Thỏa mãn với cách gửi mail xin việc chi tiết và đầy đủ nhất!

1. Bạn có biết, gửi mail xin việc là kỹ năng cần có trong thời đại công nghệ?

Mail xin việc thực chất là một lá thư xin việc điện tử bạn gửi qua email mà qua đó bạn có thể ứng tuyển được công việc mình yêu thích. Email phải chứa nội dung thư xin việc của bạn, trong phần thân của email hoặc dưới dạng tệp đính kèm phải có CV xin việc online của bạn đính kèm riêng.

Với sự bùng nổ công nghệ lớn trong thập kỷ qua, chúng ta đã chứng kiến ​​sự gia tăng mạnh mẽ của các ứng dụng email. Gửi email là miễn phí, không yêu cầu tem, đến bưu điện hoặc chuyến đi đến công ty bạn đang đăng ký. Tất cả xảy ra trong vòng vài giây và chỉ với một nút bấm. Vì thế, cách gửi mail xin việc có lẽ hiện nay là một lựa chọn phổ biến và được ưa chuộng nhất của các ứng viên am hiểu công nghệ, đồng thời cũng là phương thức ứng tuyển được nhiều nhà tuyển dụng áp dụng.

Có hai lý do chính khiến bạn nên gửi mail cho nhà tuyển dụng:

- Khi bạn đang xin việc.

- Khi bạn đang tìm hiểu về cơ hội việc làm tại công ty của họ.

Như vậy, có thể khẳng định, gửi mail xin việc là một kỹ năng mà bất kỳ ứng viên nào cũng cần trang bị trong thời đại công nghệ bùng nổ này. Tại sao lại gọi là kỹ năng? Đừng xem nhẹ việc gửi mail xin việc, bởi chỉ một chút sơ sài, bạn có thể tự tay đánh mất cơ hội của chính mình. Đó cũng chính là lý do mà Vieclam24h.net.vn muốn thông qua bài viết này để kịp thời thông tin đến bạn cách gửi mail xin việc như thế nào cho thật chuẩn xác!

2. Bật mí cách viết CV xin việc gửi mail ứng tuyển

Có nhiều cách gửi CV cho nhà tuyển dụng, trong đó có cách gửi CV qua email ấn tượng. Trước khi bạn bắt đầu với việc học cách gửi CV qua mail cho nhà tuyển dụng, hãy chuẩn bị một bản CV hoàn hảo - Một trong những tài liệu bắt buộc đi kèm mà bạn phải chú trọng nhất. Nếu như trong nội dung email xin việc nói một cách “sơ khai” về những thế mạnh của bạn thì bản CV sẽ giúp nhà tuyển dụng biết chi tiết về bạn hơn. Vậy CV gửi qua email gồm những gì? Gửi mail là một hình thức ứng tuyển theo công nghệ, thì tạo CV online cũng chính là một dạng tương tự như thế. Sau đây là hướng dẫn viết CV gửi qua mail.

2.1. Chọn website tạo CV

Chọn cho mình một địa điểm website uy tín, được nhiều người dùng tin cậy, chẳng hạn như Vieclam24h.net.vn,... Website càng được nhiều người biết đến, bạn càng không phải lo lắng về chất lượng của một bản CV. Đặc biệt, đừng chọn những website khiến bạn tạo CV mà phải mất phí. Nếu mới tạo CV online lần đầu, đó là một thiệt thòi bạn dễ gặp phải.

Hãy vào các công cụ tìm kiếm và thử tạo CV trên một số trang web hàng đầu. Thực hiện các phép so sánh với nhau, về hình thức CV, nội dung CV, thiết kế CV, cách tạo nội dung có dễ hay không, có cho phép tải về mà không mất quá nhiều thao tác hay không, có cần khai báo những thông tin riêng tư nào quá phức tạp hay không? Nếu bạn có nhiều thời gian, bạn có thể cải thiện bản CV của mình một cách tối ưu nhất có thể. Còn nếu không, hãy tham khảo những top trang web có thương hiệu uy tín về cung cấp mẫu CV nhé, và cả tham khảo những mẫu CV xin việc tiếng Việt, CV xin việc bằng tiếng Hàn,... gửi qua mail nữa. 

2.2. Tạo nội dung cho CV online

Nhìn chung, tạo CV online trực tuyến hay tạo CV xin việc ở nhà cũng tương tự nhau về cách chuẩn bị nội dung. Chỉ khác nhau ở chỗ, nếu như bạn ở nhà và tự tạo CV cá nhân cho mình, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian và chất xám hơn trong khi xây dựng các danh mục. Trên các website thì khác, bạn đã được chuẩn bị sẵn những form CV chuẩn, có nhiều nội dung hơn, đáp ứng được nhiều yêu cầu nội dung hơn. Bên cạnh đó, bạn còn có thể tham khảo phần nội dung mẫu bên trong bản CV trực tuyến của mình, có thể điều chỉnh nó lại sao cho phù hợp với bản thân là được.

Sau đây là những chú ý quan trọng nhất khi bạn bắt đầu cách viết CV xin việc gửi qua mail của mình:

- Thông tin liên hệ cá nhân: nó nằm ngay trên đầu CV của bạn và đó là điều đầu tiên mà một nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ nhìn thấy. Phần này phải chứa các thông tin sau theo thứ tự thời gian: Tên của bạn, chi tiết liên lạc của bạn (địa chỉ, số điện thoại di động và địa chỉ email).

- Mục tiêu: là một nội dung thứ hai trong CV của bạn, khi viết mục tiêu cá nhân, bạn cần đảm bảo những tiêu chí sau: Ngắn (không quá 5 dòng); Có liên quan đến công việc bạn đang ứng tuyển; Chứa một số ví dụ thực tế.

- Thành tích: Bao gồm một danh sách thành tích trên CV của bạn là một cách tuyệt vời để làm cho CV của bạn nổi bật giữa đám đông. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng những ứng viên có CV tập trung vào thành tích có khả năng lọt vào danh sách phỏng vấn gấp ba lần so với các ứng viên có CV tập trung vào nhiệm vụ. Khi viết thành tích, bạn cũng nên đảm bảo các tiêu chí: Chỉ bao gồm những thành tựu có liên quan; Không bao gồm nhiều hơn ba mục; Chỉ sử dụng các gạch đầu dòng và câu ngắn , không phải đoạn văn dài; Phần này là tùy chọn, nếu bạn cảm thấy rằng bạn không có thứ gì hữu ích để đưa vào đây, bạn có thể bỏ qua nó.

- Trình độ học vấn: Phần này nên chứa một bản tóm tắt về nền tảng giáo dục của bạn và nó là một trong những phần quan trọng nhất trong CV của bạn. Nó thông báo cho người đọc, một cách ngắn gọn quá trình giáo dục mà bạn đã nhận được cho đến nay, bắt đầu với haotj động gần đây nhất. Chuyên ngành, trường đào tạo, thời gian đào tạo, kết quả tốt nghiệp là những gì bạn nên đưa vào.

- Kinh nghiệm nghề nghiệp: đây là phần nội dung mà NTD chú ý nhiều nhất trong bản CV của bạn. Sau đây là một số loại hình công việc mà bạn có thể liệt kê trong phần này (chỉ bao gồm những công việc có liên quan đến vị trí ứng tuyển): Công việc lâu dài và tạm thời; Công việc toàn thời gian và bán thời gian; Công việc cuối tuần và mùa hè; Vị trí tự nguyện; Vị trí thực tập sinh. Mỗi mục nên được kèm theo các thông tin sau: Tên của công ty bạn đã làm việc; ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc; chức danh công việc của bnaj; nhiệm vụ và những trách nhiệm chính.

- Kỹ năng làm việc: Phần kỹ năng của CV là một phần tùy chọn trong đó bạn có thể đề cập đến một số kỹ năng và khả năng mà bạn sở hữu sẽ hỗ trợ bạn trong công việc bạn đang ứng tuyển. Có một loạt các kỹ năng mà bạn có thể đề cập, chẳng hạn như: kỹ năng tin học, giao tiếp, mở rộng quan hệ, kỹ năng số, kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề, làm việc theo nhóm, lãnh đạo, tổ chức,... Lưu ý rằng, cố gắng đưa các ví dụ thực tế vào các kỹ năng mà bạn đề cập và chỉ đề cập đến các kỹ năng có liên quan sẽ hỗ trợ bạn trong công việc.

- Người tham chiếu: Được xem như một tài liệu tham khảo cho các NTD, nó được đặt ở cuối các CV online. Bạn nên đưa những thông tin về họ tên, chức danh công việc, công ty, số điện thoại, email của người quản lý trước đây đã phụ trách bạn vào mục này.

2.3. Download CV hoặc ứng tuyển trực tiếp

Trước khi kết thúc và tải bản CV của mình xuống máy tính, hãy lưu ý một lần nữa về cách làm CV gửi qua mail:

- Sử dụng các kỹ thuật trình bày phù hợp để làm cho CV của bạn dễ dàng quét và đọc.

- Điều chỉnh nội dung CV của bạn thành 2 trang A4 (xóa thông tin khi cần thiết).

- Đừng quên đọc lại CV của bạn để biết lỗi chính tả và ngữ pháp.

- Điều chỉnh CV của bạn cho từng công việc riêng lẻ mà bạn đang ứng tuyển.

Cuối cùng, bạn có thể chọn một trong hai cách: hoặc là ứng tuyển trực tiếp bằng cách nộp CV online của mình qua các website cung cấp việc làm, hoặc là tải bản CV của bạn về máy tính, dưới dạng file mềm để chuẩn bị cho công tác viết mail xin việc.

3. Cách gửi mail xin việc đầy đủ nhất

Khi đã chuẩn bị xong bản CV của mình, lúc này bạn có thể bắt tay ngay vào công việc học cách gửi mail xin việc nhé. Dưới đây bao gồm 2 phần cụ thể, chi tiết về cách viết mail xin việc và chi tiết về cách gửi mail xin việc. Mời bạn đọc của Vieclam24h.net.vn theo dõi!

3.1. Hướng dẫn gửi CV qua email 

Gửi CV qua email như thế nào nhỉ? Hãy theo dõi nội dung sau đây:

3.1.1. Nguyên tắc 1: Hãy trang trọng

Quy trình xin việc là một quy trình chính thức. Như vậy, bạn phải có một cách tiếp cận chính thức để viết mail xin việc của bạn. Hãy trang trọng trong cách:

- Viết thành câu hoàn chỉnh.

- Viết thành đoạn văn.

- Sử dụng lời chào chính thức (sử dụng “Kính gửi ông / bà”, “Kính gửi [Họ tên]” thay vì “Này”, “Chào” hoặc “Có chuyện gì thế?”).

- Đừng viết bằng chữ in hoa (KHÔNG PHẢI LÀ ĐỌC VĂN BẢN!).

3.1.2. Nguyên tắc 2: Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Bạn phải sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp khi liên hệ với nhà tuyển dụng. Nó nên đảm bảo:

- Nó nên ngắn về chiều dài.

- Nó nên chứa tên của bạn.

- Nó không nên chứa ký tự bất kỳ/ nhiều số.

- Ví dụ về địa chỉ email có thể chấp nhận: [email protected]; [email protected]; [email protected];

- Ví dụ về địa chỉ email không thể chấp nhận: [email protected]; [email protected]; [email protected];

3.1.3. Nguyên tắc 3: Giữ độ dài email ngắn vừa phải

Bạn chỉ có một cơ hội để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng tiềm năng, vì vậy hãy giữ cho bức thư ngắn gọn và chính xác. Nhà tuyển dụng chỉ có xu hướng quét CV và email xin việc trong vòng chưa đầy một phút. Bất cứ điều gì dài hơn một mặt của A4 rất có thể sẽ không được đọc hoặc xem xét. Tại sao phải nắm lấy cơ hội? Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn trong các giai đoạn sau của quy trình tuyển dụng, bao gồm cả trong quá trình phỏng vấn xin việc, để gây ấn tượng hoàn toàn với nhà tuyển dụng tiềm năng.

3.1.4. Nguyên tắc 4: Viết nội dung của mail ra nháp

Trước tiên, bạn nên viết thư của bạn trong một tài liệu Word riêng thay vì nhập nó trên ứng dụng email thực tế trong một lần. Điều này là do sẽ có một cơ hội nhỏ hơn để mất công việc của bạn vì mất kết nối internet hoặc phần mềm bị sập giữa lúc viết thư của bạn. Nó cũng cung cấp cho bạn thêm thời gian để kiểm tra đúng tài liệu bằng văn bản của bạn để biết lỗi ngữ pháp và chính tả.

3.1.5. Chi tiết cách gửi CV xin việc qua email

Dòng tiêu đề email

Đầu tiên nói về cách nộp CV qua email phải nói đến chủ đề email ứng tuyển của bạn. Chủ đề của email của bạn phải là vị trí công việc và tên đầy đủ của bạn, nhiều doanh nghiệp có cả mã số cho từng vị trí, nếu họ yêu cầu form chuẩn cho chủ đề email, hãy chấp hành đúng như thế. Nếu bạn quyết định thêm bất cứ điều gì, cố gắng giữ nó ngắn vì có giới hạn về số lượng dòng tiêu đề sẽ được hiển thị cho nhà tuyển dụng khi họ nhận được nó trong hộp thư đến của họ.

Không viết dòng tiêu đề của bạn bằng chữ in hoa

Một số ứng viên, để làm cho email của họ nổi bật so với ứng viên còn lại, họ đã viết dòng tiêu đề của email bằng chữ in hoa, như thế này: NHÂN VIÊN NHÂN SỰ_HÀ TRANG.

Điều này không được khuyến khích, bởi khi đọc mail của bạn với tiêu đề thế này, như một dạng văn bản khủng bố hay đe dọa vậy.

3.2. Cách viết mail xin việc

3.2.1. Thông tin cá nhân của người gửi mail

Một vài dòng đầu tiên trong thư xin việc bằng mail của bạn nên là những thông tin chi tiết cá nhân của doanh nghiệp bạn đang ứng tuyển, bao gồm:

- Tên đầy đủ của người phụ trách tuyển dụng.

- Chức danh người đứng đầu bộ phận tuyển dụng.

- Tên công ty.

- Địa chỉ công ty.

Ví dụ:

Kính gửi: Chị Lê Thị Thu Hương - Trưởng phòng nhân sự Công ty CP Vieclam24h.

Địa chỉ: Số 05 Trần Điền, KĐT Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội.

3.2.2. Lời chào/lời ngỏ đầu

Dòng tiếp theo của thư xin việc của bạn là lời chào mở đầu, nên được viết theo định dạng sau: Tên riêng người nhận thư + chức danh công việc của họ. Lưu ý trong khi viết lời chào mở đầu:

- Luôn luôn sử dụng lời chào chính thức.

- Tốt nhất là luôn luôn tìm ra tên của nhà tuyển dụng mà bạn viết thư. Điều này làm cho bức thư cá nhân và thuyết phục hơn.

- Nếu bạn đang gọi người sử dụng lao động bằng tên, chỉ bao gồm tên của họ (Kính gửi: ông Đức) chứ không phải tên đầy đủ của họ (Kính gửi: ông Lê Tiến Đức).

Dòng tiếp theo nên bao gồm ngày, tháng hôm nay đầy đủ ( ngày 23 tháng 10 năm 2024 thay vì ngày 23/10/19 ), được căn chỉnh sang bên phải.

3.2.3. Đoạn giới thiệu

Nêu lý do tại sao bạn viết thư này. Ví dụ: Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của tôi về vị trí nhân viên marketing, được thông tin trên website tuyển dụng Vieclam24h.net.vn ngày 23/10/2024. Sau khi xem xét cẩn thận các yêu cầu công việc, tôi cảm thấy tôi có tất cả kinh nghiệm cần thiết và kỹ năng chuyên môn để làm việc ở vị trí này, và tôi mong muốn sự xem xét của quý công ty.

Đây là một vài câu đầu tiên mà nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ đọc về bạn, vì thế hãy đảm bảo đoạn giới thiệu bản thân trong CV ngắn gọn, chính xác và được viết trên một tinh thần hứng khởi cao.

3.2.4. Đoạn thân bài thứ nhất

Trong đoạn này, hãy phác thảo rõ ràng lý do tại sao bạn sẽ là ứng cử viên phù hợp cho vị trí này. Hãy đề cập đến giáo dục, trình độ, kinh nghiệm làm việc, điểm mạnh, kỹ năng và khả năng của bạn. Ví dụ bạn đang ứng tuyển ở vị trí chuyên viên kinh doanh, bạn sẽ viết là: Tôi tốt nghiệp năm 2024 với tấm bằng giỏi về chuyên ngành Quản trị kinh doanh của Đại học ABC. Tôi đã làm việc 2 năm với tư cách là nhân viên bán hàng tổng hợp tại Công ty XYZ. Cả nền tảng giáo dục và kinh nghiệm làm việc của tôi đã cho tôi một cái nhìn sâu sắc về mục đích, chức năng và thái độ làm việc của một nhân viên kinh doanh. Tôi đã được đào tạo chuyên sâu về các kiến thức kinh tế, thị trường và các kỹ năng tiêu chuẩn cho nhiều vị trí kinh doanh trong các doanh nghiệp.

Cố gắng đưa ra những ưu điểm mạnh nhất mà bạn có được (không đưa hết như trong mẫu CV của bạn) đi kèm với một vài ví dụ thực tế. Chẳng hạn như, thay vì bạn nói tôi đã nỗ lực trong các nhiệm vụ được giao, tìm kiếm được nhiều khách hàng mới thì hay nói “Tôi đã áp dụng các kiến thức mới mẻ và chốt hợp đồng với 20 khách hàng trong 1 tháng, tăng doanh thu cho công ty lên 20%”....

3.2.5. Đoạn thân bài thứ hai

Tiếp theo từ đoạn thứ nhất, mở rộng thêm lý do tại sao bạn sẽ là ứng cử viên lý tưởng cho vị trí công việc này. Ví dụ: “Tôi đã tổ nghiệp vào năm 2024 với tấm bằng đại học hạng nhất về quản trị kinh doanh tại Đại học ABC, điều gì đó khơi dậy niềm đam mê kinh doanh và sức hấp dẫn từ nền kinh tế của tôi. Tôi đã nghiên cứu rất nhiều chủ đề khác nhau, từ các nguyên tắc tiếp thị marketing đến các kỹ năng xây dựng và thay đổi chiến lược có hiệu quả. Tôi là một cá nhân có định hướng, tham vọng và phân tích với khả năng tuyệt vời để phân tích các hoạt động kinh doanh hiện tại và đưa ra các giải pháp có ý nghĩa dựa trên những phát hiện.”

3.2.6. Đoạn kết bài

Đây sẽ là đoạn cuối cùng kết thúc các thông tin mà bạn đã đưa ra trong mail xin việc. Đề cập đến bất kỳ một thế mạnh nào khác mà bạn có và nêu lý do tại sao bạn quan tâm đến việc làm cho công ty cụ thể này. Ví dụ - Nhân viên tuyển dụng: “Tôi đặc biệt bị thu hút khi tìm hiểu về những hoạt động của quý công ty. Những thách thức thúc đẩy tôi, và tôi tin rằng tôi sẽ có thể tập hợp kiến ​​thức và kỹ năng trước đây của mình với tư cách là một Nhân viên Tuyển dụng có thẩm quyền. Tôi tin tưởng rằng hồ sơ của tôi về những thành tích ấn tượng trong vài năm qua chứng minh rằng tôi sẽ trở thành một nhân viên xuất sắc cho Tuyển dụng Vieclam24.net.vn”.

Hãy lưu ý rằng, nghiên cứu về công ty bạn đang ứng tuyển và sử dụng kết quả của sự nghiên cứu đó để phác thảo nội dung cho đoạn này. Điều này sẽ khiến bạn trông chuyên nghiệp, thú vị, thông minh và tháo vát trong mắt nhà tuyển dụng tiềm năng.

3.2.7. Lời chào kết thúc

Đoạn cuối thường là một lời kêu gọi hành động lịch sự, trong đó bạn nói rằng bạn đang mong đợi được gặp nhà tuyển dụng tiềm năng qua một cuộc hẹn phỏng vấn. CV của bạn cũng phải được gửi kèm theo email. Các cụm từ hữu ích bạn có thể sử dụng:

- Xin vui lòng tìm CV đính kèm của tôi để xem xét kỹ hơn về các lựa chọn.

- Tôi đã đính kèm CV của mình với email này.

- Để quý công ty có cái nhìn rõ nét hơn, CV của tôi được đính kèm với email này.

Lời chào kết thúc cuối email xin việc nên được gọi là Trân trọng!

3.2.8. Chữ ký và tên người gửi

Ký tên với một chữ ký theo sau tên của bạn. Nếu bạn không có chữ ký được quét hoặc điện tử, bạn có thể viết chữ ký theo định dạng sau:

- Họ và tên

- Địa chỉ email

- Số điện thoại

Ví dụ:

Hạ Trang

[email protected]

0978 273 190

3.2.9. Lời khuyên về lưu ý khi gửi CV qua email

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm gửi CV qua mail, hãy nằm lòng những lưu ý sau đây:

- Đừng quên đính kèm tập tin CV cá nhân của bạn. Bạn chỉ có một cơ hội để tạo ấn tượng tốt, hãy chắc chắn rằng bạn không làm hỏng nó với những sai lầm vụng về.

- Gửi một email thử nghiệm cho chính mình đầu tiên để kiểm tra lại định dạng của email và liệu đính kèm có thể được mở.

- Cẩn thận hơn thì bạn nên đặt tên cho các file đính kèm CV, chẳng hạn nếu bạn muốn gửi CV xin việc xây dựng cho nhà tuyển dụng thì hãy để dạng như: “Hatrang_Xaydung_CV.pdf” tốt hơn so với tên định dạng “jafhuwyg.pdf”.

4. Những câu hỏi thường gặp cách gửi mail xin việc đính kèm CV

4.1. Gửi CV nên gửi file gì ở dạng tệp đính kèm trong mail?

Nhiều người thắc mắc rằng: có thể gửi tài liệu của mình ở định dạng Word (.doc hoặc .docx) hoặc PDF không? Cả hai phương pháp đều được chấp nhận. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên gửi dưới dạng tệp PDF vì điều đó sẽ giữ nguyên định dạng và cách trình bày các tài liệu của bạn.

4.2. Làm thế nào để biết email ứng tuyển công việc đã được nhận?

Thật không may, bạn không thể chắc chắn liệu nhà tuyển dụng đã mở hoặc đọc email của bạn trừ khi họ nói với bạn như vậy. Một số ứng dụng email cho phép bạn yêu cầu báo cáo đọc email sau khi người gửi đã mở nó. Tuy nhiên, bạn sẽ chỉ nhận được báo cáo đã đọc nếu người nhận quyết định gửi báo cáo đó cho bạn.

4.3. Sau bao nhiêu ngày thì mới liên lạc để theo dõi đơn ứng tuyển của bạn?

Hầu hết các vị trí tuyển dụng sẽ nêu khung thời gian mà bạn nên theo dõi lại từ họ nếu bạn lọt vào danh sách phỏng vấn. Nhiều vị trí tuyển dụng sẽ ghi rõ: Nếu bạn không nhận được phản hồi từ chúng tôi trong vòng 2 tuần, xin vui lòng giả sử rằng đơn ứng tuyển của bạn đã không thành công trong lần tuyển dụng này. Tuy nhiên, nếu không, điều này không được chỉ định bạn nên liên lạc với họ sau một tuần để biết chắc chắn mình có được nhận phỏng vấn không nhé!

Hy vọng với những chia sẻ hữu ích của Vieclam24h.net.vn, bạn đã biết cách gửi mail xin việc. Chúc bạn may mắn và thành công với email xin việc của mình!