HCNS là gì? Những thông tin thú vị mà bạn nên tìm hiểu chi tiết

1. HCNS là gì?

HCNS là viết tắt của hành chính nhân sự, đây là một bộ phận đảm nhiệm chức năng xử lý các vấn đề liên quan đến hai khía cạnh chính bao gồm nhân sự và hành chính. Cụ thể là HCNS sẽ xử lý những thủ tục hành chính, các công việc liên quan đến lưu trữ văn thư, thông tin người lao động của công ty hoặc giải quyết các vấn đề mà người lao động gặp phải.

Ngoài ra, những công việc mà HCNS cần làm như là quản lý, giám sát các kênh nội bộ của công ty, tổ chức các hoạt động dã ngoại, tổng kết. Khi doanh nghiệp có sự hạn chế về số lượng nhân sự thì HCNS có thể được kết hợp với bộ phận kế toán hoặc được gộp chung.

2. Công việc của bộ phận HCNS gồm những gì?

2.1. Công việc liên quan đến văn bản, hồ sơ hành chính

Trong hành chính, nhân viên sẽ phải thực hiện các công việc quản lý, xử lý và sắp xếp hồ sơ, tài liệu, văn bản của công ty theo cách khoa học nhất. Đồng thời, lưu trữ hồ sơ và văn bản ở cả dạng bản cứng lẫn bản mềm. Ngoài ra còn phải cập nhật dữ liệu, tin tức trong máy tính như thư đã gửi đi, thư đến, các khoản hợp đồng,... 

Nhân viên hành chính cũng phải phụ trách công việc tạo biểu mẫu để phục vụ cho các công việc quản lý, giúp quá trình điều hành diễn ra một cách trơn tru, mượt mà, nhanh gọn. Họ cũng là người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khi được cấp quản lý trên giao phó.

2.2. Công việc liên quan đến nhân sự trong công ty

2.2.1. Tuyển dụng nhân viên mới tiềm năng cho doanh nghiệp

Phòng HCNS sẽ phụ trách đăng tin tuyển dụng theo các tiêu chí của công ty. Sau đó, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, trả lời các câu hỏi thắc mắc liên quan đến công ty, xử lý những thư được gửi đến, lập tài liệu, giấy tờ. 

Tiếp đó, sắp xếp các cuộc phỏng vấn, cuộc họp hoặc hẹn mặt, đăng tin tuyển dụng, sàng lọc sơ yếu lý lịch và đơn xin việc của các nhân sự, tổ chức các sự kiện tuyển dụng. Cuối cùng là đánh giá năng lực ứng viên, soạn văn bản/thư từ xác nhận, tin tuyển dụng, email từ chối, liên kết với những nguồn cung cấp nhân lực (các trường Đại học, Cao đẳng, trung tâm đào tạo nghề,...) và giải quyết những vấn đề pháp lý liên quan đến việc tuyển dụng.

2.2.2. Theo dõi chấm công, tính lương

Bộ phận HCNS sẽ thực hiện công việc điểm danh, chấm công, quản lý việc nghỉ phép hay không phép, đi trễ hay làm thêm giờ, nghỉ việc của nhân viên. Từ đó lập ra bảng lương và thực hiện các chính sách đãi ngộ, phúc lợi, khen thưởng, phạt, kỷ luật cảnh cáo, chế độ đóng thuế, đóng bảo hiểm. Đồng thời xử lý các vấn đề thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong quá trình làm việc, giải thích và hỗ trợ, giải quyết các sai sót, khúc mắc về tiền lương, tiền công hoặc điều chỉnh báo cáo, phê duyệt các hóa đơn cần thanh toán.

2.2.3. Lưu trữ dữ liệu, hồ sơ của nhân viên công ty

Nhân viên HCNS cần phải cập nhật và thực hiện các phúc lợi cùng tình trạng tuyển dụng và hồ sơ của từng nhân viên lao động. Cất giữ hồ sơ liên quan đến khiếu nại, tranh chấp và đánh giá công việc, thực hiện các biện pháp kỷ luật, giám sát và điều chỉnh bảng lương, đưa ra các đề xuất, chỉnh sửa với cấp trên, thực hiện giấy tờ hỗ trợ chấm dứt hợp đồng hoặc tuyển dụng nhân viên.

2.2.4. Đào tạo ứng viên, phát triển nhân sự

Bên cạnh đó, HCNS còn phải lập kế hoạch và triển khai các hoạt động, các khóa đào tạo nhân viên với mục đích mở rộng kiến thức, nâng cao kỹ năng, trau dồi kinh nghiệm để áp dụng trong công việc, phụ trách việc xây dựng các giáo án đào tạo cán bộ nhân viên để mọi thứ đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch, đồng thời theo dõi và đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã triển khai và phổ biến nội quy, hướng dẫn nghiệp vụ, công việc chuyên môn cùng tuyên truyền, truyền thông văn hóa làm việc trong công ty, doanh nghiệp cho nhân viên mới vào.

Việc làm nhanh

Sau khi biết được những công việc cụ thể của HCNS thì bạn có thể dễ dàng tìm được việc làm hành chính và việc làm nhân sự tại các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Đây chính là mô tả chi tiết cho các việc làm HCNS sau này của bạn.

3. Các kỹ năng cần có ở nhân viên hành chính nhân sự

3.1. Kỹ năng quản lý

Để thực hiện công việc trong lĩnh vực quản trị nhân sự, bạn cần phải linh hoạt, nhanh nhẹn trong kỹ năng quản lý. Bạn cần phải biết cách nhìn người, đánh giá và phán đoán chính xác khả năng của ứng viên để phân việc cho phù hợp và quyết định xem có nhận ứng viên đó vào làm việc hay không. 

3.2. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp không chỉ quan trọng trong đời sống thường ngày mà trong công việc cũng quan trọng không kém. Với kỹ năng giao tiếp điêu luyện, người làm hành chính nhân sự sẽ phải động viên, khen thưởng, khích lệ hoặc phê bình nhân viên đúng lúc, đúng chỗ.

3.3. Kỹ năng lập kế hoạch

Với nhiều lần phải sắp xếp lịch trình công việc, bạn cần phải có kỹ năng sắp xếp công việc và lập trình kế hoạch để đảm bảo mọi việc diễn ra khoa học, thuận lợi, đồng thời phải biết dự đoán trước những vấn đề có thể gây cản trở cho kế hoạch để từ đó tìm ra cách giải quyết.

3.4. Kỹ năng làm việc nhóm

Một cá nhân sẽ không thể hoàn thành tốt công việc bằng một tập thể, nhất là với nghề HCNS thì lại càng cần chú ý vì bạn sẽ phải làm chung với nhiều người, chúng ta cũng cần những ý kiến đóng góp để hoàn thiện và sửa đổi tốt hơn thay vì chỉ một mực tuân theo ý kiến chủ quan.

3.5. Kỹ năng xử lý tình huống

Khi gặp những tình huống khó xử, nhân viên HCNS sẽ là người chịu trách nhiệm xử lý các chuyện đó, bạn cần phải rèn cách ứng biến nhanh nhạy để kịp thời xử lý những tình huống như vậy.

3.6. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục người khác

Với kỹ năng này, bạn sẽ thỏa thuận với nhân viên mới hoặc nhân viên cũ về mức lương và mức thưởng mà họ có thể nhận được sao cho có lợi cho cả đôi bên và đứng ra giảng hòa, giải quyết mọi xung đột, tranh chấp, thuyết phục cấp trên đồng ý với các đề xuất của bộ phận HCNS.

Xem thêm: CV Hành chính nhân sự

Mẫu CV xin việc online

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về ngành HCNS mà tuyendung3s.com đã tổng hợp lại được. Hy vọng bạn có thể nắm được khái niệm HCNS là gì cùng những công việc liên quan đến lĩnh vực này để chọn cho mình một lối đi đúng đắn trong sự nghiệp nhé.