Cẩm nang cách viết đơn xin việc nhân viên văn phòng

1. Lý do cần phải viết đơn xin việc nhân viên văn phòng

Hành chính văn phòng bao gồm các công việc yêu cầu bằng cấp, kinh nghiệm, chuyên môn cụ thể. Chính vì thế bất cứ ứng viên nào khi muốn ứng tuyển vào các vị trí tại văn phòng đều cần phải có một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ. Ngoài những tài liệu về sơ yếu lí lịch, bằng cấp liên quan thì điều không thể thiếu ở đây là đơn xin việc có thể đánh máy hoặc viết tay.

Đơn xin việc không những thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân ứng viên mà còn là cơ sở để nhà tuyển dụng căn cứ vào đó lựa chọn ứng viên. Bởi các thông tin cứng nhắc trên sơ yếu lí lịch chỉ đơn giản là để xác minh nhân thân của ứng viên còn toàn bộ các mục tiêu, kinh nghiệm làm việc của mỗi người sẽ thể hiện rõ nhất ở lá đơn xin việc. Nhà tuyển dụng thường chú ý tới những lá đơn xin việc trước khi quan tâm đến các thông tin cá nhân hay bằng cấp của bạn.

Có thể nói lá đơn xin việc sẽ thay cho lời chào hỏi và giới thiệu trước tiên của bạn tới nhà tuyển dụng nên tuyệt đối không được coi thường tầm quan trọng của nó. Và với một môi trường văn phòng, công sở thì lá đơn chỉnh chu, đầy đủ sẽ luôn là điểm mạnh của mỗi ứng viên đó.

Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng

2. Các nội dung trong đơn xin việc nhân viên văn phòng

2.1. Phần mở đầu đơn xin việc

Nguyên tắc đầu tiên của mỗi loại văn bản là phải có mục ‘Kính gửi’ để biết bạn đang gửi nội dung đó đến những đối tượng nào. Một lưu ý quan trọng là bạn cần phải viết chính xác tên công ty bạn ứng tuyển và bộ phận Hành chính Nhân sự của công ty đó để thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân.

Tiếp đến, nhiệm vụ của phần mở đầu là đưa ra những thông tin cá nhân cơ bản. Nội dung phần đầu không có gì mới lạ và làm khó bạn. Song, bạn cần biết sắp xếp các thông tin một cách phù hợp. Mở đầu bạn hãy giới thiệu những thông tin cơ bản về mình như Tên, ngày tháng năm sinh, chỗ ở hiện tại và số điện thoại liên hệ.

Sau khi đã có đầy đủ thông tin, bạn cần đưa ra lý do viết đơn là gì, từ đâu bạn có được thông tin tuyển dụng của công ty. Từ đó bạn cần nêu vị trí và bộ phận mà bạn muốn ứng tuyển.

2.2. Phần nội dung đơn xin việc

Trong phần nội dung, bạn cần nêu được các thông tin về mục tiêu phấn đấu, về kỹ năng cũng như kinh nghiệm mà bạn đã có. Trước hết bạn cần cho nhà tuyển dụng thấy mục tiêu phấn đấu, định hướng đối với vị trí mà bạn ứng tuyển là gì. Hãy để cho nhà tuyển dụng thấy bạn hoàn toàn chắc chắn với công việc bạn lựa chọn. Bạn đã có đủ thông tin về nó và bạn hoàn toàn tự tin với năng lực của mình.

Bạn cũng cần chắt lọc các nội dung về kinh nghiệm, kỹ năng sao cho các thông tin của bạn phù hợp với yêu cầu mà công ty đã đề ra. Bạn nên bắt đầu từ các kinh nghiệm làm việc cũng như kết quả của quá trình làm việc đó, sau đó là các kỹ năng mà bạn đã thành thạo nhất. Hãy để nhà tuyển dụng bị thuyết phục rằng bạn xứng đáng với vị trí này hơn bất cứ ai.

Cũng đừng quên nhắc lại cho họ biết về chuyên ngành mà bạn đã tốt nghiệp cũng như những thành tích mà bạn đã đạt được, đây cũng là một trong những điểm cộng giúp bạn vượt qua được các ứng viên khác.

2.3. Phần kết của đơn xin việc

Để kết lại lá đơn xin việc, bạn cần khẳng định lại một cách chắc chắn về quyết tâm làm việc của bạn. Tiếp đó cần đưa ra lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã đọc hết đơn xin việc của bạn và khéo léo hướng mạch cảm xúc của nhà tuyển dụng tới việc lựa chọn bạn và không quên lời nhắc để nhà tuyển dụng đưa ra một lịch hẹn phỏng với bạn.

Hãy kết thúc lá đơn bằng một lời cảm ơn chân thành là bạn đã hoàn thành xong lá đơn xin việc đầy đủ mà chuyên nghiệp rồi. Sau cùng hãy để lại một chữ ký kèm họ tên một cách chuyên nghiệp để cho nhà tuyển dụng thấy bạn đã kết thúc lá đơn của mình.

Xem thêm: Nhân viên văn phòng là gì và những thông tin không thể bỏ lỡ

3. Mẹo hay viết đơn việc nhân viên văn phòng

3.1. Sử dụng đơn xin việc viết tay

Với trình độ công nghệ thông tin của hầu hết các ứng viên hiện nay thì không ít người đã bỏ qua việc viết tay đơn xin việc mà thường chỉ gửi vài dòng mail giới thiệu đính kèm CV là xong. Bởi vậy rất ít người biết được rằng một lá đơn viết tay sẽ thể hiện được những nét riêng, cá tính của cá nhân đó và nhà tuyển dụng thường rất chú trọng đến những chi tiết như vậy. Hãy chau chuốt cho các câu từ có thể làm nổi bật cá tính của bạn nhưng cũng phải thật cẩn thận với cách dùng câu, từ sao cho phù hợp với môi trường văn phòng nhất.

Khi sử dụng lá đơn viết tay, bạn cũng cần chú ý đến việc bố trí, kiểm tra lỗi chính tả, và đặc biệt là đảm bảo rằng chữ viết phải dễ đọc và sáng sủa. Nhà tuyển dụng sẽ qua những lá đơn xin việc mà có thể đánh giá được mức độ cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc của bạn nữa đó. Còn với những bạn thực sự không có hoa tay, chữ viết tay không phải lợi thế của bạn thì một lời khuyên là bạn hãy viết đơn xin bằng cách đánh máy để không làm mất cảm tình từ nhà tuyển dụng nhé.

3.2. Làm nổi bật được nội dung chính của đơn xin việc

Suy cho cùng với mỗi lá đơn xin việc, nội dung quan trọng nhất vẫn là việc bạn có thể đưa ra được các lý do thuyết phục nhà tuyển dụng lựa chọn bạn. Mỗi ngày nhà tuyển dụng có thể đọc đến vài chục lá đơn xin việc nên tâm thế dễ bị ‘nhàm’ với những nội dung chung chung, hời hợt sẽ khiến cho nhà tuyển dụng có thể lập tức loại bỏ bạn. Để có thể trở nên khác biệt và gây ấn tượng được với nhà tuyển dụng, bạn cần nên bật lên điểm mạnh của bản thân, cũng là lý do để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn bạn.

Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự hot nhất nên đọc

3.3. Thành thật, trung thực với các thông tin đưa ra

Nhà tuyển dụng thường không thích những đơn xin việc quá đề cao bản thân, mục tiêu ứng viên đưa ra cũng quá viển vông, khiến cho nhà tuyển dụng cảm thấy bạn đang quá tự cao, không chân thành. Những ứng viên quá đề cao mình sẽ không biết hài lòng với các công việc được giao và thường sẽ không có tâm thế gắn bó lâu dài với công ty.

Những ứng viên không trung trực khi nói về các kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc của bản thân cũng sẽ khiến cho nhà tuyển dụng mất thiện cảm ngay từ những bước đầu. Bởi vậy, hãy dùng chính sự chân thành và trung thực của bản thân để thuyết phục hoàn toàn được nhà tuyển dụng nhé.

3.4. Trình bày đơn giản nhưng chuyên nghiệp

Một lá đơn chuyên nghiệp sẽ được thể hiện ngay từ chính cách trình bày, sử dụng màu bút cho đến các nội dung được đề cập đến trong lá đơn. Bạn không cần trình bày quá hoa mĩ, câu nệ nhưng vẫn cần tuân thủ các quy định về cách dòng, lùi dòng theo đúng mẫu trình bày văn bản hành chính. Lá đơn trình bày cùng một màu mực, không gạch xóa cũng chính là một điểm cộng cho bạn.

Nội dung các mục được trình bày lần lượt, rõ ràng, dễ hiểu sẽ giúp cho đơn xin việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, cũng là để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt được các thông tin của bạn một cách nhanh nhất.

Nhân viên văn phòng là những công việc có đặc thù, tính chất nghề nghiệp riêng, không giống với các công việc lao động phổ thông. Chính vì vậy, ngay từ cách viết đơn xin việc cũng phải thể hiện được chuyên môn và trình độ của người viết. Trên đây, tuyendung3s.com đã chia sẽ với bạn cách viết đơn xin việc nhân viên văn phòng đầy đủ, hiệu quả nhất.