Purchasing là gì? Cơ hội phát triển với nghề Purchasing hiện nay

1. Purchasing là gì?

Purchasing hay còn gọi là thu mua là một trong những hoạt động quan trọng trong một doanh nghiệp, tổ chức giúp cân đối ngân sách, thu chi. Ở khía cạnh thực tế thì công việc Purchasing (thu mua) sẽ phải chịu trách nhiệm thu mua các vật dụng cho khối văn phòng phẩm, các thiết bị dịch vụ khác để đáp ứng hoạt động tổ chức, cung cấp những thành phẩm giá trị cao nhất có thể. Vì vậy thứ tự các công việc cần làm của  một purchasing chính hiệu có thể kể đến như xây dựng kế hoạch thu mua, xác định và nghiên cứu các tiêu chuẩn, lựa chọn nhà cung cấp với giá thành hợp lý, phân tích giá trị, tài chính, mua hàng, thanh lý và quản lý hợp đồng cung cấp, kiểm soát bảo quản hàng tồn kho.

 Cũng như các phòng ban khác, không thể nào chỉ có một hay hai người đứng ra chịu trách nhiệm mà nó bao gồm cả một tổ chức hoạt động theo quy trình và mỗi cá nhân sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau. Vậy bộ phận thu mua gồm những ai và tương ứng với mỗi vị trí sẽ thực hiện công việc gì? Theo kết cấu tổ chức thông thường, bộ phận purchasing sẽ có giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. Giám đốc thu mua sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các hoạt động thu mua sản phẩm, hàng hóa.

Là người trực tiếp liên kết theo dõi với các phòng ban khác để nắm rõ được các vật dùng cần thiết cho công việc. Nhân viên thu mua và hành chính sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ và làm theo sự phân chia công việc của giám đốc đã đề ra. Từ tên gọi công việc này bạn có thể thấy một nhân viên thu mua phải chịu trách nhiệm liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp trong việc bàn giao tài sản và sản phẩm đúng chất lượng và đủ số lượng như đã quy ước trên hợp đồng thu mua. Các thủ tục, giấy tờ, văn bản chứng nhận thu mua phải hợp lệ theo đúng các điều khoản giữa các bên liên quan.

Còn đối với nhân viên hành chính sẽ là thực hiện xử lý các văn bản hợp đồng hồ sơ theo yêu cầu, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp và ghi chép, quản lý sổ sách về hàng hóa khi nhập và xuất về kho.

Purchasing về cơ bản sẽ có 3 vị trí chủ chốt trên và số lượng nhân viên sẽ tùy thuộc vào quy mô tổ chức. Để các hoạt động diễn ra suôn sẻ cần có sự phối hợp nhị nhàng từ các vị trí khác nhau trong phòng ban vì phải chịu giám sát và rất nhiều áp lực từ các đối tác thu mua trong việc đàm phán giá cả. Bên cạnh đó phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đã đề ra và theo dõi sát sao nhu cầu hàng hóa, dịch vụ công ty cũng như dự trữ hàng tồn. Các loại giấy tờ giao dịch cần rõ ràng cụ thể, hóa đơn có dấu dấu của các bên tham gia và luôn đối chiếu số lượng và chất lượng thực tế như đã cam đoan để hoạt động kiểm tra hàng hóa trở nên thuận lợi và đơn giản hơn.

Như vậy, bạn đã nắm rõ được purchasing là gì? Purchasing có những vị trí gì? Đây là những kiến thức cơ bản cần biết cho những ai muốn theo đuổi ngành nghề này. Và say đây mình sẽ đi sâu vào giải thích kĩ hơn về tính chất công việc cũng như kỹ năng cần có của một Purchaser (nhân viên thu mua), bạn đọc đừng bỏ qua nhé.

2. Công việc của cần làm của nghề Purchasing

Ở các tổ chức doanh nghiệp, bộ phận thu mua được phân chia làm 2 nhóm thường được gọi là Purchasing và Procurement. Đây là hai vị trí dễ bị nhầm lẫn vì công việc tương đồng, nhưng bạn cần nhớ rằng Purchasing sẽ phụ trách việc mua sắm các vật dụng văn phòng như máy tính, bàn ghế, vật liệu văn phòng... và các thiết bị khác phục vụ hoạt động của các phòng ban.

Khối lượng công việc của mỗi doanh nghiệp khác nhau nhưng các hoạt động căn bản của ngành này ở đâu cũng giống nhau, cụ thể công việc thu mua phải đảm bảo thực hiện:

• Nhận danh mục hàng hóa cần thiết mà các bộ phận khác yêu cầu.

• Nghiên cứu thị trường và tìm nhà phân phối tiềm năng, đáp ứng tiêu chuẩn sản phẩm mà công ty đề ra.

• Liên hệ và tìm hiểu thông tin hàng hóa của các nhà cung cấp

• Đến tận nơi cung cấp xem xét sản phẩm và đánh giá

• Tham khảo thêm hàng hóa ở các hội chợ siêu thị, chuỗi cửa hàng bán lẻ…

• Đưa sản phẩm cho các bộ phận liên quan dùng thử để xem về chất lượng và mức độ hoàn toàn có thể cung ứng của hàng hóa

• Xem xét so sánh các sản phẩm từ các nguồn cung cấp, từ đó chọn nhà phân phối có sản phẩm phù hợp về chất lượng và giá thành.

• Đàm phán về giá cả và tiến hành thu mua thanh toán

• Theo dõi hàng hóa trong quá trình bảo quản và sử dụng, nếu có lỗi thì khiếu nại và nhận bồi thường từ phía bên cung cấp.

3. Kỹ năng của một nhân viên thu mua

Để có thể phát triển với nghề này, một nhân viên thu mua phải chuẩn bị cho mình rất nhiều kĩ năng và có rất nhiều năng khiếu như  khả năng nhạy bén, am hiểu thị trường, quản lý tài chính, giao tiếp, đàm phán thuyết phục và có óc sáng tạo, luôn đổi mới.

Kỹ năng đầu tiên trực tiếp liên quan đến công việc này là am hiểu thị trường. Thị trường kinh tế ngày nay đầy biến động và thay đổi, một nhân viên thu mua giỏi chuyên nghiệp cần có sự hiểu biết về sản phẩm bên mình phụ trách và các nhà cung cấp mình sẽ hợp tác trong tương lai. Bạn không thể mua thứ gì đó mà không quan tâm, xem xét kỹ về chất lượng và những lợi ích nó đem lại cho doanh nghiệp, từ đó mới dễ dàng đưa ra những chính sách, điều kiện cụ thể phù hợp cho cả hai bên. Bên cạnh đó, khả năng dự đoán xu thế phát triển thị trường là một thành tố cần được rèn luyện và học hỏi như nhu cầu doanh nghiệp, khách hàng tìm kiếm mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ hợp lý nhất, loại bỏ những mặt hàng chưa đáp ứng tiêu chuẩn.

Với thị trường mua bán cạnh tranh ngày càng khốc liệt, cá nhân thành công nhất phải biết kết hợp kỹ năng thu mua truyền thống với kỹ năng xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác thu mua – nghe, hiểu, giao tiếp, đồng cảm. Là người trực tiếp làm việc, trao đổi với các nhà cung cấp, không chỉ lắng nghe thuyết phục mà bạn cần phải quyết đoán và cứng rắn không để cảm xúc chi phối dù nhà cung cấp đang trong tình trạng thế nào, khéo léo đưa ra các điều kiện thuận lợi cho công ty mình. Đàm phán một cách rõ ràng,  rành mạch sẽ tạo được thiện cảm, sự tin tưởng của đối tác, từ đó hoạt động thu mua sẽ diễn ra nhanh chóng dễ dàng hơn.

Để trở thành một nhân viên thu mua giỏi, việc cập nhập tin tức, nguồn hàng, khảo sát giá và cập nhập tin tức, biến động thị trường là một điều rất quan trọng. Tất cả những biến động, khủng hoảng, các sự kiện thế giới và chính sách ưu đãi có ảnh hưởng không hề nhỏ đến việc trao đổi, mua bán hàng hóa. Vì vậy, nhân viên thu mua cần năm bắt kịp thời để linh động, thay đổi kế hoạch và đưa ra các giải pháp cho những tình huống nan giải nhất.

Hiện nay, nhân viên thu mua là vị trí được khá nhiều người ứng tuyển, cùng với rất nhiều ngành nghề công việc khác như kế toán, nhân viên kho, nhân viên bán hàng… Mỗi vị trí đòi hỏi những kỹ năng về chuyên môn và trình độ khác nhau, đặc biệt công việc thu mua cũng giống như nhân viên kế toán cần đòi hỏi sự chính xác, cẩn thận và tỉ mỉ. Nếu bạn đang theo đuổi lĩnh vực này, hãy luôn trau dồi, học hỏi và cập nhập kiến thức mới để trở thành một nhân viên thu mua giỏi trong tương lai nhé.

4. Tiềm năng và cơ hội phát triển của một chuyên viên thu mua

Tại sao bạn nên cân nhắc lựa chọn nghề thu mua?

Là một người cung cấp hàng hóa, bạn đang ở một vị trí cực kỳ quan trọng trong công ty. Những năm về trước, nhiều người không đánh giá cao tiềm năng công việc này vì chỉ hoạt động đằng sau hậu trường thu mua không có nhiều áp lực và trách nhiệm. Nhưng thực tế đã cho thấy các doanh nghiệp có hoạt động tốt và suôn sẻ hay không, lại không thể thiếu những chuyên viên thu mua đem lại những sản phẩm tốt nhất và tối ưu hóa ngân sách cho công ty. Vì vậy hiện nay, nghề thu mua đang được săn đón mạnh mẽ trên toàn thế giới và có thể đạt một vị trí cao hay mức lương cao trong công ty. Cho dù đó là tìm nguồn cung ứng hàng hóa trong nước, địa phương hay hoạt động trên chuỗi cung ứng toàn cầu, thu mua các nguồn tài nguyên cho doanh nghiệp với chi phí hợp lý là điều hết sức cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn và đang chịu ảnh hưởng bởi nhiều thiên tai, dịch bệnh như hiện nay.

Những năm gần đây với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, người thu mua và nhà cung cấp dễ dàng tiếp cận và trao đổi với nhau. Đó là cơ hội cũng như thách thức to lớn cho những bạn mới bước vào nghề. Cơ hội nhiều, cạnh tranh càng nhiều, nhưng với kiến thức logistics trong tay, khả năng lĩnh hội, nhanh nhạy trong nền kinh tế mở sẽ giúp bạn nhanh chóng phát triển và trở thành một purchaser (nhân viên thu mua)  tiềm năng trong tương lai.

Trên đây là những nội dung cơ bản để bạn nắm rõ khái niệm Purchasing là gì và đi tìm câu trả lời cho việc bạn có phù hợp và thật sự hứng thú với ngành nghề này hay không? Hi vọng với những chia sẻ tuyendung3s.com, bạn đã có những kiến thức hữu ích, tự tin theo đuổi và phát triển với lĩnh vực đang rất hot này.