tính chủ quan tác động. Người lập biên bản việc làm cần đảm bảo quá trình ghi chép lại các thông tin một cách đầy đủ, chính xác và khách quan nhất. 

Thứ ba: Yêu cầu về nội dung đối với biên bản việc làm cần được trình bày một cách rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. 

Thứ tư: Bố cục sắp xếp các mục nội dung trong một biên bản làm việc cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Các thông tin được trình bày phải đảm bảo tính chặt chẽ và có sự liên kết giữa các phần với nhau. Đặc biệt, nội dung biên bản làm việc phải bám sát vào tiến trình của phiên họp hoặc thời gian làm việc đó. 

Thứ năm: Ngôn ngữ diễn đạt trong biên bản làm việc cần được sử dụng một cách có chọn lọc và khéo léo trong cách diễn đạt sử dụng từ. Từ ngữ được trình bày trong biên bản việc làm cần đảm bảo tính hàm ngắn gọn, súc tích, không dài dòng và sử dụng các từ tối nghĩa gây khó hiểu cho người đọc. 

Và cuối cùng, một biên bản việc làm được lập ra phải đảm bảo tính đúng đắn, chính xác, đầy đủ thông tin không chỉ về mặt nội dung và còn về mặt hình thức. 

3. Một số lưu ý khi trình bày biên bản làm việc 

Để có thể tránh được những sai sót và các sự việc không đáng có có thể xảy ra thì trong quá trình ghi chép lại các thông tin trong biên bản việc làm bạn cần chú ý một số điều như sau:

- Nội dung cần trao đổi trong quá trình làm việc giữa các bên tham gia cần đảm bảo tính đúng luật, không vi phạm pháp luật. Đặc biệt các ngành nghề được bàn đến phải đảm bảo được tính hợp pháp, không nằm trong danh sách các ngành nghề bị cấm. ​

- Các thông tin là các ý kiến được đưa ra từ đại diện các bên tham gia cần được ghi chép lại nội dung nguyên văn và chú thích(nếu có)

- Ghi rõ về các thông tin được thống nhất giữa các bên tham gia để làm căn cứ chứng minh sau này. Người thực hiện biên bản làm việc ghi rõ thời gian thực hiện thỏa thuận. 

- Chữ ký và xác nhận của các bên tham gia: Sự xác nhận thông tin và đồng ý với các ý kiến được trình bày trong biên bản làm việc bao gồm các chữ ký của người đại diện cho các bên tham gia hoặc chữ ký của từng người tham gia phiên họp hay buổi làm việc đó. Sự xác nhận thông qua hình thức ký tên với ý nghĩa là tăng thêm tính trách nhiệm đối với các biên bản làm việc. 

Xem thêm: Việc làm thư ký - trợ lý

4. Nội dung chính và cách trình bày mẫu biên bản làm việc - các bước thực hiện

Bạn vừa đi tìm hiểu các thông tin cần về những thông tin khái quát, yêu cầu và các lưu ý cần thiết khi thực hiện mẫu biên bản làm việc. Vậy để biết cách trình bày biên bản làm việc sao cho hợp lý thì mời bạn cùng tham khảo phần nội dung ngay sau đây. 

4.1. Mẫu biên bản làm việc bao gồm những nội dung chính nào?

Trước khi đi vào trình bày biên bản làm việc một cách thực tế thì các nội dung chính trong một biên bản làm việc dưới đây bạn nên nắm được. Các nội chính trong một biên bản làm việc cần đảm bảo thực hiện theo đúng các nội dung sau: 

- Thời gian thực hiện biên bản làm việc và địa điểm diễn ra buổi làm việc/cuộc họp. 

- Thành phần - các đối tượng tham gia chính trong buổi làm việc đó. 

- Nội dung chính được thống nhất và thông qua tại buổi làm việc hoặc trong cuộc họp. 

- Thời gian buổi làm việc kết thúc 

- Số trang/số bản của biên bản làm việc được sử dụng trong quá trình diễn ra tại buổi làm việc đó. 

- Chữ ký xác nhận của các bên tham gia/ thành phần tham gia trong buổi họp

4.2. Hướng dẫn chi tiết cách trình bày biên bản việc làm 

Phần nội dung chính trong một biên bản làm việc có thể được chia ra làm 3 phần chính mở thân kết như sau: 

Phần mở đầu bao gồm các thông tin về Quốc Hiệu - tiêu ngữ viết hoa, bôi đen, căn về góc bên phải hoặc căn giữa (tùy vào mẫu biên bản bản mà bạn chọn để sử dụng) trong biên bản làm việc. Góc bên trái trên cùng ghi tên đơn vị lập biên bản làm việc, ghi rõ biên bản số bao nhiêu? Tiếp đến, tên biên bản làm việc và thông tin về thời gian và địa điểm diễn ra buổi làm việc/buổi họp cần trình bày biên bản làm việc. 

Phần thân/nội dung chính của mẫu biên bản làm việc: Ghi đầy đủ thông tin về thông tin về công ty và các thành phần tham gia của công ty đó. Trong đó thông tin về người tham gia bao gồm các  thông tin cần trình bày cụ thể như sau: Họ và tên đầy đủ của người tham gia, chức vụ và đơn vị làm việc của người tham gia. 

Bên cạnh đó, thành phần tham gia cần trình bày các thông tin đầy đủ như sau: Họ và tên, ngày sinh, quốc tịch, nghề nghiệp, địa chỉ và cuối cùng là các thông tin về chứng minh thư nhân dân cụ thể về số CMT nhân dân, ngày cấp và nơi cấp. 

Sau thông tin về thành phần tham gia là thông tin về nội dung được bàn tới trong buổi làm việc/ cuộc họp đó. Nội dung cuộc họp chính là phần thông tin được các bên có sự thỏa thuận và thống nhất với nhau sau khi đã đưa ra các ý kiến trước đó. 

Xem thêm: Mẫu phiếu xuất kho mới nhất và những lưu ý khi điền phiếu

4.3. Thời gian kết thúc biên bản làm việc và chữ ký xác nhận

Sau buổi làm việc và các ý kiến đã được các bên thống nhất người lập biên bản làm việc cần ghi lại thời gian kết thúc của buổi làm việc, ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm. Tiếp đến là phần thông tin về biên bản của buổi làm việc được chia ra làm các bản và số trang làm việc, được giao lại cho các bên tham gia. 

Phần thông tin bổ sung chính là nội dung tiếp theo trong biên bản làm việc. Ngoài các ý kiến đã được thống nhất, thỏa thuận và đưa ra trong bài viết thì trong biên bản làm việc còn có thêm mục nội dung về ý kiến bổ sung. Trong trường hợp các bên tham gia có ý kiến bổ sung thì người lập biên bản làm việc cũng cần phải ghi đầy đủ thông tin về ý kiến bổ sung này. 

Cuối cùng, Các bên tham gia trong buổi làm việc và người lập biên bản làm việc cần thực hiện ký và ghi rõ họ tên để xác nhận các thông tin trong biên bản làm việc trên là chính xác. 

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao công việc và những lưu ý bạn cần biết

5. Phân loại mẫu biên bản làm việc

Tùy theo mục đích sử dụng mà mẫu biên bản làm việc có thể được chia ra thành các mẫu biên bản làm việc như sau: 

Căn cứ theo mẫu số 02 của thanh tra, kiểm tra thuế thì còn có mẫu biên bản giải trình/bổ sung thêm các thông tin/ tài liệu. Mẫu biên bản này được thực hiện và có kèm theo thông tư số 28 năm 2024 của Bộ Tài Chính ban hành.

Thêm vào đó là mẫu biên bản làm việc số 09 của thanh tra/kiểm tra thuế với nội dung biên bản làm việc là cung cấp thêm thông tin. Tương tự như mẫu biên bản giải trình/bổ sung mẫu biên bản cung cấp thông tin này cũng cần được thực hiện và gửi kèm theo thông tư số 28 của Bộ Tài Chính. 

Do đó, ngoài mẫu biên bản làm việc được thực hiện trong các cuộc họp, công ty cũng sử dụng các mẫu biên bản để ghi lại quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước. 

Các mẫu biên bản không có tính pháp lý nhưng đó lại là một phương tiện/công cụ để các bên tham gia có thể thực hiện được đúng nghĩa vụ và trách nhiệm của mình. Thông qua các biên bản làm việc mọi thông tin được thực hiện một cách khách quan, minh bạch và rõ ràng hơn. 

Hơn nữa, việc lập ra các mẫu biên bản làm việc cũng sẽ giảm thiểu được tối đa các mâu thuẫn, tranh chấp, hiểu nhầm hay thậm chí là các xung đột trong suốt quá trình hợp tác và làm việc giữa các bên tham gia. Như vậy, có thể thấy vai trò của biên bản làm việc là vô cùng cần thiết trong quá trình làm việc giữa các doanh nghiệp và doanh nghiệp với nhà nước. 

Mẫu biên bản làm việc là một trong những thành phần không thể thiếu được trong các buổi làm việc, đặc biệt là trong các cuộc họp. Các câu trả lời trong bài viết có giúp bạn có thêm phần tự tin hơn khi trình bày mẫu biên bản làm việc trong công việc của bạn hay không? 

Hy vọng các thông tin cung cấp trong bài viết mẫu biên bản việc làm hữu ích cho công việc của bạn và giúp bạn có thêm những hiểu biết và nguồn kiến thức mới về mẫu biên bản làm việc.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu biên bản làm việc ngay sau đây.

mau-bien-ban-lam-viec.docx 

Mau-so-02-KTTT.doc 

Mau-so-09-KTTT.doc