Thư ký Chủ tịch Hội đồng quản trị

Mô tả công việc

- Truyền đạt thông tin của Chủ tịch HĐQT tới các Phòng Ban/cá nhân kịp thời, chính xác. Tuyệt đối bảo mật các thông tin. Không được phép cung cấp thông tin khi chưa được sự đồng ý của Chủ tịch HĐQT - Tiếp nhận công văn, hồ sơ,… phô tô tài liệu gửi tới Chủ tịch HĐQT theo quy định của Công ty. - Tiếp nhận đăng ký lịch làm việc của các đơn vị/cá nhân với Chủ tịch HĐQT, ghi chép, cập nhật và phối hợp với các bộ phận sắp xếp lịch làm việc của Chủ tịch HĐQT - Soạn thảo, quản lý, lưu trữ tài liệu của Chủ tịch HĐQT theo nội dung được phân công - Tổng hợp, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT. - Tham gia tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch HĐQT khi được yêu cầu như chuẩn bị cơ sở vật chất, ghi chép, chuẩn bị và phân phát tài liệu, … - Đặt vé máy bay, làm thủ tục check in cho Chủ tịch HĐQT hoặc khách của Chủ tịch HĐQT khi được yêu cầu - Tham gia tổ chức, tiếp đón khách, đối tác đến giao dịch với Chủ tịch HĐQT theo sự phân công trực tiếp của Chủ tịch HĐQT hoặc cấp quản lý - Quản lý đồ dùng, đồ uống, … phục vụ công tác tiếp đón tại văn phòng Chủ tịch HĐQT để làm đề xuất mua bổ sung nếu có - Chuẩn bị chén, nước, … tiếp đón khách tại văn phòng Chủ tịch HĐQT. - Chuẩn bị chỗ ăn, nghỉ của khách theo yêu cầu từ Chủ tịch HĐQT hoặc cấp quản lý. - Quản lý, sử dụng các trang thiết bị trong phòng làm việc của Chủ tịch HĐQT theo đúng quy định - Thống kê, ghi chép toàn bộ thao tác, hướng dẫn sử dụng, thời gian thực hiện, … các trang thiết bị tại phòng làm việc của Chủ tịch HĐQT để thực hiện. - Tham gia trực văn phòng theo lịch phân công của cấp quản lý hoặc Chủ tịch HĐQT - Lập kế hoạch, báo cáo kết quả thực hiện công việc theo quy định của Cấp quản lý - Thực hiện những công việc khác theo chỉ đạo trực tiếp của Cấp quản lý hoặc Chủ tịch HĐQT.