Viết email gửi cv bằng tiếng Anh nhanh gọn lẹ nhất hiện nay

1. Các bước chuẩn bị để viết email gửi CV bằng tiếng Anh

1.1. Kiểm tra tên email

Kiểm tra tên email là bước đầu tiên để bạn có thể thực hiện thành công viết email gửi mau CV bằng tiếng Anh tới đối tượng mà mình mong muốn, có thể là nhà tuyển dụng.

Hầu hết những email hiện nay được sử dụng chủ yếu từ thời còn đi học nên thường mang theo những nickname, những con số,… dẫn tới khó đọc và kém chuyên nghiệp. Chính vì vậy, các ứng viên nếu muốn viết email gửi CV bằng tiếng Anh cho nhà tuyển dụng cần phải biết được cách viết email gửi CV bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và nghiêm túc. Dưới đây là 2 quy tắc cơ bản và bắt buộc để có được một email chuyên nghiệp

1.1.1.  Quy tắc 1: luôn sử dụng tên miền riêng của bạn phù hợp với công việc khi lập email.

Có lẽ nhiều người khi lập địa chỉ email cá nhân thường quen thuộc với cụm miền “@gmail.com” ở cuối địa chỉ phải không? Mặc dù điều này là phổ biến, song nếu đối với một nhân viên hay một doanh nghiệp thì nó lại chưa đạt tới tiêu chuẩn nhất định. Thay vào đó, các bạn nên sử dụng dưới hình thức sau “tên bạn@tên miền_của ban.vn”. Ví dụ, các bạn nên sử dụng là [email protected] thay vì [email protected]

Việc sử dụng miền riêng của bản thân sẽ giúp bạn thực hiện linh hoạt và dễ dàng các thao tác trên các ứng dụng khác như Outlook, cũng như dễ tiếp cận các trang web được liên kết hơn (đối với doanh nghiệp hoặc tài khoản web cá nhân). Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện tính chuyên nghiệp về nơi làm việc của bạn thông qua địa chỉ email.

1.1.2.  Quy tắc 2: Sử dụng hình thức chuẩn đối với địa chỉ email

Những địa chỉ email được coi là chuẩn mực là những email không sử dụng các điều sau:

• Teencode
• Nickname
• Hạn chế chữ số

Nhằm loại bỏ sự cầu kỳ, khó đọc, khó nhớ đối với các địa chỉ email thì các bạn nên lập địa chỉ email là họ tên của mình, sau đó thêm đuôi miền riêng của bản thân. Ví dụ, tên bạn là Trang với đầy đủ họ tên là Lê Mai Trang, bạn có thể viết email gửi CV tiếng Anh là “lemaitrang@tên miền_của bạn” hoặc có thể viết hoa chữ cái đầu để tăng sự nhận biết. Điều này sẽ gây thiện cảm hơn với nhà tuyển dụng thay vì những cái email như [email protected], hay [email protected],...

Dựa trên những quy tắc chuẩn đối với email gửi CV bằng tiếng Anh chuẩn mực thì những email nào vi phạm hay đi ngược lại các quy tắc trên sẽ được coi là thiếu chuyên nghiệp và khuyến khích không nên dùng trong công việc.

1.2. Tên hiển thị trong email

Tên hiển thị trong email cũng cần phải đặc biệt lưu ý tới vì nó cũng quan trọng không kém gì địa chỉ email. Một số lưu ý về tên hiển thị trong email dành cho các ứng viên đang mong muốn gửi CV bằng tiếng Anh là:

Tên hiển thị trong email là tên thật của chủ tài khoản, có thể được đề bao gồm tên đệm và tên của bạn, hoặc có thể đề đầy đủ họ và tên chủ tài khoản

Tên hiển thị trong email cần được viết hoa chữ cái đầu mỗi chữ nhằm phân biệt rõ ràng và thể hiện sự tôn trọng đối với tên của mình

Tên hiển thị trong email không nên sử dụng teencode hay nickname hay bất kì những kí hiệu lạ gây cản trở cho việc đọc của nhà tuyển dụng

1.3. Chữ ký ở dưới email

Chữ ký dưới email cũng là một điều quan trọng mà các bạn ứng viên nên chú ý khi nghiên cứu cách. viết email gửi CV bằng tiếng Anh.

Trong phần này, chủ yếu các bạn sẽ để lại những thông tin sau để tạo thuận lợi cho việc liên lạc giữa đôi bên:

Nếu bạn là ứng viên: bạn có thể để lại thông tin liên hệ cá nhân bao gồm (số điện thoại, địa chỉ ở hiện tại,…) cùng lời cảm ơn

Nếu bạn là đại diện cho doanh nghiệp: bạn cần để lại thông tin liên hệ như địa chỉ fanpage, hotline, fax, địa chỉ công ty,… Và lời cảm ơn tới người nhận. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể để lại slogan hay khẩu hiệu để khách hàng nhận diện thương hiệu dễ dàng hơn.

2. Hướng dẫn viết email gửi CV bằng tiếng Anh hay

Nội dung email chính là phần được đánh dấu nằm trên file đính kèm, hay chính là khoảng trống để người gửi viết vào đó. Như vậy, cách để các bạn viết email gửi CV bằng tiếng Anh hay nhất chính là tuân thủ các quy tắc sau:

2.1. Lời mở đầu

Lời mở đầu là phần bắt buộc có trong tất cả các email chuyên nghiệp hiện nay. Có thể bạn thường thấy nhiều email chỉ đơn thuần có file đính kèm với tên tiêu đề, hay cùng lắm có thêm vài dòng nhắn gửi như “Em gửi file này”… Nhưng thực tế, nó đã đánh mất sự chuyên nghiệp và đôi khi là cả phép tắc lịch sự. Do đó, tất cả các email đều cần có lời mở đầu, bắt đầu bằng “Dear” hoặc “Kính thưa/Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

2.2. Nội dung chính

Nội dung chính là tùy thuộc vào cách viết của bạn cũng như phù hợp với mục đích bạn gửi email có CV bằng tiếng Anh đi. Tuy nhiên, phần nội dung email này cũng cần được nêu rõ ràng, mạch lạc, chính xác và logic, chủ yếu sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Họ tên đầy đủ người gửi, đơn vị làm việc,…
• Mục đích gửi email
• Gửi cái gì?
• Gửi cho ai?
• Mong muốn và nguyện vọng

2.3. Lời cảm ơn (hay ký tên)

Cuối cùng, khép lại email là lời cảm ơn hoặc ký tên. Nếu mở đầu là một lời chào, thì kết thúc sẽ là lời cảm ơn để thể hiện tính chuyên nghiệp của mình cũng như sự tôn trọng của mình dành cho người nhận.

Nếu là phần ký tên, thường sẽ nằm dưới file đính kèm, bao gồm thông tin liên hệ và khẩu hiệu (nếu có).

 3. Một vài chú ý khi viết email gửi CV bằng tiếng Anh

3.1. Ngữ pháp tiếng Anh đúng

Để có thể viết email gửi CV bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp thì trước hết, bạn cần phải lưu tâm đặc biệt tới ngữ pháp tiếng Anh sao cho đúng nhất, chính xác nhất có thể. Không chỉ là ngôn ngữ được sử dụng trong bản CV là tiếng Anh được kiểm tra một cách chuẩn xác và không có sai sót gì về ngữ pháp và từ vựng, mà các bạn cũng nên lưu ý tới nội dung email được gửi đi nếu có tiếng Anh cũng cần phải đúng ngữ pháp và chính tả.

Chúng tôi khuyến khích nếu các bạn sử dụng địa chỉ email để gửi CV bằng tiếng Anh cho một doanh nghiệp nào đó yêu cầu như vậy thì phần nội dung khi viết trong email cũng nên viết bằng tiếng Anh để thể hiện sự chuyên nghiệp và tính thống nhất.

Các bạn cần phải kiểm tra thật kĩ càng và chính xác ngữ pháp tiếng Anh có thể bằng các cách sau:

• Tham khảo và sử dụng các bản mẫu viết email chuyên nghiệp trên internet
• Kiểm tra ngữ pháp và chính tả từ vựng bằng các ứng dụng dịch thuật ngôn ngữ tiếng Anh sang tiếng Việt
• Nhờ các bạn giỏi tiếng Anh kiểm tra và sửa lỗi hộ (nếu có)

3.2. Ngắn gọn súc tích

Ngoài yếu tố chuẩn xác về ngữ pháp và chính tả ra, thì những nội dung khi bạn viết email gửi CV bằng tiếng Anh cũng cần phải ngắn gọn mà súc tích. Nhìn chung, những nội dung mà bạn viết trong phần nội dung email phải nêu bật được và đi thẳng vào vấn đề nhưng vẫn đầy đủ, lột tả được nội dung và ngắn gọn nhất có thể. Vì những nội dung dài dòng, đi lòng vòng mà không có ý nghĩa gì sẽ chỉ làm mất thời gian của đôi bên vì phần này, nhà tuyển dụng chỉ đọc lướt qua bởi điều họ chủ yếu quan tâm tới chính là CV bằng tiếng Anh của bạn. Phần nội dung chỉ đơn thuần là một câu chào hỏi, xưng tên và cảm ơn trong cuộc trao đổi giữa đôi bên.

3.3. Email phải có tiêu đề

Tất cả mọi email đều phải có tiêu đề mới gửi đi được thành công. Vậy, làm sao để có một tiêu đề email chuẩn cho các ứng viên?

Tiêu đề email phải ngắn gọn và súc tích. Do thói quen người đọc thường lướt qua tiêu đề rất nhanh nhưng không vì thế mà người viết lại không chú tới nó hay viết quá dài làm mất thời gian của người đọc. Độ dài tiêu đề phải dưới 50 ký tự (bao gồm cả chữ và dấu khoảng cách) hay nằm trong từ 5 – 8 từ sẽ có tỉ lệ mở email nhiều hơn so với các bài có tiêu đề dài hơn 50 ký tự.

Tiêu đề email rõ ràng và cụ thể. Nhìn chung, bất kì nội dung nào được ghi trong email đều phải lột tả và đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề nên không được dài dòng, lòng vòng tránh làm mất thời gian người đọc và không đạt được hiệu quả mong muốn.

Tiêu đề email không sử dụng các từ ngữ được cho là spam. Một số từ ngữ bị quy là spam và đẩy email của bạn và hộp thư spam mà các bạn cần tránh đó là “khuyến mãi”, “miễn phí” hay những ký hiệu như dấu chấm than,… Như vậy, bạn sẽ dễ dàng bị mất thư điện tử nhiều hơn.

Tiêu đề email nên được lập sau khi đã hoàn thành nội dung. Đây là điều nên làm vì tiêu đề email chính là sự tổng hợp ngắn gọn nhất và là điều đầu tiên đập vào mắt người đọc, do đó tiêu đề vừa phải nêu bật được nội dung, vừa khơi gợi trí tò mò và gây ấn tượng cho người đọc thì mới hiệu quả.

3.4. Kiểm tra chính xác email nhà tuyển dụng

Một lưu ý tiếp theo chính là kiểm tra và xác nhận chính xác email của nhà tuyển dụng đã hợp lệ hay chưa để gửi CV hành chính nhân sự hay bất cứ mẫu CV ngành nghề nào khác đi thành công. Thông thường, việc gửi email đi có thành công hay không sẽ được thông báo là địa chỉ email người nhận hợp lệ hay không hợp lệ.

3.5. Cách chọn đính kèm tệp CV chuẩn

Để có thể chọn đính kèm tệp CV chuẩn, các ứng viên cần lưu ý đến những điều sau:

File đính kèm thường chủ yếu là file Word hoặc PDF, một số trường hợp khác có thể là video (mp4), pptx, excel,…

Chọn biểu tượng chiếc kẹp giấy là biểu tượng của tệp đính kèm, sau đó chọn đính kèm file chứ không đính kèm ảnh

Các ứng viên nên hạn chế gửi file google doc hoặc bất kì các file nào mà phải trích link dẫn thay vì thêm từ bộ nhớ máy tính

 4. Tầm quan trọng của việc viết email gửi CV bằng tiếng Anh hấp dẫn

Việc viết email gửi CV bằng tiếng Anh giữ vị trí quan trọng không chỉ đối với các nhà tuyển dụng mà còn giúp các ứng viên có được cơ hội vàng:

Đối với nhà tuyển dụng: nhìn chung, họ sẽ tiết kiệm được thời gian trong vòng 0s khi thu thập các mẫu tạo CV online miễn phí của bạn thay vì nộp trực tiếp. Mặt khác, họ cũng kiểm tra được tính chuyên nghiệp cũng như kĩ năng tin học của ứng viên đó.

Đối với ứng viên: thể hiện năng lực và trình độ của bản thân và gia tăng cơ hội trúng tuyển để đi tiếp các vòng xét tuyển tiếp theo của doanh nghiệp.