Nhân viên hành chính Văn thư

Mô tả công việc

1. Nhiệm vụ Văn thư (Quản lý hồ sơ & Giấy tờ)
Xử lý công văn: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao các loại công văn đi/đến.
Soạn thảo văn bản: Thực hiện soạn thảo các thông báo, quyết định, hợp đồng hoặc báo cáo hành chính.
Quản lý con dấu: Bảo quản và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định pháp luật.
Số hóa tài liệu: Trong thời đại chuyển đổi số, công việc này bao gồm cả việc quản lý hệ thống tài liệu điện tử và lưu trữ khoa học trên các nền tảng số.

2. Nhiệm vụ Thư ký (Hỗ trợ lãnh đạo & Điều hành)
Quản lý lịch trình: Sắp xếp lịch họp, lịch công tác và đặt lịch hẹn cho ban lãnh đạo.
Hậu cần cuộc họp: Chuẩn bị phòng họp, tài liệu liên quan và trực tiếp ghi chép biên bản hội nghị.
Tiếp đón khách hàng: Là đầu mối tiếp nhận điện thoại, email và đón tiếp đối tác đến làm việc tại văn phòng.
Hỗ trợ dự án/công trình: Đối với thư ký chuyên biệt (như thư ký công trình), công việc còn bao gồm đặt hàng thiết bị, xử lý hóa đơn và cập nhật tình hình thi công