Điều phối là gì? Một số đặc điểm của ngành điều phối

1. Điều phối là gì?

Theo từ điển tiếng việt, cụm từ “điều phối” tức điều động và phân phối.

Điều phối hay còn gọi là theo dõi, điều khiển tác nghiệp nhằm đảm bảo phối hợp công việc của những khâu riêng lẻ của doanh nghiệp và từ đó điều chỉnh nhịp độ sản xuất, công suất làm việc của doanh nghiệp.

Theo thực tế “ điều phối” là một ngành trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, công việc của điều phối là tổ chức sắp xếp và lập kế hoạch để mọi hoạt động công việc được đi vào trật tự và suôn sẻ, thuận lợi nhất, công việc thực hiện đúng tiến độ yêu cầu. Công việc của ngành điều phối cũng như đúng cái tên của nó, điều động nhân lực, phối hợp cùng thực hiện, lập kế hoạch chỉ đạo, quản lý người lao động một cách chặt chẽ nhất để năng suất, kết quả làm việc đạt được một cách cao nhất.

Là một điều phối viên, bạn phải biết cách sắp xếp công việc một cách hợp lý, phải có cái nhìn tổng thể, bao quát toàn bộ công việc. Luôn làm hết mình và phải có tố chất của một người quản lý. Hiện nay, nhu cầu tìm việc làm ngành điều phối viên đang được rất nhiều người quan tâm và thu hút một lượng lớn bạn trẻ tham gia học tập theo ngành. Vậy tại sao ngành điều phối lại có sức hút đến như vậy, chúng ta cùng nhau tìm hiểu sâu vào ngành điều phối nhé.

Xem thêm: Senior Executive là gì? Những vấn đề của Senior Executive

2. Tìm hiểu chung về điều phối

2.1. Công việc cụ thể của nhân viên điều phối

Tính chất công việc của một nhân viên điều phối rất phức tạp đòi hỏi nhân viên phải có tính sáng tạo, linh hoạt, nhạy bén trong công việc. Nhìn chung, công việc của một nhân viên điều phối được tóm tắt cụ thể và chi tiết qua hai giai đoạn để ta dễ dàng nhìn nhận tổng quát hơn.

• Công việc bên ngoài doanh nghiệp:

 Tìm hiểu, phối hợp cộng tác với các đối tác, công ty tổ chức liên quan tới công việc được giao. Nghiên cứu, tìm hiểu về đối tác, để đưa ra các biện pháp gắn kết với đối tác, phát triển lâu dài với doanh nghiệp.Nâng cao mối quan hệ với đối tác từ đó đưa ra các biện pháp công tác hỗ trợ tốt nhất cho dự án ủa hai bên

Với các đơn vị liên quan, chủ động tạo mối quan hệ, phối hợp thực hiện ăn ý, nhịp nhàng để đảm bảo công việc  diễn ra theo đúng định hướng vạch ra từ đầu;

Tìm hiểu, nghiên cứu mở rộng thị trường, để đưa sản phẩm của công ty quảng bá tới các chủ đầu tư, các doanh nghiệp lớn tạo điều kiện mở rộng thị trường cho doanh nghiệp, quảng bá hình ảnh, chất lượng sản phẩm cho doanh nghiệp mình

• Các công việc bên trong của những người phân phối viên:

Kết hợp ăn ý với các bộ phận liên quan, phối hợp thực hiện, kết hợp cùng nhau đưa ra phương án giải quyết làm việc tốt nhất, nhanh nhất và đạt hiệu quả tối ưu nhất

Thực hiện lập kế hoạch chi tiết đối với các dự án được chấp thuận. Lên kế hoạch một cách chi tiết, cụ thể để điều phối nhịp nhàng giữa các khâu trong doanh nghiệp, đảm bảo quá trình làm việc đúng tiến độ và phát huy hết công suất làm việc của mỗi bộ phận. Đồng thời quản lý, thực hiện, giám sát cũng như điều hành các công tác thực hiện đúng theo kế hoạch dự kiến.

Bên cạnh đó, các điều phối viên cần phải có cái nhìn rộng, có con mắt quan sát, và nắm bắt tình hình một cách nhạy bén. Phải biết lắng nghe, tiếp thu, ghi nhận tất cả các phản hồi, các kết quả thực hiện khi theo kế hoạch, để nhanh chóng, kịp thời sửa chửa, bổ sung, chỉnh đốn và thay đổi kịp thời kế hoạch làm sao cho phù hợp, ăn ý với quá trình thực hiện, phát huy những thế mạnh và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp phát triển một cách tốt nhất.

Thường xuyên lập ra các bản báo cáo công việc thực hiện, vạch kế hoạch. Từ những số liệu báo cáo có thể nhìn ra được tiến độ hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các phướng hướng tiếp theo để hướng doanh nghiệp tới mức độ hoạt động tốt nhất có thể.

Ngoài ra, các điều phối viên phải biết đánh giá năng lực của người lao động, lên kế hoạch nâng cao cho những công nhân dầy dặn kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng chuyên môn của người lao động với mục đích luôn hướng tới những điều tốt đẹp nhất cho doanh nghiệp.

Giám sát chặt chẽ từng khâu hoạt động, tôn trọng các ý kiến góp ý của tất cả mọi người, tiếp thu tất cả và thay đổi để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Tất cả các công việc của điều phối viên có ảnh hưởng rất quan trọng trong đến quá trình sản xuất, hoạt động của công ty, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy người gắn kết tất cả mọi người trong công ty đó chính là điều phối viên. Đảm bảo rằng các kết quả, hành động và công việc mỗi thành viên đều phải biết rõ về công việc. Tất cả các câu hỏi, hành động phải được giải quyết một cách nhanh nhất và hợp lý nhất.

Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn Logistics và gợi ý cách trả lời ăn điểm nhất

2.2. Một số kỹ năng cần có ở nhân viên điều phối

Do tính chất và khối lượng công việc của một nhân viên điều phối khá nặng, nên đòi hỏi ở nhân viên điều phối phải có rất nhiều kỹ năng cơ bản, hội tụ để bước vào hành nghề.

- Kỹ năng điều phối: và một điều dĩ nhiên ở nhân viên điều phối là phải có kỹ năng điều phối. Điều phối mọi công việc, chi tiết công việc theo đúng quỹ đạo , đẩy nhanh tốc độ và tinh thần làm việc của người lao động, giúp công việc phối hợp một cách nhuần nhuyễn. Bạn lúc này là trung gian giữa người lao động và công việc. Có thể thấy rằng, yếu tố điều phối là rất cần thiết để hành nghề, nếu bạn không có yếu tố đó, sẽ chẳng ai nghe bạn, khối lượng công việc sẽ càng ngày càng ngập trong biển và bị trì trệ không biết dến khi nào mới hoàn thành, và dẫn đến kết quả làm việc kém năng suất, ảnh hưởng tới doanh thu công ty. Chính vì vậy bạn cần có khả năng quan xuyến va hoàn thành một khối lượng lớn công việc.

- Kỹ năng hướng dẫn: Đây được xem là kỹ năng tất yếu của điều phối viên. Bạn cần phải có kiến thức chuyên môn thật tốt, khả năng nói dễ hiểu để mọi người xung quanh dễ hiểu nhất, tránh nói dài dòng, lan man không đúng trọng tâm. Hướng dẫn tức truyền đạt, chỉ dạy những kiến thức của mình cho người khác hiểu được và áp dụng. Kỹ năng này cần được tập luyện thường xuyên. Và hãy đảm bảo rằng, mình nói mọi người hiểu và làm theo đúng, bạn nói, mọi người không hiểu sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả làm việc và diễn ra những hệ quả không mong muốn chút nào. Vì vậy hãy thường xuyên luyện tập kỹ năng này nhé!

- Biết cách vận hành, phân phối, quản lý thời gian một cách hợp lý. Nếu bạn nắm bắt được tốt thời gian làm việc thì công việc sẽ đúng theo tiến độ dự kiến. Người thông minh là người giỏi nắm bắt thời gian và tận dụng chúng. Thời gian hoàn thành công việc phụ thuộc hết vào bạn, hãy đảm bảo rằng, mình luôn là người biết quản lý thời gian, bởi thời gian là vàng, là bạc, thời gian chính là tiền của chúng ta.

- Kỹ năng cuối cùng của một nhà điều phối viên, luôn luôn trau dồi kiến thức, cập nhật tất cả các kiến thức về truyền thông và công nghệ. Cập nhật để nắm bắt thị trường, tiếp cận với những điều mới nhất, thay đổi áp dụng cho doanh nghiệp của mình.Hiện nay người lao động rất thành thạo các công nghệ như facebook, zalo, wechat,... để kết nối mọi người lại gần nhau hơn, tạo cảm giác thân thiện ngoài giờ làm việc, cũng là hình thức thúc đẩy tinh thần người lao động hăng say làm việc, làm việc nhiệt tình hơn và từ đó công việc sẽ hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng sản phẩm kinh doanh cũng ngày một đi lên.

3. Thu nhập của ngành điều phối

Tùy tính chất công việc và tùy vào bạn làm điều phối cho công việc gì thì mức lương của bạn cũng khác nhau. Áp lực càng cao, mức lương thu nhập của bạn càng cao.

Ví dụ:

Đối với một nhân viên điều phối đơn hàng, công việc không mấy áp lực, căng thẳng nhiều. Nhiệm vụ của bạn là lên kế hoạch, bố trí, sắp xếp công việ sao cho hàng hó vận chuyển đên đúng nơi. Thậm chí, công việc này không đòi hỏi kĩ năng chuyên môn cao, nhẹ nhàng nên mức lương giao động từ 5 đến 6 triệu đồng trên tháng.

Với những ngành nghề như trong nhà máy, sản xuất: mức lương của bạn giao động từ 8 đến  9 triệu trên tháng,.. Tùy tính chất ngành nghề, quy mô của doanh nghiệp sẽ có những mức thu nhập linh động.

Với những ngành như điều phối giao hàng tiết kiệm: công việc của bạn kiêm thêm quản lý, phân công, bố trí công việc, vận chuyển hàng nên mức thu nhập có thể từ 9 đến 10 triệu trên tháng tùy vào quy mô của công ty.

Trên thị trường hiện nay, ngành điều  phối rất đa dạng cho các bạn lựa chọn như điều phối dự án, điều phối giao hàng, điều phối kho, vận hành,...Chính đặc thù đa dạng của ngành điều phối, cũng như mức thu nhập ổn định đã thu hút rất nhiều người lao động ứng tuyển.

Để tự tin ứng tuyển vào ngành điều phối của bất cứ một lĩnh vực nào trước tiên bạn phải am hiểu về công ty đó, hiểu biết điều phối là gì thêm vào đó là sự tự tin, bản lĩnh trước khi phỏng vấn thì việc ứng tuyển sẽ trở nên dễ dàng hơn với bạn. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các bạn trả lời được câu hỏi “ điều phối là gì?”, hiểu được phần nào về ngành điều phối và đưa ra quyết định của mình trước khi nộp hồ sơ phỏng vấn. hãy đưa ra những lựa chọn đúng đắn cho cuộc đời của mình. Cuối cùng, mong rằng các bạn luôn thành công trong mọi quyết định của mình.