Bảng chấm công, căn cứ trả lương hàng tháng cho người lao động

1. Đôi nét về bảng chấm công

1.1. Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công thực chất là bảng ghi nhận ngày làm việc, số giờ làm việc của bạn cũng như những ngày nghỉ của bạn, để người chủ lao động căn cứ vào đó đánh giá và trả lương cho bạn vào cuối tháng.

Trước đây, người ta dùng sổ chấm công để trả lương cho lao động vào cuối tháng, sổ chấm công là hình thức chấm công cũ, yêu cầu người chấm phải tự tay ghi chép sổ sách và tự thống kê sổ sách hàng ngày, điều này rất bất tiện cho người làm cũng như người lao động theo dõi ngày đi làm của mình.

Chính vì những rắc rối và phức tạp của sổ chấm công thì hiện nay đã có bảng chấm công giúp cho người quản lý cũng như người lao động có thể nắm bắt được công làm của mình dễ dàng hơn. Về bản chất, bảng chấm công và sổ chấm công là giống nhau, đều dùng để ghi chép ngày đi làm cũng như ngày nghỉ của người lao động, chỉ khác nhau về hình thức và cách làm.

1.2. Vai trò quan trọng của bảng chấm công

1.2.1. Đối với người lao động

Trước tiên, bảng chấm công có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động. Đối với những người trưởng thành mà nói, gánh nặng về cơm áo gạo tiền, gánh nặng gia đình quả thật rất lớn. Khi bắt đầu bước vào cuộc sống làm thuê, trở thành cái “máy” làm việc thì họ mới bắt đầu cảm nhận được sự vất vả. Bảng chấm công, là nơi mà ghi chép số ngày đi làm, số ngày nghỉ, cũng như những hôm làm thêm giờ của bạn. Để đến cuối tháng, bạn sẽ được trả lương đúng với những gì bạn làm.

Bảng chấm công cũng là công cụ để người lao động theo dõi công đi làm của mình, để đối chiếu vào đó xem mình đã được trả đúng lương hay chưa, nếu có sai sót thì cũng có căn cứ để giải quyết. Nó được coi là “bùa hộ mệnh” bảo vệ sự công bằng cho người lao động, để những khó khăn, vất vả của họ được đền đáp xứng đáng.

1.2.2. Đối với người thuê lao động

Bảng chấm công không những có ý nghĩa quan trọng với người lao động mà nó còn có ý nghĩa đối với người chủ lao động. Căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày, người chủ lao động sẽ tìm ra được những người có năng lực và có tâm huyết đối với công việc, từ đó có thể căn cứ xét thưởng thêm cho họ.

Bảng chấm công được sử dụng như một căn cứ để người chủ lao động quyết định việc trả lương cho người lao động một cách công bằng. Người ta có thể dựa vào bảng chấm công để tính toán lương cho từng người dựa trên số ngày đi làm và số ngày nghỉ mà không gặp khó khăn. Trong trường hợp có tranh chấp về tiền lương, bảng chấm công sẽ đóng vai trò như một "bằng chứng" để làm rõ vấn đề và giúp giải quyết mâu thuẫn một cách dễ dàng hơn.

2. Cách làm bảng chấm công đạt tiêu chuẩn

2.1. Lập bảng chấm công như thế nào?

Để làm được một bảng chấm công hiệu quả nhất, bạn cần phải xác định được công việc cần lập bảng chấm công, và những đối tượng trong bảng chấm công. Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin cũng như những phần mềm hữu ích cho con người, thì việc lập một bảng chấm công của bạn sẽ đơn giản hơn rất nhiều lần so với hình thức truyền thống cũ. Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp đều sử dụng cách lập bảng chấm công trên máy tính bằng word hoặc excel bạn cũng có thể sử dụng hai cách này để có thể làm bảng chấm công.

2.1.1. Làm bảng chấm công trên word

Làm bảng chấm công trên word cũng là một cách để có thể lập được bảng chấm công, cách này cũng khá thuận tiện cho người dùng, để người dùng không còn phải viết tay hay phải loay hoay tẩy xóa những dòng thừa nữa. Word cũng có chức năng chèn các cột, các hàng một cách đơn giản và dễ dàng.

Tuy nhiên, trong quá trình làm bảng chấm công, bạn cũng cần phải biết rõ về công việc đó để xem bao nhiêu hàng và cột, cân đối sao cho vừa ý nhất. Khi làm bảng chấm công trên word sẽ mất nhiều công đoạn hơn là trong excel.

Tìm việc ngay

2.1.2. Làm bảng chấm công trên excel

Việc làm bảng chấm công trên excel sẽ đơn giản hơn ở trong word vì trên excel đã có sẵn hàng và cột, chúng ta chỉ cần vạch ra những mục trước là được. Thật không quá khó để bạn có thể làm được một bảng chấm công trên excel đúng không ạ.

Để bảng chấm công của bạn thật sự hiệu quả thì trước tiên, bảng chấm công phải hoàn chỉnh, rõ ràng để mọi người xem đều hiểu. Điều này đòi hỏi người chấm công phải thật sự am hiểu về công việc đó cũng như nhân sự trong doanh nghiệp.

2.2. Quy ước ghi nhận trên bảng chấm công

Bảng chấm công hiệu quả không chỉ do cách trình bày hay thiết kế, mà còn cả cách chấm công nữa. Sau đây là một số quy ước đáng chú cho bạn về bảng chấm công.

2.2.1. Quy ước về ký hiệu

X: Biểu thị công theo ngày làm 8 tiếng hoặc theo ca (nếu ít hơn thì ghi số giờ vào)

P: Người lao động nghỉ phép có lương

L: Người lao động nghỉ lễ có lương

TC: Tăng ca vào ngày nghỉ, nếu ít hơn 8 giờ thì ghi rõ số giờ

TCL: Làm việc tăng ca vào ngày lễ, nếu ít hơn 8 giờ thì ghi rõ số giờ

NB: Người lao động nghỉ bù có hưởng lương

Nếu tăng ca ngày nghỉ, ngày lễ mà được nghỉ bù thì đánh TB không tính lương vì đã được tính lương NB. Số ngày nghỉ bù sẽ được ghi lại và theo dõi trên bảng khác.

2.2.2. Quy ước về giờ công

Các doanh nghiệp có thể quy ước giờ công với mức lương khác nhau. Dưới đây sẽ là một vài quy ước cho bạn tham khảo:

Ngày thường: Nếu làm ca sau 05 giờ thì số giờ làm thêm nhân 1.5, sau 09 giờ nhân 02

Chủ nhật: Lương nhân 1.5, tăng thêm giờ làm sau 05 giờ nhân 02, sau 09 giờ nhân 03

Lễ: Lương được nhân 03, lương làm thêm sau 05 giờ nhân 4.5

Các hệ số nhân này ghi vào dòng 09 tại các cột tương ứng

2.2.3. Một số quy ước khác

Ngoài ra, người lao động sẽ được hưởng một số phúc lợi như:

Phụ cấp xăng xe đi lại 01 ngày công

Phụ cấp tiền ăn trưa

Phụ cấp trách nhiệm công việc

Phụ cấp công trình bằng tỷ lệ % so với lương chính

Nếu làm tăng ca trên 03 giờ 01 ngày hưởng thêm phụ cấp tiền ăn tối. Số giờ quy định này ghi vào ô trong K43 bảng chấm công. Doanh nghiệp cũng có thêm một vài quy định riêng nhưng bắt buộc ghi rõ ràng phía dưới để nhân viên có thể nắm bắt được để tính toán đi làm cho đủ công và hưởng đúng quyền lợi của mình. Đây cũng là lưu ý nhỏ dành cho các bạn đang muốn tìm việc làm thêm để không bị bắt nạt nhé.

3. Các hình thức chấm công theo bảng chấm công

Có rất nhiều cách để chấm công, tùy thuộc vào từng đơn vị mà có những cách chấm công khác nhau.

- Chấm công theo ngày: Khi người lao động bắt đầu thời gian làm việc của mình tại nơi làm việc cho đến hết ngày, người đó sẽ dùng ký hiệu của mình để đánh dấu ngày hôm đó có đi làm.

- Chấm công theo giờ: Trong một ngày, người lao động được phân làm bao nhiêu việc và số việc họ đã hoàn thành thì họ chấm vào đó kèm với số giờ thực tế họ đã làm những công việc đó.

- Chấm công nghỉ bù: Khi nghỉ bù thì người lao động chấm công là “NB”, nhưng vẫn được tính lương thời gian làm trong lúc nghỉ bù đó.

Mặc dù hiện nay đã có nhiều phương pháp chấm công hiện đại thay thế bảng chấm công nhưng đây là cách làm chính xác và rõ ràng nhất để tính lương. Bảng chấm công vẫn được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp tư nhân hoặc các cửa hàng kinh doanh, sản xuất với quy mô nhỏ.

Hy vọng với những chia sẻ trên của tuyendung3s.com có thể giúp bạn hiểu đúng về bảng chấm công và nắm được những quy ước chung xoay quanh nó. Từ đó, bạn có thể áp dụng chấm công cho bản thân hoặc nhân viên của mình nhé.