Doanh nghiệp cần biết gì về hồ sơ tạm ngừng hoạt động kinh doanh

1. Sơ lược về tạm ngừng hoạt động kinh doanh

1.1. Tạm ngừng hoạt động kinh doanh được hiểu là gì?

Tạm ngừng kinh doanh là khi doanh nghiệp tạm dừng các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong trường hợp khó khăn để xoay vòng vốn, tìm kiếm nhu cầu thị trường, tái cơ cấu hệ thống kinh doanh, cải thiện lại hoạt động kinh doanh đang trì trệ,...Hoặc do cơ quan chức năng yêu cầu tạm ngừng để tiến hành điều tra, giải quyết vấn đề gì đó.

Trong thời gian này, doanh nghiệp không được phép kinh doanh, xuất hóa đơn, xuất hàng hóa, và nghiêm túc thực hiện theo các quy định của pháp luật liên quan đến tạm ngừng hoạt động kinh doanh.

1.2. Tạm ngừng hoạt động kinh doanh có lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trong những hoàn cảnh khó khăn đã kể trên, có thể do nội bộ, cũng có thể do ảnh hưởng từ thị trường, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn tạm ngừng hoạt động kinh doanh để giữ lại thâm niên hoạt động của công ty, giữ lại các chứng nhận về bảo hộ độc quyền thương hiệu, và cả các bằng sáng chế,...Những giấy tờ này sau khi doanh nghiệp hoạt động trở lại vẫn có hiệu lực bình thường.

1.3. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để đăng ký tạm ngừng kinh doanh?

Tại thời điểm muốn đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp vẫn còn nguyên mã số thuế mà chưa bị đóng do các sai phạm. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp bị đóng mã số thuế do không sản xuất kinh doanh tại nơi đã đăng ký trên giấy tờ, hoặc kinh doanh có dấu hiệu gian dối, không khai thuế đầy đủ, trốn thuế. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp sẽ không được phép đăng ký tạm ngừng kinh doanh. Nếu muốn thì doanh nghiệp phải thực hiện khôi phục mã số thuế đã bị đóng. 

Điều kiện tiếp theo là doanh nghiệp phải thông báo về việc tạm ngừng hoạt động của mình tới cơ quan đăng ký kinh doanh 3 ngày trước khi chính thức tạm ngừng. Nếu ngày 25/7 doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động, thì chậm nhất là 22/7 doanh nghiệp đã phải gửi thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh đã đăng ký trước đó.

2. Thủ tục đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh 

2.1. Tổng quan các bước

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 

Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ liên quan theo đúng những yêu cầu được quy định trong Luật Doanh Nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ đăng ký  tạm ngừng hoạt động kinh doanh tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh hoặc Thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, tức là nơi đã cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.

Bước 3: Sở Kế Hoạch Đầu Tư tiến hành điều tra, thẩm định  và thông báo kết quả cho doanh nghiệp

Sau khi nhận được bộ hồ sơ tạm ngừng hoạt động kinh doanh do doanh nghiệp cung cấp, Sở Kế Hoạch Đầu Tư sẽ thẩm tra và trả kết quả ngay sau đó nếu hồ sơ tạm ngừng kinh doanh hợp lệ. Còn nếu không hợp lệ sẽ được thông báo và trả lại.

Bước 4: Doanh nghiệp nhận giấy xác nhận do Sở kế Hoạch Đầu Tư cấp

Khi hồ sơ đã hợp lệ, Sở kế Hoạch Đầu Tư sẽ cấp giấy xác nhận về việc tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trên giấy xác nhận sẽ có đầy đủ tên, người đứng đầu, mã số thuế, trụ sở và thời gian tạm ngừng kinh doanh mà doanh nghiệp đăng ký.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế sau khi tạm ngừng kinh doanh

Đây là bước mà nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua vì chưa am hiểu và chưa được tư vấn về thủ tục đúng đắn. Thiếu bước này có thể dẫn tới việc nộp chậm tờ khai và có thể bị phạt nặng. 

Đối với các hồ sơ tạm ngừng kinh doanh mà chưa đủ quý hay năm. Doanh nghiệp sẽ phải tiến hành nộp các loại tờ khai thuế theo đúng với quy định của pháp luật

2.2. Hồ sơ tạm ngừng hoạt động kinh doanh gồm những gì?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại hình kinh doanh với quy mô khác nhau. Đối với mỗi loại hình này, pháp luật có những yêu cầu riêng về các loại giấy tờ khi nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh. 

2.2.1. Đối với công ty TNHH một thành viên

Như tên gọi của nó, công ty TNHH 1 thành viên chỉ có một các nhân hay tổ chức đứng đầu điều hành. Do vậy, quy mô của nó khá nhỏ, chỉ cần đáp ứng đủ 2 loại giấy tờ sau:

Doanh nghiệp tự soạn thảo quyết định tạm ngừng kinh doanh có chữ ký của chủ sở hữu 

Thông báo tạm ngừng hoạt động kinh doanh theo mẫu quy định

2.2.2. Đối với công ty TNHH hai thành viên

Đặc điểm của công ty TNHH hai thành viên sẽ có từ 2 đến 50 thành viên đồng sáng lập và đồng kiểm soát. Vì vậy, bồ hồ sơ của công ty này sẽ có thêm 1 văn bản nữa:

Doanh nghiệp tự soạn thảo biên bản họp hội đồng các thành viên liên quan đến việc tạm ngừng kinh doanh.

Doanh nghiệp tự soạn thảo quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên về việc tạm ngừng hoạt động kinh doanh sản xuất.

Thông báo tạm ngừng kinh doanh có thời hạn theo mẫu quy định

2.2.3. Đối với công ty cổ phần

Công ty cổ phần là công ty được góp vốn và điều hành bởi từ 3 cổ đông trở lên, nên bộ hồ sơ tạm ngừng công ty cổ phần sẽ có những dạng giấy tờ là:

Doanh nghiệp tự soạn thảo biên bản họp của hội đồng quản trị về việc tạm ngừng kinh doanh.

Doanh nghiệp tự soạn thảo quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị về việc tạm ngừng hoạt động .

Thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu quy định.

3. Những câu hỏi liên quan đến hồ sơ tạm ngừng hoạt động kinh doanh

3.1. Có cần làm thủ tục tạm ngừng hoạt động kinh doanh với cơ quan thuế không?

Câu trả lời là không. Doanh nghiệp không cần nộp báo cáo thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động mà chỉ cần báo cáo và nộp hồ sơ tại nơi đăng ký kinh doanh. 

Nhưng hãy lưu ý, nếu thời gian đăng ký tạm ngừng hoạt động không trọn tháng/quý/năm báo cáo, doanh nghiệp bắt buộc phải làm tờ khai thuế trong khoảng thời gian này.

3.2. Có thể nộp hồ sơ đăng ký qua mạng không?

Nếu bạn không có thời gian đến Sở Đầu Tư Kế Hoạch địa phương để nộp hồ sơ thì bạn cũng hoàn toàn có thể nộp hồ sơ tạm ngừng kinh doanh qua mạng rất nhanh chóng và đơn giản qua các bước sau:

Bước 1: Đấu tiên truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

và đăng ký tài khoản.

Bước 2: Điền đầy đủ và trung thực các thông tin hồ sơ được yêu cầu vào hệ thống đăng ký kinh doanh

Bước 3: Scan và đính kèm file đã chuẩn bị vào hệ thống

Bước 4: Chọn xác nhận và nộp hồ sơ.

3.3. Doanh nghiệp được đăng ký tạm ngừng hoạt động tối đa trong bao lâu?

Luật Doanh Nghiệp 2024 có quy định không giới hạn số lần tạm ngừng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng mỗi lần đăng ký tạm dừng không được vượt quá 1 năm.

nếu doanh nghiệp muốn đăng ký tạm dừng doanh động kinh doanh 4 năm thì phải đăng ký 4 lần, mỗi lần không quá 1 năm.

3.4. Thời gian xử lý hồ sơ tạm ngừng kinh doanh có lâu không?

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trực tiếp trao biên nhận cho doanh nghiệp để xác nhận việc gửi và nhận hồ sơ. 

Trong 3 ngày làm việc sau đó, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thẩm định và cấp giấy xác nhận tạm ngừng hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp nếu các giấy tờ hợp lệ. 

Bạn đã biết cách chuẩn bị hồ sơ tạm ngừng hoạt động kinh doanh cho loại hình doanh nghiệp của mình chưa? Đây không phải là thủ tục khó khăn và pháp luật cũng không giới hạn số lần tạm ngừng hoạt động liên tiếp. Chúc các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và không phải dùng đến biện pháp này.